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农产品订单管理系统

时间:2022-07-04 百科知识 版权反馈
【摘要】:国际上有专家说:20世纪60年代企业靠成本取胜,80年代靠质量取胜,90年代则靠速度取胜,这里的速度指企业对订单的反应速度。其中有些活动可能会与订单录入同时进行,以缩短订单处理时间。影响订单处理时间的因素除订单处理的硬件和系统之外,还有其他许多因素会加快或延缓订单处理的时间。

国际上有专家说:20世纪60年代企业靠成本取胜,80年代靠质量取胜,90年代则靠速度取胜,这里的速度指企业对订单的反应速度。有资料表明:在许多行业中,与订单准备、订单传输、订单录入、订单履行相关的各项活动占据了整个订货周期(Order Cycle Time)的50%~70%。因此,如果企业希望通过短暂而稳定的订货周期来实现高水平的客户服务,关键就是要认真管理订单处理过程中的各项活动。

一、订单处理过程

订单处理过程是指包含在客户订货周期中的诸多活动。具体包括订单准备、订单传输、订单录入、订单履行、订单状况报告等要素。

订单处理过程的要素

(一)订单准备

订单准备是指搜集所需产品或服务的必要信息和正式提出购买要求的各项活动。

订单准备包括的内容有:确定供应商、由客户或销售人员填制订单、决定库存的可得性、与销售人员打电话通报订单信息、或在计算机菜单中进行选择等等。

这一活动从电子技术中获益匪浅,例如超市收银台的商品条码扫描系统。该项技术以电子化方式搜集所需商品的信息(尺寸、数量、品名),并提交给计算机做进一步的处理,加快了订单准备的速度。

买方还可以在网络上与卖方讨论特定产品的规格,确定可得性和价格,并进行选择。目前由于ERp系统的使用,一些工业企业的采购订单常常是根据库存消耗情况由计算机直接生成的。然后,利用电子数据交换技术(EDI),与供应商实现无纸贸易,从而降低订单准备成本,减少补货次数。

新技术的应用也使得人们不再有必要人工填制订单。语音感应型电脑和产品信息无线编码(被称为射频识别系统,Radio Frequency and Identification System,RFID)等新技术进一步缩短了订货周期中订单准备阶段所耗用的时间。

库存的可得性对订货周期影响巨大,它往往会迫使物流和信息流偏离现有的轨道。因为正常的情况下,货物大多数都是通过仓库发送给客户的;如果仓库中没有现货,就需要将订单传输给工厂,用工厂的库存来履行订单,如果工厂也没有库存,就必须填制生产订单,进行生产,然后由工厂直接送到客户的需用地。

(二)订单传输

订单传输是订单处理过程中的第二道工序,涉及订货请求从发出地点到订单录入地点的传输过程。

订单传输可以通过两种基本方式来完成:人工方式和电子方式,其中电子方式又包括电话/传真传输和网络传输。而订单传输时间因所选用的传输方式不同而大不相同。

人工方式包括邮寄订单,或由销售人员亲自将订单送到录入地点。作为传输方式之一,销售人员搜集、拣选订单后经邮寄传送所花费的时间可能最长,但是成本相对低廉。

随着免费服务电话、传真机以及互联网的广泛应用,利用电子方法传输订单的做法相当普及。这种高可靠性、高准确度的传输方式几乎可以瞬间完成订单信息的输送,已经基本取代了人工传输方法。

但是,企业在选择订单传输方式时除需要考虑传输速度、传输可靠性和准确性这些绩效指标以外,还应该考虑设备购置及运营的成本。

(三)订单录入

订单录入是指在订单实际履行前所进行的各项工作,包括:①核对订货信息(如商品名称与编号、数量、价格等)的准确性;②检查所需商品是否可得;③如有必要,准备补交货订单或取消订单的文件;④审核客户信用;⑤必要时,转录订单信息;⑤开具账单。

进行上述工作是很有必要的。由于订货中所包含的信息往往与要求的格式不完全吻合,如有的表述不够准确,因此在交给订单履行部门执行之前还需作一些处理工作,这样就会延误订单的传递时间。

订单录入可以由人工完成,也可以进行全自动处理。条形码、光学扫描仪以及计算机的使用极大地提高了该项活动的效率。其中,条形码和扫描技术对于准确、快速、低成本地录入订单信息尤为重要。与利用计算机键盘录入数据相比,条码扫描技术有显著的优越性,已经在零售、制造和服务行业被广泛运用。

从物流管理的角度来看,在订单录入阶段需要注意订单规模的问题,对订单规模进行限制,甚至可以拒绝接受低于最小订货量的订单。这样做可以确保企业不会产生高昂的运输成本,由供货企业支付运费的情况下更是如此。通过整合订单可以使运输调度更加有效,使仓库的拣货与装运模式更加优化

(四)订单履行

履行订单是由与实物有关的活动组成的,包括:①通过提取存货、生产或采购来获取所订购的货物;②对货物进行运输包装;③安排送货;④准备运输单证。其中有些活动可能会与订单录入同时进行,以缩短订单处理时间。

设定订单履行中的先后次序及相关程序会影响个别订单的总订货周期。但企业往往并没有就订单履行初始阶段即订单录入和处理的方法做出正式规定。有的企业可能会因为订单处理人员忙得不可开交而先处理不太复杂的订单,致使公司重要客户的订单在履行时拖延过久。订单处理的先后次序可能会影响到所有订单的处理速度,也可能影响到较重要订单的处理速度。以下是一些可供选择的优先权法则:①先收到,先处理;②使处理时间最短;③预先确定顺序号;④优先处理订货量较小、相对简单的订单;⑤优先处理承诺交货日期最早的订单;⑤优先处理距约定交货日期最近的订单。

有的企业在接到订单后并不立即履行订单发运货物,而是压后一段时间,以集中货物的运量,降低单位运输成本。这种决策确实需要制订更为周详的订单处理程序。这样做增加了问题的复杂性,因为这些程序必须与送货计划妥善协调,才能全面提高订单处理、交货作业的效率。

(五)订单状况报告

订单处理过程的最后环节是通过不断向客户报告订单处理过程中或货物交付过程中的状况,以确保优质的客户服务。具体而言,该项活动包括:①在整个订单周转过程中跟踪订单;②与客户交换订单处理进度、订单货物交付时间等方面的信息。这是一种监控活动,并不会影响处理订单的一般时间。

影响订单处理时间的因素

除订单处理的硬件和系统之外,还有其他许多因素会加快或延缓订单处理的时间。

(一)订单处理的先后顺序

按照订单收到的先后次序进行处理似乎对所有的客户更加公平,但将所有的客户同等对待的做法可能延长订单的平均处理时间。当订单处理工作繁重的时候,订单处理工作人员又有可能会先处理订货量小、相对简单的订单,而那些订货量较大的订单则被压到最后才处理,但这些大订单往往能为公司带来更多的利润。因此,从企业自身的角度出发,应该把有限的时间、生产能力及人力资源配置到更有利可图的订单上,享有优先级的订单被优先处理,而其他订单则稍后进行处理。

(二)订单履行的准确度

如果能够准确无误地完成客户订单的处理周期,不产生任何错误,那么订单处理时间是最短的,因此要尽量减少出错的几率。

(三)订单处理的方法

成批处理订单和合并运输都有可能延长客户的订货时间。把订单收集成组,进行批处理,可以降低处理成本。但另一方面,当订单达到一定批量时再处理则会增加订单的处理时间,尤其是那些先收到的订单。

企业也可能保留客户订购的货物直至达到一定的经济运输批量,即将几个小订单的货物集中在一起,组成较大的运输批量以降低运输成本。因此,合并运输与订单成批处理类似,在减少运输成本的同时,延长了订单处理时间,因此具体操作时要进行综合平衡,选择较为合适的处理方法。

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