控制职能概述

第一节　控制职能概述

一、控制的含义

维纳把控制论看做一门研究机器、生命和社会中控制和通信的一般规律的科学，更具体地说，是研究动态系统在变化的环境下如何保持平衡状态或稳定状态的科学。在控制论中，“控制”的定义是:为了改善某个或某些受控对象的功能或发展，需要获得并使用信息，以这种信息为基础而选出的、加于该对象上的作用，就叫做控制。

管理控制是指管理者为了保证实际工作与计划的要求相一致，按照既定的标准，对组织的各项工作进行检查、监督和调节的活动。

这一定义可以从下面几层含义进行理解:

1.控制是管理过程的一个阶段

它将组织的活动维持在允许的限度内，它的标准来自人们的期望，这些期望可以通过目标、指标、计划、程序或规章制度的形式表达。控制职能是使系统以一种比较可靠的、可信的、经济的方式进行运转。从实质上讲，控制必须同检查、核对或验证联系起来，这样才有可能使控制根据计划过程事先确定的标准来衡量实际的工作。

2.控制包括发现问题、分析问题、解决问题的整个过程

组织开展业务活动，由于受外部环境、内部条件的变化和人的认识问题、解决问题的能力的限制，实际执行结果与预定目标完全一致的情况是不多的。因此，对管理者来讲，重要的不是工作有无偏差，而是能否及时发现偏差，或通过对工作的深入了解，预测到潜在的偏差。发现偏差，才能找出造成偏差的原因、环节和责任者，采取针对性措施，纠正偏差。

3.控制职能的完成需要一个科学的程序

实现控制需要三个基本步骤:建立控制的标准;将实际绩效同标准进行比较;纠正偏差。没有标准就不可能有衡量绩效的依据;没有比较就无法知道绩效的好坏;不规定纠正偏差的措施，整个控制过程就会成为毫无意义的活动。

4.控制要有成效

控制要有成效必须具备以下要素:第一，控制系统必须具有可衡量性和可控制性，人们可以据此来了解标准;第二，有衡量这种特性的方法;第三，有用来比较实际结果和计划结果并评价两者之间差别的方法;第四，有一种调控系统，以保证必要时调整已知的标准。

5.控制的根本目的，在于保证组织活动过程和实际结果与计划目标及计划内容相一致，最终保证组织目标的实现

在现代管理工作中，控制活动作为管理的基本职能之一承担着两大任务:其一，是要维持现状，即在变化的内外环境中，通过控制工作，随时将计划的执行结果与标准进行比较，若发现有超过计划容许的范围的偏差时，则及时地采取必要的纠正措施，以防止偏差继续发展或再度发生，使系统的活动趋于相对稳定，实现组织的既定目标。其二，是要打破现状。在某些情况下，变化的内外环境会对组织提出新的要求。主管人员对现状不满，要改革、创新、开拓新局面。这时候，就势必打破现状，即纠正或修改已定的计划，确定新的目标和管理控制标准，使之更先进、合理。

二、管理控制系统及其要素

对管理控制系统和控制要素的熟悉和研究是实现有效控制的基础，控制人员务必由此开始其工作。

①控制环境，指一个组织进行管理控制所面临的环境，包括组织外部环境和内部环境。不考虑控制环境就不可能实施有效的内部控制。

②控制变量，指影响一个组织目标的关键因素和风险因素。组织目标能否顺利实现主要在于对风险因素、价值驱动因素等影响组织目标的关键因素的控制。因此，要搞好内部管理控制，找出关键因素，特别是风险因素是至关重要的。

③控制标准，指对一个组织进行管理控制的依据或准绳。控制标准规定了组织应该怎么做。控制标准是组织控制目标的分解。从控制对象划分，控制标准可分为投入控制标准、过程控制标准和结果控制标准。从控制依据划分，控制标准可分为预算控制标准、行业控制标准、历史控制标准等。控制标准的科学程度将直接影响管理控制的成效。

④信息计量，指对组织中的各项活动的信息进行计量与记录。信息计量反映了组织正在做什么。信息计量的相关性、可靠性是管理控制对信息计量最基本的质量要求。管理控制中的信息计量的相关性主要体现在与控制标准相关的方面上。管理控制中的信息计量的可靠性体现在对组织活动的真实反映上。

⑤执行评估，指对一个组织的活动状况进行评定与估计。执行评估的过程实际上是将信息计量与控制标准进行比较、分析的过程。因此，执行评估的状况既决定于控制标准和信息计量的质量，又决定了纠正偏差的效果。

⑥纠正偏差，指对评估过程中发现的实际执行情况与控制标准之间的差异进行及时矫正或纠正。控制的本质在于纠正偏差，这是保证控制标准和管理控制目标实现的关键，也是决定管理控制质量的根本要素。

⑦沟通交流，指上述管理控制要素之间的信息的及时传递或交流。这是管理控制的基础与保证。不明确控制环境和控制变量，就无法确定控制标准;没有控制标准与信息计量的沟通，就无法执行评估和纠正偏差。因此，没有各要素之间信息的及时交流与沟通，就没有有效的管理控制系统。

⑧监督控制，指对执行管理控制过程的质量进行监督。管理控制者本身也需要被控制或监督，这是一个完善的控制系统的必备要素。如果对控制水平的高低没有监督与评价，或者说控制好坏对控制者都一样，势必影响管理控制的水平与效果。

上述八个要素构成了完善的管理控制系统，缺少任何一个要素都将影响管理控制的质量。

三、控制的作用

管理控制在管理活动中的重要作用是显而易见的，其作用体现在以下三个方面:

1.管理控制是完成计划的重要保证

计划与控制是组织活动中不可或缺的两个紧密联系的重要环节。计划离不开控制，只有有效地控制，计划的实现才有切实的保证，目标才能变成现实。反之，计划又是控制的标准，计划越全面，越明确，控制的作用和效果就越大。脱离了计划，控制就失去了方向和标准，同时也失去了控制的意义。由此可见，控制是计划实现的重要保证。

2.管理控制是实现组织目标的根本措施

管理控制是以计划为标准和依据的，但管理控制的最高宗旨是实现组织的目标。在计划和执行的过程中会出现一些难以预料的情况，造成实际工作与计划不符的偏差。在这些偏差中，有些是工作偏差，应服从计划加以调整，有些是计划偏差，则应服从实际情况加以纠正。管理控制所承担的调整和纠正这两种偏差的作用不仅保证了计划的实现，而且又是对计划的完善和补充，从根本上保证了组织目标的实现。

3.管理控制是改进管理工作的有效手段

各管理职能之间从逻辑关系上看，有一个先后继起的关系，即先计划，继而组织，然后领导、决策，最后控制;从各管理职能的作用看，计划是前提，组织是保证，领导、决策是关键，控制是手段。然而，现实的管理过程中，控制穿插于各管理职能之间，存在于管理活动的全过程中。一旦计划付诸实施，控制就开始衡量和揭示计划的执行是否偏向走样，计划的进度是否准时，组织保证是否到位，人员配备是否合理，领导方式是否恰当，纠正措施是否得力等问题。控制职能存在于管理活动的全过程中，它不仅可以维持其他职能的正常活动，而且在必要的时候还承担着改造其他管理职能的作用。因此，管理控制是促进和推动工作方法和内容不断进步的有效手段。

四、实现有效控制的原则

(一)目的性原则

任何管理控制的目的必须明确，否则就使控制失去了存在的条件，且无法确定控制的标准。控制的基本目的通常有二:其一，使组织的实际工作按预定的计划进行并取得预期成果;其二，使组织的活动有所创新、有所前进，以达到一个新的高度。

(二)客观性原则

控制应该客观，这是对控制工作的基本要求。控制活动是通过人来实现的，难免受到主观因素的影响，使控制过程难以真正做到实事求是，这势必使控制变样、跑调，使控制本身失去控制，从而失去控制的意义。保证控制客观性的最有效的办法就是控制标准的制定、实际业绩的评估、差异的比较及控制措施的选择应力求客观、精准、合理和适度。控制不准确，情况不明，措施不适当，就会造成工作混乱。在纠正一种偏差的同时还要防止造成另一种偏差的出现，不使工作进程受到影响。

(三)灵活性原则

任何控制的进行务必要从实际情况出发，因为控制的形态是因控制对象的活动性质与必要性的不同而变化的，控制系统应该具有足够的灵活性以适应各种不同的变化，某种行之有效的控制手段、方法和措施，在另一种情况下未必行得通。因此，从实际情况的需要和可能出发，灵活制定相适应的控制方针，采用适宜的控制手段不仅必要，而且是必需的。

(四)可操作性原则

一个不容易理解和难以操作的控制系统是没有价值的。控制的可操作性原则具有两方面含义:一是控制必须使纠偏措施明确化，即必须明确缺陷发生的场所、环节，责任所在和所应采取的纠正手段与措施等。二是措施必须是可以投入实际运作的，能为控制者所理解和操作。控制不能只是在理论分析的基础上的结论。

(五)及时性原则

控制的及时性原则体现在及时发现偏差和及时纠正偏差两个方面。再好的信息，如果过时了就毫无用处，而且可能会造成不可弥补的损失。时滞现象是反馈控制的一个难以克服的困难。虽然从检查实施结果、再将结果同标准比较到找出偏差，可能不会花费很长的时间，但分析偏差产生的原因，并提出纠正偏差的具体办法也许旷日持久，当真正采取这些办法去纠正偏差时，已经时过境迁，实际情况可能有了很大变化，控制就难以发挥应有的效应。解决这一问题的较积极的办法是采取预防性控制措施。一个真正有效的控制系统应该能预测未来，提前对可能出现的偏差作出预估，预先采取措施，调整计划，而不是等问题真的出现了再去解决。

(六)全局性原则

一些管理者在进行控制工作时，往往从本部门的利益出发，只求能正确实现自己局部的目标而忽视了组织目标的实现。因此，在进行控制工作时，不能没有全局观点，要从整体利益出发来实施控制，将各个局部的目标协调一致。

(七)重点性原则

控制不能没有重点。平均使用力量，眉毛胡子一把抓，往往得不偿失。因此，对组织有战略性影响的因素、环节、活动、作业和事件应进行重点控制。另外，控制的重点还应放在容易出现偏差的地方，或者放在偏差造成的危害很大的地方。只有这样才能做到有所为，有所不为，有取有舍，突出重点地位，以利于在资源上确保所需。

(八)经济性原则

控制需要投入人力、物力、财力，从经济角度着眼，控制形态的选择必须将所需要的费用与所能产生的效果予以比较，选择最为经济的一种予以实施。考虑控制的经济性，一是要实行有选择的控制。全面周到无微不至的控制不仅是不必要的也是不可能的，应尽可能有重点、精心地选择必要的控制点;二是要努力降低控制过程中的各项耗费，改进控制方法和手段，提高控制的效率和效果。