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企业用户管理系统操作权限

时间:2021-07-19 百科知识 版权反馈
【摘要】:第4章 企业建账学习要求:1.掌握企业建账的一般知识。会计人员应估计每一种业务的业务量大小,将每一种业务用口取纸分开,并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称,以便在登记时能够及时找到应登记的账页。在企业里,明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界部门对企业信息资料需要来设置的。

第4章 企业建账

学习要求:

1.掌握企业建账的一般知识。

2.掌握财务业务一体化管理系统建账的基本步骤和含义。

3.掌握账套和年度账的基本概念、联系和区别。

4.1 企业建账的一般知识

建账是企业利用计算机进行管理的首要环节,也是企业首次接触信息管理系统。为了让财务人员和业务人员尽快适应新的角色和岗位,本节就手工与计算机财务管理软件建账的主要内容作一对比。

4.1.1 手工建账

1)建账的含义

任何企业在成立初始,都会面临建账问题。何为建账?建账就是根据《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定,以及企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况,确定账簿种类、格式、内容及登记方法。

2)工作内容

手工建账的主要工作内容包括账簿启用和开启账户两个工作环节。

(1)启用会计账簿

启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称;在账簿扉页填制以下内容:启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人或会计主管人员的姓名及其签章,加盖公章。

(2)开设账户

不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不相同的,总体来讲要依企业规模、经济业务的繁简程度、会计人员的多少、采用的核算形式及电子化程度来确定。总体来看,以下几类账户是必须开设的。

①现金和银行存款日记账

无论何种企业,都存在货币资金核算问题,现金和银行存款日记账都必须设置,且一般采用订本账的格式。

②总分类账。

企业可根据业务量的多少购买一本或几本总分类账(一般情况下是无需一个科目设一本总账的),然后根据企业涉及的业务和涉及的会计科目设置总账。原则上来讲,只要是企业涉及的会计科目都要有相应的总账账簿(账页)与之对应。会计人员应估计每一种业务的业务量大小,将每一种业务用口取纸分开,并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称,以便在登记时能够及时找到应登记的账页。在将总账分页使用时,假如总账账页从第1页到第10页登记现金业务,就在目录中写清楚“现金……1~10”,并且在总账账页的第一页贴上口取纸,口取纸上写清楚“现金”;第11页到第20页为银行存款业务,就在目录中写清楚“银行存款…….11~20”并且在总账账页的第11页写有“银行存款”的口取纸,以此类推,总账就建好了。

③明细分类账。

在企业里,明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界部门对企业信息资料需要来设置的。需设置的明细账有短期投资(根据投资种类和对象设置)、应收账款(根据客户名称设置)、其他应收款(根据应收部门、个人、项目来设置)、待摊费用(根据费用种类设置)、长期投资(根据投资对象或面值、溢价、折价、相关费用设置)、固定资产(根据固定资产类型设置,另外对于固定资产明细账账页每年可不必更换新的账页)、短期借款(根据短期借款的种类和对象设置)、应付账款(根据应付账款对象设置)、其他应付款(根据应付的内容设置)、应付职工薪酬(根据应付部门和个人设置)、应交税费(根据税金和费用的种类设置)、产品的销售费用管理费用财务费用(均按照费用的构成设置)。企业可根据自身的需要增减明细账的设置。日常根据原始凭证、汇总原始凭证及记账凭证登记各种明细账。明细账无论按怎样的分类方法,各个账户明细账的期末余额之和均应与其总账的期末余额相等。

在工业企业里还应根据上述增加的总账,增加相应的明细账。在采用材料按实际成本计价的企业,要设置在途物资或材料采购明细账,以便于核算不同来源的材料实际成本。在材料按计划成本计价的企业,要设置材料采购明细账,并采用横线登记法,按材料的各种规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本,并根据实际成本和计划成本的差异反应材料成本差异;另外配合材料按计划成本计价,可以建立“材料成本差异”明细账,它是将原材料计划成本调整为实际成本账户,同原材料相同,它的设置也是按材料的品种、规格设置的,反映各类或各种材料实际成本与计划成本的差异,计算材料成本差异分配率。

为计算产品成本要设置基本生产成本明细账,也称产品成本明细分类账或产品成本计算单。根据企业选择的成本计算方法,可以按产品品种、批别、类别、生产步骤设置明细账。辅助生产成本明细账,用以反映归集的辅助生产费用或辅助生产成本及分配出去的辅助生产成本和转出的完工的辅助生产产品,辅助生产成本明细账的设置应根据辅助生产部门设置。预提费用、待摊费用明细账可根据预提和待摊的业务项目设置,如预提利息、职工教育经费、大修理费、待摊的租金、修理费、书报费等。制造费用明细账是所有企业都必须设置的,它根据制造费用核算内容,如工资费、折旧费、修理费、低值易耗品摊销费、劳保费等来设置。

损益类明细账有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、管理费用、财务费用、营业外收入、营业外支出、投资收益等。产品销售收入与产品销售成本明细账可根据产品的品种、批别、类别来设置;产品销售费用、管理费用、财务费用按照费用的种类设置;营业外收入、营业外支出根据收入与支出的种类设置;投资收益则根据投资的性质与投资的种类来设置。

4.1.2 财务业务一体化管理系统建账

1)财务业务一体化建账的含义

与手工建账相同,计算机建账也分为企业开立建账和新年度建账两项内容,并分别对应用友ERP-U8.72管理系统的两个基本概念:账套与年度账。

(1)账套

企业应用计算机管理系统处理业务之始,需要首先在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等,称为建账。然后在此基础上启用用友ERP-U8.72管理系统的各个子系统,进行日常业务处理。这里的“账”是“账套”的概念。在计算机管理信息系统中,每一个企业的数据都存放在数据库中,称为一个账套。手工核算方式下,可以为会计主体单独设账进行核算,在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP-U8.72管理系统中,可以为多个企业(或企业内多个独立核算的部门)分别立账,各账套间相互独立、互不影响,系统最多允许建立999套企业账套。

(2)年度账

每个账套中一般存放不同年度的会计数据,为方便管理,不同年度的数据存放在不同的数据库中,称为年度账。采用账套、年度账2级管理,系统的结构清晰,含义明确,可操作性强,而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据,对查询历史数据和比较分析也显得特别方便。

账套是年度账的上一级,账套由年度账组成,首先有账套然后才有年度账,一个账套可以拥有多个年度的年度账。采用账套和年度账两层结构的优点是:便于企业的管理,如可以实现对不同范围的数据进行引入和输出,可以方便地进行跨年度数据结构调整等,以利提高效率。

在计算机系统中,账套和年度账的表现形式是这样的:如果在2010年12月新建一个企业账套,账套号规定为001,且软件默认安装路径为C:\u8soft\admin,则账套建立完成后,会形成以下层次结构:C:\u8soft\admin\服务器名\ ZT001\2010。其中,ZT001是企业账套的概念,而其中的2010则对应年度账的概念。2010中有两个文件:UFDATA.LDF和UFDATA.MDF。

UFDATA.LDF是事务文件,UFDATA.MDF是数据文件。进入2011年度,建立新年度账后,又形成C:\u8soft\admin\服务器名\ZT001\2011目录结构,用来存放2011年度账。

2)财务业务一体化管理系统建账的主要工作内容

(1)企业开立建账

财务业务一体化管理系统建账的主要工作内容与财务业务一体化信息处理的特点息息相关,总体来说,财务业务一体化管理系统建账的工作内容远比手工建账的工作内容宽泛。主要包括:设置系统操作员并进行岗位权限划分;设定企业账套的相关信息;系统启用设置,根据企业核算购置的模块及管理要求,按顺序启用相关子系统;账套参数设置;基础档案建立;期初数据录入。

由于计算机建账的工作内容较多,且在软件中需要分别在系统管理和企业门户各模块中完成,为了使本教程脉络清晰,在此把账套参数设置、基础档案建立和期初数据录入3项内容另外组成第5章“期初业务处理”,其余几项工作的意义及具体工作内容介绍参见4.2“企业建账准备”。

(2)新年度建账

年度账的建立是在已有上年度账套的基础上,通过年度账建立,在每个会计期间结束时,自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息则需要在年度账结转操作完成后,由上年自动转入下年的新年度账中。

3)系统管理员与账套主管

财务业务一体化管理系统由多个子系统组成,各个子系统服务于同一主体的不同层面。子系统本身即具有相对独立的功能,彼此之间又具有紧密的联系,它们共用一个企业数据库,拥有公共的基础信息、相同的账套和年度账,在一体化管理应用模式下,用友ERP-U8.72管理系统为各个子系统提供了一个公共平台——系统管理,用于对整个系统的公共任务进行统一管理,包括账套的管理、年度账的管理、系统操作员及权限的集中管理、系统安全运行的管理及控制等,任何其他产品的独立运行都必须以此为基础。鉴于系统管理平台的重要性和独立性,因此对登录系统管理的人员作了严格界定。系统只允许以两种身份注册进入系统管理:一种是以系统管理员的身份;另一种是以账套主管的身份。

系统管理员是大中型企业信息化管理必须的一个岗位,负责整个信息系统的安全运行和数据维护。主要负责以下几项工作内容:按企业开展财务业务一体化管理的需求设置操作员,分配其对应权限;指定每套账套的账套主管;按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账,启用相关子系统;随时监控系统运行过程中出现的问题,清除异常任务,排除运行故障;保障网络系统的安全,预防计算机病毒侵犯;定期进行数据备份,保障数据安全、完整。

账套主管负责所辖账套的管理。其工作任务为确定企业会计核算的规则,对企业年度账进行管理,为该账套内操作员分配权限,组织企业业务处理按既定流程运行。

在用友ERP-U8.72管理系统中,对系统管理员和账套主管的权限作了细分,如表4.1所示。

表4.1 系统管理员与账套主管权限比较

4.2 企业建账准备

4.2.1 企业建账所需的基础信息

企业建账所需的基础信息分为以下两个方面。

1)系统操作员设置及分工

这里的“系统操作员”既非企业全部职工,也非手工会计角度所指的“出纳、主管、会计”等财务人员,而是涵盖了企业信息系统全部模块的相关操作人员。

计算机环境下,许多手工环境下的内部控制手段已不再适用,如总账和明细账、日记账对账、期末试算平衡等,内部牵制控制仍然保留,但签字、盖章等手段已被淘汰出局,以另外一种形式出现。从“授权使用”的理念出发,计算机信息系统要求严格定义登录系统的操作人员,并限制每个人员只能执行权限范围内的工作,系统自动在相关凭证、账簿上予以标记。在用友ERP-U8.72管理系统中,有两个概念与岗位设置有关,即角色和用户。

(1)角色

角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织,这个角色组织可以是实际的部门,也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如,实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们既可以是同一个部门的人员,也可以分属不同部门,但工作职能是一样的)。在设置了角色后,就可以定义角色的权限,当归属某一角色后,就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分,方便授权。

(2)用户

用户是指有权限登录系统,对信息系统进行操作的人员,即通常意义上的“操作员”。每次注册登录系统,都要进行用户身份的合法性检查,只有事先设置系统认可的用户之后,才能以特定身份进入系统进行相应操作。

只有系统管理员有操作员管理的权限。操作员管理包括操作员增加、修改、删除、注销等。

(3)权限设置

根据企业内部控制的要求,系统操作人员有严格的岗位分工,不能越权操作,权限设置完成的就是系统操作员的设岗、分工授权。

为了保证系统运行安全、有序、适应企业精细管理的要求,权限管理必须向更细、更深的方向发展。用友ERP-U8.72应用系统提供了权限的集中管理功能。除了提供用户对各模块操作权限的管理之外,还相应地提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制,不同的组合方式使得权限控制更灵活、更有效。

在用友ERP-U8.72管理系统中可以实现3个层次的权限管理:功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理,其管理的对象及管理的内容是完全不同的。

第一个层次,功能级权限管理。该权限提供了更为细致的功能级权限管理功能,包括各功能模块相关业务的查看和操作权限。例如,赋予操作员SYSTEM对某账套中总账模块、薪金模块的全部功能。

第二个层次,数据级权限管理。该权限可以通过两个方面进行控制:一个是字段级权限控制,另一个是记录级权限控制。例如,设定操作员马方只能录入某一种凭证类别的凭证。

第三个层次,金额级权限管理。该权限主要用于完善内部金额控制,实现对具体金额数量划分级别,对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制,限制他们制单时可以使用的金额数量,不涉及内部控制的不在管理范围内。例如,设定操作员马方只能录入金额在20000元以下的凭证。

功能权限的分配在系统管理中的“权限”中设置,数据级权限和金额级权限在“企业门户”→“基础信息”→“数据权限”中进行设置,且必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。

2)建账基本信息

手工建账时,只需要说明企业开立基本情况等信息,计算机建账则不同,它包括账套信息、单位信息、核算信息、基础信息4部分内容,以下仅就需要特别注意之处加以说明。

①账套号。计算机系统中可以为不同的核算单位单独设立企业账套,各账套彼此独立。账套号作为区分各账套的标志具有唯一性。对于集团公司用户来讲,最好事先对下属单位的账套号进行统一筹划,以利于后期集团数据的分析、比较及统计。

②启用会计期。启用会计期规定了新建账套启用的时间,企业可以在任何一个会计期间启用财务业务一体化管理系统。启用会计期可归纳为两类:一种是年初启用;一种是年中某月启用。假定企业2010年3月购买财务管理软件,如果设定为2010年3月启用账套,意味着企业录入2009年年末余额,并补录1—2月所有业务,虽然有一定的工作量,但可以保留一年完成的业务,有利于统计、分析工作。本企业决定2010年12月建账,一方面可以利用2010年度最后一个月熟悉财务业务一体化管理系统的运行方式和数据流程;另一方面可以于月末练习年末结转和新年度建账操作。因此,企业在决定启用会计期时应权衡利弊,作出决策

③如何实现对客户、供应商、存货的有效管理?手工环境下,限于人的计算能力及管理信息的能力,往往采用简化的核算方法,对客户、供应商、存货等重要资源没有采取分类管理,以致不能获取必要的分类统计信息。计算机信息系统的建立,不仅可以提高信息处理的准确性、及时性,还可以充分考虑各级管理人员的需求,设置多种分类统计口径。

4.2.2 资料整理及分析

根据对重庆光大科技有限责任公司的调研资料,充分考虑该企业实现财务业务一体化管理系统的要求,从建账的几个环节确定以下几项内容。

1)操作员及权限设置

前已述及,用友ERP-U8.72中提供了功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。按照开展财务业务一体化工作的需要及内部控制制度的要求,结合企业原手工岗位的分工情况,设定操作员及权限如表4.2所示。

表4.2 重庆光大科技有限责任公司操作员及权限设置表

续表

2)建账资料

(1)账套信息

账套号:888

账套名称:光大科技

启用会计期:2010年12月

(2)单位信息

企业名称:重庆光大科技有限责任公司

机构代码:546789123797

简 称:光大科技

单位域名:WWW.GDKJ.COM.CN

地  址:重庆北部新区科园路1号

邮  编:540005

法人代表:曾洪翔

电  话:(023)65638673

传  真:(023)62356878

E-mail:GDKJ@CQGD.COM.CN

税务登记号:112367890345678

(3)核算类型

本币代码:RMB

本币名称:人民币

企业类型:工业

行业性质:2007年新会计制度科目

科目预置语言:简体中文

账套主管:吴强

按行业性质预置科目:是

(4)基础信息

对存货、客户、供应商进行分类。有外币核算。

(5)分类编码方案

科目编码级次:42222

部门编码级次:22

地区分类编码级次:22

客户、供应商分类编码级次:2

结算方式编码级次:12

存货分类编码级次:122

收发类别编码级次:12

4.3 企业建账指南

4.3.1 注册系统管理

只有系统管理员登录系统管理才能进行企业建账工作。企业系统管理员罗京执行“开始”|“程序”|“用友ERP-U8.72”|“系统服务”|“系统管理”命令,打开“用友ERP-U8.72《系统管理》”窗口。在该系统管理窗口中,执行“系统”|“注册”命令,打开“登录”对话框,如图4.1所示。

如果是自主型实验模式,即每个学员在单机上完成所有操作,此处无需选择服务器;如果是配合型实验模式,即可以在“系统服务”|“远程配置”中设置应用服务器名称。

单击“操作员”文本框,输入用友ERP-U8.72默认的系统管理员ADMIN;单击“密码”文本框,用友ERP-U8.72默认系统管理员的密码为空,然后单击“确定”按钮,如图4.2所示。

系统管理员是用友ERP-U8.72管理系统中权限最高的人员,他对系统数据安全和运行安全负责,因此,企业安装用友ERP-U8.72管理系统后,应该及时更改系统管理员的密码,以保障系统的安全性。

图4.1

图4.2

设置(更改)系统管理员的密码的方法是:在系统管理员“登录”对话框中,选择改密码,在出现“设置操作员密码”对话框中输入要修改的密码,如图4.3所示单击确定按钮。如果是教学上练习,不建议同学们设置密码。

4.3.2 增加操作员

以系统管理员身份在系统管理中执行“权限”|“用户”命令,进入“用户管理”管理窗口,按照上述重庆光大科技有限责任公司操作员及权限设置表设置企业操作员,并选择该操作员对应的角色,如图4.4、图4.5所示。

图4.3

图4.4 增加操作人员

图4.5 赋予操作人员角色

注:系统管理员罗京可先不设定各操作员口令,由各操作员登录系统时自主修改个人口令。

4.3.3 建立企业账套

以系统管理员身份在系统管理中执行“账套”|“建立”命令,打开“创建账套”对话框,如图4.6所示。按建账资料内容,跟随建账向导,创建账套。创建账套的操作提示如下:

图4.6

①输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息(图4.7)。

图4.7

注:建账时虽然可以修改账套路径,但系统仍然会在安装路径下写入一些信息,因此,如果用机环境装有硬盘保护卡,即使将企业账套建在其他路径下,也不能保证在机器重启后能继续后续实验,所以必须在课后及时备份数据,以便后续能继续实验。

②输入单位信息。用于记录本单位的基本信息,包括单位名称、机构代码、单位简称、单位域名、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话、传真、电子邮件、税号、备注等,如图4.8所示。

图4.8

注:单位名称是用户单位的全称,必须输入。单位名称只在发票打印时使用,其余情况全部使用企业的简称。

③输入核算类型。用于记录本单位的基本核算类型,包括本币代码、本币名称、企业类型、行业性质、科目预置语言、账套主管、是否按行业预置科目等,如图4.9所示。

图4.9

④输入基础信息。选择企业是否有外币核算业务,并确定是否对存货、客户、供应商进行分类管理,如图4.10所示。

图4.10

以上信息输入完成后,单击“完成”按钮,系统提示“可以创建账套了吗?”单击“是”按钮,完成建账设置。稍候,系统自动打开“分类编码方案”对话框。

⑤设置分类编码方案。为了便于用户进行分级核算、统计和管理,本系统可以对基础数据的编码进行分级设置,如图4.11所示。

图4.11

注:
1.若需要删除级长,必须从最末一级开始删除。
2.如果你在建立账套时设置存货(客户、供应商)不需分类,则在此不能进行存货分类(客户分类、供应商分类)的编码方案设置。
3.该编码方案的设置在此可以按系统默认,待建账完毕后在“企业应用平台”|“基础设置”|“基本信息”|“编码方案”中根据企业实际情况修改。

⑥数据精度。由于各用户对数量、单价的核算精度要求不一致,为了适应各用户企业的不同需求,本系统提供了自定义数据精度的功能,如图4.12所示。

图4.12

⑦系统启用。设置完成后,单击“确定”按钮,系统提示“是否进行系统启用设置?”单击“否”按钮,结束建账,返回系统管理窗口。系统启用如图4.13所示。

图4.13

注:
1.在上述“创建账套成功”界面,单击“是”按钮,可以立即进行系统启用的设置。也可以单击“否”按钮,先结束建账过程,之后在“企业应用平台”|“基础设置”|“基本信息”|“系统启用”中再进行设置。
2.在上述建账过程中的每个步骤中,均可以单击“上一步”按钮返回上一界面进行修改,或单击“放弃”按钮取消建账过程。

4.3.4 设置操作员功能权限

1)理解功能权限

这里的操作员权限指的是“功能权限”,为操作员设置功能权限的实质是限定操作员只能执行与自己岗位相关的系统操作,而不能越权管理其他与己无关的内容。例如,操作员SYSTEM是企业的薪金核算员,那么系统管理员只授予她“薪金管理”模块的操作权限,其他模块她是无权登录的。用友ERP-U8.72管理系统提供了精细的功能权限,包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。

2)设置功能权限

设置功能权限在系统管理中完成,有两种方法:一种是增加用户时即设定用户所属的角色,则角色所拥有的权限自动传递给用户;另一种是单独给用户赋权。

系统管理员注册进入系统管理,在系统管理中执行“权限”|“权限”命令,打开“操作员权限”对话框,单击“修改”按钮,为出纳“季平”增加“出纳签字”权限,操作步骤及最终结果,如图4.14所示。

图4.14

①在“系统管理”窗口,执行“权限”|“权限”命令,打开“操作员权限”对话框。

②从“账套”主管下拉列表中选择“888光大科技”账套;从左窗口操作员列表中选择“CW004季平”单击“修改”图标按钮,在右边权限列表中单击“总账”前的“+”号,展开“总账”的下级目录;同理,展开“凭证”的下级目录,选中“出纳签字”复选框,单击“确定”按钮返回。

4.3.5 备份账套信息

企业实际运营中,存在很多不可预知的不安全因素,如火灾、计算机病毒、硬件物理损坏、人为破坏等,任何一种情况的发生对系统安全都是致命性的。如何在意外发生时将企业损失降至最低,是每个企业共同关注的问题。因此,系统必须提供一个保护机内数据的有效方法,可以定期将机内数据备份出来存储到不同介质上。备份数据一方面用于意外发生时恢复数据之用,另外,对于异地管理的公司,还可以解决审计和数据汇总的问题。

用友ERP-U8.72管理系统提供了两种方式用于备份数据,即设置自动备份计划和账套输出。

1)设置自动备份计划

设置自动备份计划是一种自动备份数据的方式。利用该功能,可以实现定时、自动输出多个账套的目的,有效减轻了系统管理员的工作量,保障了系统数据安全。

以系统管理员或账套主管身份登录系统管理,执行“系统”|“设置备份计划”命令即可。系统管理员既可以对账套设置自动备份计划,也可以对年度账设置自动备份计划。账套主管只能对年度账设置自动备份计划。

比如:要求你对企业账套数据做自动备份计划,备份时间是每天下午5点半,账套数据备份在最后一个盘符ZTBF888文件夹中。计划编号:001,计划名称:备份账套数据,所操作结果如图4.15、图4.16所示。

2)输出账套

账套输出是一种人工备份数据的方式,只有系统管理员具有账套输出的权限。其操作步骤如下:

①以系统管理员身份注册进入“系统管理”窗口。执行“账套”|“输出”命令,打开“账套输出”对话框。

图4.15

图4.16

②在“账套号”下拉列表中选择需要输出的账套,单击“确定”按钮,系统进行输出前的准备工作,耐心等待一段时间,任务完成后,系统弹出“请选择账套备份路径”对话框。

③系统只允许选择本地磁盘路径,单击“确认”按钮,系统提示输出成功。

以上操作如图4.17—图4.19所示。

图4.17

图4.18

图4.19

注:以账套主管身份登录系统管理,在“年度账”|“输出”中,可以实现年度账数据备份。

4.4 企业应用平台

用友ERP-U8.72管理系统包含众多子系统,它们之间存在很多共性,各模块基础档案信息是公用的,为了体现数据共享和系统集成的优势,所有子系统基础档案的设置和参数的设置操作都集中在“企业应用平台”中,这样可以避免用友老版本重复登录各子系统,有利于节省时间。最后,通过“企业应用平台”还可实现个性化业务工作与日常办公的协同工作。

4.4.1 企业应用平台功能概述

为了使用友ERP-U8.72管理系统能够成为连接企业员工、用户和合作伙伴的公共平台,使系统资源能够得到高效、合理的使用,在用友ERP-U8.72管理系统中,将老版本子系统的登录接口统一到企业应用平台,通过企业应用平台,系统使用者能够从单一入口访问其所需的个性化信息,定义自己的业务工作,并设计自己的工作流程。

进入企业应用平台执行“开始”|“程序”|“用友ERP-U8.72”|“企业应用平台”命令,以账套主管身份进入企业应用平台,如图4.20、图4.21所示。以下仅对用友ERP-U8.72“企业应用平台”选项卡中的部分功能作一简单介绍,具体应用见后面几章内容。

图4.20

图4.21

4.4.2 系统启用

1)系统启用次序

用友ERP-U8.72的各功能模块有机地结合在“企业应用平台”,形成一体化管理,能从整体上满足用户经营管理的要求。由于各模块间存在复杂的数据传递关系,因此,无论是系统启用还是月末结账都需要遵循一定的秩序。

系统启用是指设定在用友ERP-U8.72应用系统中各个子系统开始使用的日期,只有启用后的子系统才能进行登录。如果在同一月份启用所有子系统,建议采用以下的启动顺序:

①先启用采购管理和销售管理,然后启用库存管理和存货核算。

②启动购销存系统和总账后,再启用应收款管理、应付款管理。

③启用总账后,就可以启动薪金管理、固定资产管理,且不分顺序。

④最后启用成本管理。

2)系统启用指导

系统启用有两种方法:一种是在系统管理中创建账套完成后启用系统;另一种是在建账完成后在企业应用平台中启用系统。

如果在系统管理中由系统管理员创建账套完成后启用系统,系统启用人为ADMIN。如果在建账完成后由账套主管在企业门户中启用系统,系统启用人为账套主管,在相应系统未有任何数据发生的前提下,仍可由账套主管取消系统启用。因此,建议系统启用由账套主管进行。其操作步骤如下:

①执行“开始”|“程序”|“用友ERP-U872”|“企业应用平台”命令,以CW001账套主管身份注册进入企业应用平台。

②进入企业应用平台选择左侧业务导航视图下“基础设置”选项卡——基本信息双击“系统启用”命令,打开“系统启用”对话框。“系统启用”对话框中所列出的子系统全部是已安装的子系统,未安装的不予列示。

③选中系统编码的复选框,选择要启用的系统,弹出“日历”对话框,单击“⇦”按钮或“⇨”按钮,选择系统启用的年度,再从下拉列表中选择系统启用的月份,最后从日历表中选择系统启用的日期。

④单击“确定”按钮,系统提示“确实要启用当前系统吗?”,单击“是”按钮,完成系统启用,系统自动记录启用日期和启用人。

按以上指导,启用应收、应付、总账、存货核算、库存管理、采购管理、销售管理、固定资产、薪金管理等,启用日期为2010年12月1日。操作结果如图4.22所示。

图4.22

4.4.3 基础设置

企业应用平台为设置用友ERP-U8.72各子系统共用的基础信息预留了接口,在基础设置一项中,包括基本信息、基础档案、业务参数、个人参数、单据设置、档案设置、变更管理。基础档案、业务参数在第5章进行说明。

1)基本信息

打开“基本信息”选项卡,包括3项内容:系统启用、编码方案和数据精度。这3项内容在前期企业建账时确定过,此处可作修改、补充。

2)单据设置

单据设置包括单据格式设置、单据编号设置和单据打印控制。

(1)单据格式设置

不同的企业各项业务处理中使用的单据可能存在细微的差别,用友ERP-U8.72管理系统不仅预置了常用单据模板,而且允许用户对各单据类型的多个显示模板和多个打印模板进行设置,以定义企业需要的个性化单据格式。系统提供了对产品采购、存货、库存、销售、应收、应付等管理模块中各种单据的格式设计。每一种单据格式设置分为显示单据格式设置和打印单据格式设置。允许设置的单据类型格式将根据当前操作员拥有的权限和系统启用的模块确定,如图4.23所示。

图4.23

(2)单据编号设置

根据企业业务中使用的各种单据的不同需求,由用户自己设置各种单据类型的编码生成原则。

根据企业需要,设置的采购专用发票编号可以修改,操作步骤如下:

①在企业应用平台窗口中,选择“基础设置—单据设置”项,双击“单据编号设置”命令项,打开“单据编号设置”对话框。

②在“单据编号设置”对话框中,选择“单据类型”下的“采购管理”项,再选择“采购管理”项下的“采购专用发票”,单击右边的“修改”按钮,在下边的“完全手工编号”选项框中打钩,再点“保存”按钮。

同理,其他单据操作如上,如图4.24所示。

图4.24

(3)单据打印控制

为了更好地统计单据打印的次数,用友ERP-U8.72可以对单据的打印次数进行限制和统计,这样保障了单据安全性。设置界面如图4.25所示。

图4.25

思考题

1.如何理解账套和年度账之间的关系?

2.手工建账和计算机系统建账存在哪些不同?

3.如何理解计算机信息系统中系统管理员角色及作用?

4.企业建账需要哪些基础信息?

5.角色和用户有何异同?

6.数据备份有哪两种方式?如何实现?

7.企业应用平台的主要功能是什么?

8.系统启用有哪两种方式?有何区别?

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