由于业务量的增多，企业常会发生办公设备不足的情形。这时，后勤管理人员应填写办公设备购买申请书，向采购单位提出采购申请，申请书中必须明确地填写办公设备的品名、规格等。另外，还必须注意以下几点。
（1）购买的设备是否合适。
（2）售后服务是否有保障。
（3）购买金额是否妥当。
（4）购买后的管理是否容易。
（5）在购买机器时，是否听取操作负责人的意见。
（1）商谈之前，采购单位应先将购买设备的名称、规格、型号和目录等送达给供应商，接着就是双方确认交货日期，然后再要求供应商提供报价单。
（2）报价单提供后，采购单位就要确切地估算购买金额，并检查预算金额的差异是否合理。
（3）金额检讨的结果，无非是提高预算金额，或是与供应商商讨是否降低金额。
（4）商谈的结果，也许是双方对所提出的条件毫无疑问，也许是因某个条件谈不拢而无法合作。这时候，为了不给对方留下不良印象，应该有技巧地终止谈判。
有些货品的制造过程需要较长的时间，还可能会有一些突发事件，所以必须要有预防突发事件发生的措施。
（1）在商谈交涉时要注意，如果货品进（交）货日延迟，必须要有相同品可以代替。
（2）购买条件须事前确定。
依照合同采购的设备在如期进（交）货之后，首先要被编列为办公设备类财产。进货后有以下几个整理手续。
（1）保管事项、保证事项等业务必须确认。确认后，还应在送货单上盖“已验收”的印章并交回供应商。
（2）检查订货设备与到货设备的规格、型号等是否相符。
（3）请供应商予以测试。
（4）最后将设备放置在指定的地方，整理手续即告完成。
（5）进（交）货手续办妥后，进货单、买卖合同等资料须制成办公用财产（管理）目录表。
（6）对供应商所寄出的收款申请书，应依照合同中记载的报价金额，在付款期限内交由会计部门办理付款。
（7）将办公设备财产目录表加上有关资料（如合同书、进货单复印件、报价单复印件）交由总务处保管。
（8）总务处将接收到的资料进行检查、整理后，还应将办公设备财产目录表予以归档。
办公设备由于长时间的磨损而极易发生故障。采购单位须时刻注意其使用年限，然后就实际情况提出采购申请。当采购单位提出“购买申请书”时，后勤主管应先判断是否需要重新购买，如果需要购买，可与当初购买该设备的供应商联络，商谈购买内容。
和当初新采购时的情形不同，设备新旧替换时应注意的事项有以下几个方面。
（1）新旧替换和新采购不同点在于，旧设备的金额可查询。虽然当初购买的金额会与现在不同，但要利用其价格与供应商进行交涉。一般而言，新旧替换购买时的价格会比定价低。
（2）在购买时，都会选择以前合作过的设备供应商，因此减少了选择供应商的时间。再加上与该供应商有长久的合作关系，所以也就会更容易交涉。
（3）在设备进货时，必须确认新设备与旧设备相符；同时，也必须在办公设备财产目录表中删除旧设备。如果忘记了这一工作，当旧设备被报废之后，表上就会与实际不符。
（4）新旧设备交替时，旧设备的保管、修理等状况必须记入设备管理卡中，以供决策者参考、决策。
（5）事前应听取使用者的意见，知晓旧设备在使用时经常发生的问题，以供新旧替换购买时参考。当进行购买交涉时，需要先参考旧机器的办公设备管理卡。
所谓招标，又称公开竞标，它是现行采购方法中常见的一种，即按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标、公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。公平竞争是招标采购的一大特点，可以使买者在充分考虑后以适当的价格购买适当的货品，各种公开详尽的资料又可以减少采购人员的舞弊行为，使买方更加了解各个供应商的情况。通过招标采购最容易实现物美价廉。
在办公设备管理中还有一项非常重要的工作，就是设备供应商的选择。各公司对于设备供应商的选择都有一定的标准，主要有以下几个方面。
（1）公司的规模大小并不重要，重要的是售后服务。
（2）通过银行信用调查供应商。
（3）受同行业或邻居赞美，认真并坚守经营信念的供应商。
（4）会站在他人立场为他人着想的供应商。
以上是选择供应商的一般准则。除此之外，在选择供应商时，还要从这些供应商是否对本公司有所贡献或其负责人人品方面来考虑。
下列是选择供应商的具体参考事项。
（1）在选择供应商时，首先应请供应商提供公司简介、实绩表等。
（2）对供应商提供的资料进行阅览后，再选出合格的供应商。
（3）被选上的供应商必须提供有关商品报价单，如有不清楚的地方还需进一步确认。
（4）面谈后，由供应商提供最后的报价单。
（5）每个供应商各有长处和短处，最好选择多家进行比较。
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