组织报告结构

对多数报告来说，最好的开始方式就是写下你能想到的在报告中讲到的每一点，不用担心顺序和格式，只要写下来就行了。在接下来的几天里，你要随身带着笔，这样才能随时把想到的记下来。

然后你要把写下来的东西分为三类：开头、主体和结尾。

一、开头

开头的目的在于勾起读者的兴趣，而且报告最开始的一分半钟是非常关键的。观众会观察主讲人身上的每一个细节，你的衣着、姿势、体态、表情和声音都会展示在观众面前，而他们也会通过这些观察来初步评判你这个人和你所讲的话题。

因此，你的开场白一定要营造融洽的气氛，与观众建立良好的关系。由于开头的重要性，许多专业人士会把整个报告的开头对着镜子一遍一遍练习，直到成竹在胸。

至于哪种开头最有效，取决于你的话题、你对观众的熟悉程度，还有他们对你的印象。举例来说，假如你要做项目的工作进度报告，而且之前已经作过一次类似的报告了，你就可以直接亮出主要内容。如果你是向上司报告一项新的提议的话，你首先先要介绍主题，并提供相关的背景知识。

如果观众对你并不了解，你就要用一个有创意的开头来吸引他们的注意力。下面以向工会成员报告旷工为例，列举几种有效的开场白：

● 引用名人名言：“喜剧演员Woody Allen曾说，在这个行业里，有百分之九十的时候就是要演员露个面。”

● 做假设：“假如你儿子突然跟你说他太累了不想去上学了，原因是他昨晚熬夜看了球，你的反应会是什么？”

● 提问题：“如果我们在接下来的半年内将旷工率减少一半，你觉得对我们每个人的年终奖来说意味着什么？”

● 提供令人吃惊的事实：“在接下来的24小时里，全国的工业会因为旷工问题遭到1．36亿元的损失。”

● 运用有趣的道具或者视觉教具：（拿出一个回形针）“你们觉得这个回形针究竟会花掉我们公司多少钱？”

开场白后，应该先概述主要内容，引向主体部分：“今天，我主要讲四点，第一，……”你要让观众知道报告的大概内容。

二、主体

主体部分包含你真正想要传递的内容。在这个部分你要把开头介绍的几个点展开，还要提供一定的背景信息和具体的论据和例子，同时，还要给出所讲话题包含的意义和结果。

1．选择合理的报告结构

作报告时一定要选择能达到自己目标和观众预期的组织结构。可以从下面几种结构中选择：

● 直接顺序：先给出主要的结论，接着给出支撑结论的具体论据（通常用于展示常规信息）。

● 间接顺序：先给出原因，再给出主要的结论（通常用于劝说性报告）。

● 标准式：轮流介绍每项标准，向观众展示每项选择是如何满足这些标准的（通常用于展示提议）。

● 时间顺序：根据时间先后顺序组织论点（通常用于进度报告或者关于某个事件的报告）。

● 起因／影响／解决：先给出某个问题的来源和结果，再提出解决方案。

● 重要程度排序：把所有的论点按照重要程度排序，再把每个论点转化为问题，最后提供各个问题的答案。

● 逐个击破式：把所有可能的选项都呈现出来，再逐个击破，留下一个即是你的选择。

2．建立自己的可信度

你要让听众相信你已经收集并分析了大量的数据，也要让他们觉得你的论点有道理。你可以通过提供有说服力的证据来支撑自己的观点，提供数据、亲身经历、事例和专家支持。使用客观的语言，让数据来说服听众。

但千万不要在报告中没完没了地提供数据和例子，不然观众会眼花缭乱。不管数据是否和你的话题相关，如果观众没办法消化所有的数据，再有力的证据也是白搭。更有效的策略是把详细数据打印在纸上分发给观众，以便他们在报告结束之后去消化。

3．处理负面信息

负面信息总会存在，你应该提醒观众，尽管存在负面信息，但自己的提议还是有价值的。这样一来，你的策略就是把所有重要的信息都呈现出来，包括优势和劣势，然后通过分析和讨论，证明自己的观点仍然是可行的。

你应该讨论主要的负面信息，不过你完全可以安心地省略掉那些次要的信息。但是，如果观众在你总结时提出关于次要负面信息的问题，你应该准备好逐个回答。

三、结尾

报告的结尾部分是你能否达到自己目标的最后一搏，因此不要草草了事，否则会让你之前的努力付诸东流。一个没有有力结尾的报告会显得毫无力量，就像一个没有笑点的笑话一样。

结尾部分，你应该总结提到的几个主要论点，特别是当报告时间很长时。即使所有的观众都能轻易跟上你报告的节奏，也不能确保他们能够全盘记住。让观众明白你所说内容的意义何在，然后得出结论、提出建议，或者为观众勾勒下一步他们应该做什么，给他们留下清晰明了的答案。

要让结尾强劲有力，开头部分使用的技巧同样可行。你可以讲个故事，也可以亲自呼吁，或者提出某个挑战。这其中有一点要注意，也是通常人们容易犯的错误，不要用别人的言论来结束你的演讲，别人的言论只能用来佐证你的观点，但你希望别人记住的是你自己的观点，而不是别人的观点。除此以外，千万不要淡淡地抛出“我今天要说的就是这些”或者“浪费大家宝贵的时间”等言论，这样只会削弱报告的力量。你应当传达的是，我的报告对你们很重要，你们花时间来听我演讲是非常值得的。

练一练

作为公司新的销售助理，你被派去与其他新销售助理一起工作以提高你的销售技巧。你要准备一个三分钟的口头报告，把自己的才能与你要推销的产品结合起来，推销给一群买家。买家由班上的同学扮演。

观众有一个评估表，里面有七项指标：①有力的开头；②吸引买家的能力；③合理的眼神交流；④报告的逻辑性；⑤语音质量；⑥对买家的激励程度；⑦对报告的整体印象

● 列出你的至少三项技能或才能（如钢琴、书画、网球等）。

● 将你的技能与才能与卖家的利益相结合。

● 列一个你要展现技能和才能的提纲，以及这些如何吸引卖家。