寻找潜在的舞弊行为

Scott Raso

德勤中国

企业风险管理服务

数据分析服务领导合伙人

无论是为客户提供内部审计服务还是咨询服务，对于德勤的从业人员来说，没有比帮客户节约资金更好的客户增值服务了。重复付款审计为此提供了极好的机会，如果做得好，为客户找出的本可节省的资金会是他们支付的服务费的几倍。

通常在做这类审计时，笔者发现重复付款的金额是年付款额的0.05%～0.1%。也就是说，就10亿美元的年付款，连续两年都做审计，可以收回成本10万～20万美元。这就表明，只需花费两到三周的努力就获得如此的优异成绩是值得的。

为什么会发生重复付款呢？原因可能是由错误或舞弊引起的。最常见的情况包括：

·同一家供应商在付款清单中被多次登记。

·处理发票时的人为错误。

·延迟付款导致重新发出发票。

·人员变动导致的错误。

·公司收购、合并及重组。

·付款系统改变和/或使用多个付款系统。

·在输入供货商和发票信息时缺乏编码标准或死守编码标准。

·复杂而且费时的授权过程。

·系统控制的故意规避。

对于那些之前没有做过重复付款审计的人，这篇文章将提供非常有用的分步指南。即使已经做了重复付款审计，也可从中学习，对你目前使用的审计方法进行改善。

重复付款审计步骤

重复付款审计过程有以下5个步骤：

步骤1——评估付款过程。

步骤2——决定哪种报告。

步骤3——获得数据，创建报告。

步骤4——确定使用最合适的工具。

步骤5——完成重复付款的分析。

步骤1——评估你的付款过程

千万不要在没有了解如何付款的情况下就直接进行审计报告的编写。不了解这一过程，就很难找出付款过程中的问题。例如，如果一个控制规定任何没有编号的发票必须要输入发票日期，对于同一张发票，当一个人输入日期时用斜杠（“/”）隔开，而另一个人输入时没有用，就可能会造成重复付款。系统不会发现这项重复，因为每张被输入系统的发票都会被认为有一个唯一的发票编号。一旦审计者开始注意到这种情况，他们就可以通过移除发票编号栏的所有符号（斜杠“/”）来运行出一个可以标识这些重复的报告。

通过实施应付账款和支付程序，你能更好地要了解付款过程如何进行。同时，你需要考虑向负责付款的工作人员咨询以下几类问题：

·付款部门有多少员工？

·多少发票已经被处理？部门是根据供应商声明付款还是根据发票复印件付款？

·部门在使用哪种类型的账户付款系统？部门最近是否更换过系统？

·部门是否将账户支付数据保存在多个数据库？

·部门用的是哪种形式的发票编号？

·部门使用哪种在线系统来检测重复？该系统用何种标准来匹配重复？这个系统是阻止部门进行重复付款还是仅仅警告员工存在重复？

·系统是否允许短期付款？

·部门是否为原始设备制造商（OEM）使用三匹配系统？

此外，在开始任何重复付款审计前遵循这些要诀：

·与3～4人进行交谈——如果你只与一个人（通常是付款主管）交谈，你通常会收到关于系统的主观看法，从而错过许多确定差异的机会。除了与主管单独交谈之外，还应与至少2名员工进行交谈以获取对系统更加独立、客观的看法。你可能还会想与付款团队（如助理管理者）交谈以获取额外的线索。

·对支付流程实施穿行测试——让审计团队的每个人都执行一次支付流程穿行测试。通过尝试输入相同的发票号码与金额（或某些其他序列）来测试系统控制。此外询问他们是否了解现有程序中可能导致重复的故障，是否这些系统控制会被重写以及重写发生的频率。

·检查账款团队的表现和行为——问问自己，“这个审计进度是否太匆忙或是在预计之下？”确定审计进度是否比审计精度更为重要。

·审视已发现的重复付款记录——要求查看现有的重复付款记录并了解其发生原因。

·查看报告运行情况——运行出一个审计团队已经审查过的报告是没有任何意义的，但是这对于通过修改后的报告发现报告中的差距非常有用。

步骤2——决定哪种报告

一旦了解了整个过程，就可以运行报告来表述控制差距了。报告包括三类，即基本、中级以及高级报告。

基本

·相同的发票号码、金额、发票日期以及供应商。

·相同的发票号码、金额以及供应商。

·相同的发票号码以及供应商。

·相同的金额以及供应商。

·相同的采购订单、供应商以及金额。

中级

·在发票号码、金额、发票日期、供应商栏有相同的数值（移除许多如标点符号等不必要的字符）。

·发票号码、金额、发票日期、供应商的前四位数字（如标识用户输入发票编号的重复项，然后将重复付款以发票编号以“A”结尾加以标识）。

高级

·相同的发票号码、金额、发票日期以及不同的供应商（在付款系统中标识向有不同名字的同一供应商如“IBM”和“I.B.M.”开出的相同发票付款）。

·同一发票号码、金额、供应商以及不同的支票（标识在不同时间向供应商做出的可能未被发现的相同发票支付）。

·报告所有仅包含重复付款的供应商。

·报告所有向其支付两笔相似付款的供应商（例如，在审计期间只有两笔1000美元的付款）。

步骤3——获得数据，创建报告

给出了你选择的报告，你现在要选择你需要的数据栏。一般来说，你应查看发票文件以便记录每个单独的发票。此外，包含所有与付款有关的作废交易对于文件来说也是有用的。这将确保含有交易的报告没有被多次误报。

假设你将上述报告加以组合，你最少会需要以下数据栏目：

步骤4——确定使用最合适的工具

事实上，所有的报告工具均可用来报告重复。然而，像ACL和Microsoft Access等工具，可以使得工作更加容易，因为它们可以用于内置命令来完成重复测试。以上所列的“基本”类型的报告中，简单的报告通过这些软件很容易就能完成。

Microsoft Excel也可以用于重复分析，但必须指出的是，Excel只能处理有限的行/记录。要完成基本报告的重复分析，首先你要选取你想要进行分析的文件（例如，发票号码和金额）。然后，在一个空白列创建一个“AND”语句，以便找出当前栏至最后一栏所有重复的实例。在一个“AND”的样本中，假定只有发票编号A列和金额B列，如下所示：

=AND（A1=A2，B1=B2）

一旦将此“AND”语句放在C1以分析前两行的数据，它将复制那些数据的长度。然后，审计人员必须审查在C栏（例子中）中所有显示“TRUE”的实例。这一过程需要大量的人力与时间，但它十分奏效。

中级和高级的报告需要对这些工具有更透彻的了解，这超出了本文的范围。然而，这些报告可以通过在线供应商与外包服务得到。

步骤5——完成重复付款的分析

一旦报告运行完成，首先应当把重点放在大笔金额的交易上（比如，多于5万美元），完成以后再进行下一个阶段的工作（比如，多于1万美元但少于5万美元）。纸质发票可能会被用到，但它们通常都被储存在成像系统中。如果发票储存在成像系统中，审计人员应尝试获取访问权限以便他们能独立完成分析。进一步，许多供应商可能会退回重复的付款，审计人员应当获取一张关于退回支票的清单。这样，就不可能产生已经收款而想掩盖重复收款的情况。

如果工作量太大，可以雇佣临时工来协助调查。

一旦分析完成（可能已经确定了资金节省金额），审计人员应当给予付款小组适当的建议以纠正他们在付款过程中的错误。并且，因为分析是在一个时点完成，所以建议付款团队建立与执行一个定期的审计程序。例如，利用过去3年中某一周的数据来完成4～5个重复付款报告，这意味着一个小的每周报告应该可以持续地阻止重复付款。

确保成功需要考虑的事项

·将重点放在大笔金额的付款上，然后再对小笔金额的付款进行取样。

·开始从限制性更强、可以指出更严重控制问题的报告（例如，发票号码、发票日期、金额以及供应商）入手，然后再转向那些限制性较弱的报告（例如，发票号码以及金额）。

·对于那些退回的付款，确保删除所有付给供应商的重复记录。

·进行分析前，消除数据里的所有作废交易（和相关发票）。