中文图书采访系统自动化与应用

4.1.3　中文图书采访系统自动化与应用

1.中文图书采访系统自动化的发展

我国中文图书采访系统的自动化建设，是在机读目录出现和图书编目实现自动化处理以后逐渐发展起来的。开始以各高校图书馆自行开发为主，20世纪80年代中期，北京大学图书馆、北京农业大学图书馆、北京化工学院图书馆等都曾自行开发过采访管理系统。80年代末，图书馆自动化向集成化系统发展，采访子系统成为必不可少的一部分，而且采访记录与编目数据使用统一格式。90年代初，出现了一些图书馆自动化软件开发公司，推出了许多商品化软件，所提供的软件已达到集成化与网络化的水平，其功能基本上涵盖了采访工作的各个环节，很大程度上取代了手工操作，应用更加广泛。90年代中期，图书供应商开始提供电子版书目信息，能自动产生订购记录，采访工作效率得到显著提高。

目前，我国高校图书馆除部分引进国外的软件系统或自行开发外，多数图书馆均采用国内各图书馆软件公司开发的管理系统。主要有金盘、ILAS、汇文、博菲特、邮电、息洋、图腾、丹诚、文津等系统，市场占有率在90％以上。

2.采访系统的主要功能

（1）读者荐购功能

建立与读者的联系，吸引读者参与到图书的选择中来是提高采访质量和进行采访决策的重要保证。采访系统应设有实现与读者互动、提供读者推荐图书的荐购平台，通过读者荐购平台，把采访书目信息的主要内容，如书名、著者、出版社、出版日期、内容提要等发布出来，供读者进行选择推荐。可通过把荐购放到OPAC上、设立表单格式或E-mail方式来实现读者荐购、与读者交流及沟通、读者信息处理与反馈的功能。

（2）书目数据处理与检索功能

采访系统能够实现采访书目数据的处理，包括接收外部数据、导出内部数据、书目数据查重等。在采访模块有窗口与外部进行数据链接，可批量导入外部书目数据，也可批量导出内部书目数据，至少具备导入MARC格式数据的功能；具有手工查重与批量查重的功能，可实现馆藏书目数据库、典藏数据库、编目数据库、采访数据库等多个数据库的查重；具有简单检索与复合检索的功能，能实现对题名、ISBN号、出版社、著者等项进行任意组合查重或单项查重；对重复数据有明确的信息提示，包括所在数据库信息、典藏信息、馆藏复本量、馆藏利用率等；查重检索速度快、检索准确率高。

（3）订购数据处理

采访系统能够实现对订购数据的各种处理功能，包括待订购MARC数据的处理、建立新的MARC数据、订购信息设定、订单处理、现购数据处理等。对于待订购MARC数据的处理，当前中文图书采访中普遍采用书商提供的采访MARC书目数据来采选图书。操作过程是：书商提供的采访MARC书目数据放在选书库中，并在该界面挑选、查重、选购，需订购的数据转入订购库，未选购的仍在选书库中。这样不仅方便采访人员查重，也省去了录入或套录数据的麻烦，在目前中文图书订购量大、工作人员少的现状下有利于提高订购工作效率。系统可由采访人员自建新的MARC数据，可实现各字段、子字段按预先设定的格式自动生成，并能在字段间建立关联，自动生成某些字段的功能。比如：ISBN的前段数字与出版社相对应，通过建立出版社数据库，使ISBN项与出版项建立联系，录入MARC数据时只要先录入了ISBN子字段，系统就能自动生成出版项字段。目前，国内图书馆采访管理系统具有这些功能，而引进的一些国外采访系统还不能实现这项功能，只能逐一录入。可以实现订单的批量处理，按书目的期序号、订购批次号等可进行批量订单处理，还可按批设置经费来源、发行商等。订单可按多种项目排序、多种格式输出，包括输出的项目、文件的格式等，如按期序号、出版社、书名等排序，可输出文本、EXCEL和MARC等格式。可统计订单的种数、册数和金额、自动生成到书日期等信息。

目前，现采已成为高校图书馆采访的主要采购方式之一。每次现采的品种多、规模大，少则几万元，多则十几万元，甚至几十万元，采购品种从几百到几千种，数量从几百到几万册，系统要配套相应的外采程序，能按要求下载本馆的馆藏书目数据和订购书目数据，能实现现场查重、远程查重，能将现采数据批量转入采访系统的订购数据库。

（4）验收信息处理

验收完成的功能有新书验收、财产管理等。新书验收主要是检查到馆的新书是否与本馆的订购信息相符、修改变化的订购信息，包括是否是本馆所订图书、复本数是否相符、发行商、征订号、价格是否一致等，对有变动的订购信息进行修改。

财产管理包括发票号登记、每种书的财产号、单价、复本的登记等。系统可自动根据单价与复本计算每种书的总价格，发票号与对应的图书总价一致，能按要求打印、输出财产登录簿、总括登录簿等经费账簿和各种验收清单。系统能根据验收已入库图书信息自动合并或删除订购数据记录、避免数据库中出现重复订购记录，造成垃圾数据及对查重分析产生的干扰。

（5）采访信息统计

系统应具有较强的统计功能，通过选取不同的统计条件和自由组配条件，可方便地获得需要的各种统计数据。如图书订到率、到书周期、不同发行商的订到情况分析等。

3.中文图书采访系统的应用分析

下面通过金盘图书馆集成管理系统（Gold Disk Library Integrated System，简称GDLIS）采访子系统的应用操作来说明自动化条件下中文图书采访基本功能的应用。金盘系统在我国高校图书馆中拥有较多的用户群，其系统也一直随着技术的发展和图书馆实际应用的需求而不断地升级换代，较好地适应了我国高校图书馆集成管理的特点，成为高校图书馆集成管理系统的首选系统之一。

（1）系统概况

目前，金盘系统的最新一代产品是“金盘图书馆集成管理系统GDLIS NET3.6版”，它是在继承上一代产品GDLIS XP许多优秀特点的基础上，升级了50多种功能之后推出的。GDLIS从1995年12月开始进入高校图书馆，具有多媒体、高度灵活、功能全面、集成化、标准化、方便易用等特点，已经历了三代发展，操作平台从DOS-Novell发展到Win95/98-Window NT，系统版本从DOS版V1.0升级到了目前的Windows版V7.0，联机查询从局域网的专用查询程序发展到Internet上的Web检索。GDLIS NET是GDLIS的第四代产品，在系统结构上从文件共享模式发展为客户/服务器（C/S）模式和浏览器/服务器（B/S）模式；在管理模式上从单馆单层次模式发展为多馆多层次模式；在联机编目上从局域网联机编目发展到支持Z39.50协议的Internet联机编目；采用Oracle关系数据库管理系统，全面支持中、英、日、俄等多种语种；全面支持13位ISBN；在多个模块上实现了全新的升级。系统设置有采访、编目、典藏管理、流通、公共查询、期刊管理、馆藏查询、馆际互借、参考咨询、书目维护、系统管理等完善的业务工作自动化管理功能模块。

（2）采访子系统的主要功能应用

采访模块是实现图书馆图书采访的管理模块，包括选书、预订、验收、资金管理、总括登记表等采访的主要功能。

① 选书管理：应用界面如图4.1所示，选书库是一个独立的数据库，可对各种征订目录进行预选处理。功能包括征订书目数据导入、导出、查重、数据显示、查重、勾选、选中图书导入预订库等。

○数据导入与导出：可通过文件菜单中的导入功能将征订书目数据批量导入选书库。常用的导入文件格式为标准MARC数据格式，也可以是EXCEL、TXT等文件格式。在导入书目数据时，可自定义征订书目的名称和期次，也可选择文件中的征订书目字段。选书库设置了标准编码（ISBN号）、题名、著者、征订号等多种检索途径，还可在系统中自定义检索途径，通过简单或组合检索可达到所需的检索目的，检索结果同样可用上述方式导出选书库。

○数据显示：书目数据的显示，上方窗口以条目方式显示导入书目数据的基本信息，包括征订号、标准编码、题名、责任者、版次、出版者、单价、信息来源等项目。条目前面三个小方框分别标示了该条记录的书目重复、馆藏重复和是否采购情况，打勾者分别表示有书目重复、馆藏重复和选择订购该种图书。如果是馆藏重复记录，则在窗口右边自动弹出相应的馆藏记录条目，包括标准编码、题名、登录号等项目。下方左边窗口显示上方窗口中所选图书的详细MARC记录，如果是馆藏重复记录，则在下方右边窗口显示重复馆藏详细的MARC记录。

图4.1 金盘图书馆集成管理系统采访子系统选书管理界面

○查重：系统设置了标准编码、题名、标准编码与题名三种查重方式，可分别在采购库、编目库、典藏分配库、馆藏库、本馆库和所有馆等数据库进行查重。馆藏重复的书目数据直接在选书窗口显示，同时显示复本信息，累计外借信息。

○选书：采访人员根据上下窗口显示的书目数据信息进行图书选择，在要订购图书的是否采购小方框中打勾即表示选中该种图书。

○选中图书导入预订库：选择完一批图书后，按入预订库项，即可将所选的图书转入采购库，可单条转入，也可批量转入。在转入之前，根据弹出菜单选择好书商、征订目录、默认订购册数、订购批次号即可。

选书库是一个相对独立的数据库，通过该库，可实现对征订书目的灵活处理，采访人员直接进行挑选、查重、选购，将需订购的数据转入订购库，未选购的仍留在选书库中或可直接删除，大大方便了采访人员。

② 文献预订：对中文图书预订数据进行处理。应用操作界面如图4.2所示。

上部为操作菜单，包括追加、保存、修改、删除和下载MARC订购记录：设置默认编辑格式等多种编辑功能；支持Z39.50和MARC资源检索；支持多种形式的表格打印，可打印、输出多种可自行定义的订单格式；具有标准编码、书名、著者、征订号、出版社、订购日期等多种途径的简单和组合检索，可检索的数据库有采购库、编目库、典藏分配库、馆藏库、本馆库和所有馆库。

界面共有四个显示窗口。左上窗口显示的是订购图书信息，以条目的形式按行排列，包括征订号、书名、责任者、标准编码、出版者、出版日期、版次等项目，可按每个项目单独排序，只要用鼠标点击项目名，即可按选中的项目排序，方便了采访人员管理预订数据。右上窗口为当前浏览图书的详细内容，当选中左侧窗口的某一条订购记录时，右侧便显示该条记录的详细信息，有MARC、卡片和表格三种显示格式，也可按窗口右下角的按钮，逐条进行浏览。还有书目记录的状态显示功能，说明检索到的记录处于何种状态，有预订、编目、典藏、馆藏等状态及借阅情况，方便采访人员进行订购决策。左下角窗口显示订购信息，包括信息来源、经费来源、发行商、推荐者、征订号、汇率、订购册数、单价、金额、订单号、订购日期、预计收书日期、撤订等项目，采访人员可在该窗口进行订购图书的数据处理。右下窗口为采购数据和典藏数据显示，显示的内容为采购数据的基本信息，包括预订图书和馆藏图书的基本信息，通过该窗口可掌握该种书的订购历史情况，如追加订购的记录等，馆藏数据可显示典藏状态，帮助采访人员掌握馆藏图书的分布状态。

图4.2 金盘图书馆集成管理系统采访子系统图书预订界面

通过订购模块，采访人员对选书库转入的预选图书进行数据处理，也可在此追加新订购记录，编辑需订购的图书信息，然后，生成订单，输出MARC、EXCEL等多种格式的订单文件，通过E-mail等方式向书商发送订单，完成订购工作。该订购模块界面友好、功能齐全、布局合理、多格式显示、操作方便，是采访人员进行订购数据处理的核心模块。

③ 文献验收：对中文图书进行验收登到。应用操作界面如图4.3所示。

图4.3 金盘图书馆集成管理系统采访子系统图书验收界面

验收模块的操作界面与采访订购基本相同。验收项目包括批次号、套数、册数、单价、金额、总括号、发票、验收日期、登录号等，在左下窗口的验收栏目下进行数据的录入、编辑与修改。验收后图书可根据财产登记项目生成个别登录簿，打印成册或以文件方式输出保存，可将验收后的书目数据转入编目库、典藏分配库和馆藏数据库，可当前记录单条转入，也可将检索到的书目记录批量转入。

（3）金盘掌上外采系统

为适应采访人员外出采购需要而开发的系统，硬件采用具有双卡双无线扩展能力的HP2110型掌上电脑和进口的SOCKET SDIO红外扫描头。该系统操作简单、功能完善，外采人员在外出采购时，只需要在掌上电脑上点击外采系统界面中的“接收数据至本地”菜单项，即可将本馆的采、编、典、藏、流数据同步到掌上电脑上。采购时扫描图书条码后，系统自动查重，如本馆已有此书，则系统会将本馆现有图书的册数和相应的书目数据显示出来，并可查看此书的历史流通统计。采购完后，在PDA上选择“导出采购数据”即可将采购数据保存为EXCEL格式和ISO2709格式文件，交给书商，作为采购配书依据，回到本馆后，选择系统中的“入库”操作，即可将采购数据同步到数据库服务器。系统采用SQL CE数据库，使得系统具有快速的查询反应能力和数据同步能力。此外，系统还具有馆藏盘点、收藏库室调配等功能。而HP2110本身具有非常强大的多媒体和运算功能，具有双卡双无线的扩展能力，可以通过掌上电脑的办公自动化、多媒体播放、游戏娱乐等强大功能，进行办公、收发邮件、管理行程、上网冲浪、欣赏影音等用。