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职能信息系统与集成信息系统_管理信息系统

时间:2020-06-20 百科知识 联系我们

职能信息系统与集成信息系统_管理信息系统

1.3.2 职能信息系统与集成信息系统

职能信息系统

如同可以根据组织层级将信息系统分类一样,信息系统也可根据组织的职能进行分类,据此可以将组织中的信息系统分为销售与营销信息系统、生产与运营信息系统、会计与财务信息系统、人力资源信息系统。

需要注意的是,由于每个职能领域都存在多种管理层次,因此在每个职能领域中往往都包含了操作、管理、知识及战略层的系统。比如说,销售部门通常有操作层的销售系统,记录每天的销售量并处理订单;知识层系统为公司产品设计促销展示方案;管理层系统追踪各区每月销售量,并报告哪些区域的销售量比预期的高或低;而战略层系统用来预测未来五年的销售趋势。可见,层次视角和职能视角只不过是看待信息系统的两个不同的角度。换句话说,某个信息系统从职能角度来看,可能是销售信息系统,但从层次角度来看,可能是一个事务处理系统。

销售与营销系统。销售与营销功能是负责销售组织的产品或服务。所谓的营销是指关注客户对于公司产品或服务的感受,确定客户的需求,规划并研发出适合客户所需要的产品,通过广告和促销活动来推销产品或服务。而销售则是与客户接触、销售产品和服务、接受订单及提供售后服务。销售和营销系统(sales and marketing information system)就是为这些活动提供支持。

生产与运营系统。生产与运营功能是指实际生产公司的产品或服务。生产与运营活动包括:生产目标的确立、生产计划的制定;产品原料的采购、储存和使用;生产设备的规划、发展及维护;生产现场的管理与控制;对生产制成品所需的设备、工具、生产原料及人工的安排等。生产与运营系统支持这些活动,其中生产计划、采购、库存管理等模块是核心内容。

会计与财务系统。财务和会计职能最早使用信息系统(在20世纪50年代)。组织中的财务和会计职能包括应收和应付账目、工资单、预算投资分析和审计,典型的系统应当处理这些职能的一些或全部。会计与财务系统首先能够处理日常的会计工作,维护及管理公司财务记录——收入、支出、折旧、薪资等以便掌握公司资金的流动。同时,系统应能够管理公司金融资产,如现金、股票债券及其他投资,以获得最大回报。

人力资源系统。我们已经讨论了组织如何使用信息系统管理资金、客户和生产所用的物料。但是,信息系统在帮助管理组织的最重要资产——人力资源方面能做些什么呢?人力资源的职能包括确定人员配备计划、招聘,以及管理现有的员工的工资、福利、培训等。人力资源信息系统主要支持的活动包括寻找潜在员工、维护既有员工的完整记录及开发培训课程提升员工的技能。例如在招聘方面,它可以帮助HR部门职员确定人员需求以及这些岗位所需的技能组合。许多公司现在使用基于Web的招聘服务发布职位空缺和接收个人简历

集成的信息系统

通过前面的内容,我们知道可以从层次、职能两个视角来分析、理解组织中的信息系统。需要说明的是,职能和层次分别代表着两种看待问题的角度,例如对于超市的POS系统,如果从层次的角度来看可能是侧重于事务处理的,但从职能的角度来看或许就是一个销售信息系统。(www.guayunfan.com)

在组织建设信息系统的过程中,往往以职能部门为单位建设信息系统,并且一般而言,首先建立面向事务处理的系统,然后在基础上再建立面向决策支持的系统。这些系统可能是独立建置的,彼此之间完全不相关,以至于不同的信息系统之间无法有效、流畅地沟通。这会导致什么问题呢?我们来看一下真实的企业是如何运作的。

层次、职能从静态的观点说明了组织的架构,而业务流程则从动态的视角阐明了组织的运行过程。所谓的业务流程,是指一系列逻辑上相关联的活动,它们反映出企业中具体的任务是如何执行的。订单履行、生产、采购等都是典型的业务流程,因此每一个企业都可以视为一系列业务流程的集合。更进一步而言,一个企业的效率就取决于其业务流程的设计与协调。虽然许多业务流程往往主要与某个特定的职能部门相关联,但是现实中更多的业务流程往往是跨越不同的部门,需要不同部门的分工与合作。

例如,对于一个顾客订单履行流程,首先,销售部门收到销售订单。该订单首先传递到财务部门,确认顾客可以通过信用赊账或者必须在发货前付款。一旦顾客的信用得到确认,生产部门将制订生产计划并生产商品。制造完成后,还需要通过物流部门或第三方把商品送给客户。最终,顾客不但会收到产品,而且在此前后还会收到告知其产品已经发出的发货通知和由财务部门提供的账单或发票

可见,完成一份订单,看似是一个很简单的过程,实际上是一系列需要公司各个部门相互协调的复杂的过程。此外,要有效地执行完成订单流程的所有步骤,不仅需要大量的信息,还需要公司信息的流动快速流畅,这种流动既包括公司内部的,也包括与其他商业合作伙伴,以及与顾客之间的。

正因为现实中的管理活动往往表现为一系列跨部门的流程,因此过去那种分割式的、职能部门导向的信息系统不能有效地支持业务流程,当然更谈不上支持企业做出明智的决策了。为解决上述问题,最常使用的解决方案是建立或购买一个新的、流程导向的、能够协调企业中不同职能部门、不同管理层次的集成化的系统。企业资源计划(enterprise resource planning,ERP)就是这样的系统。

ERP这种集成化的信息系统支持各个部门的运作,即涵盖了各职能信息系统的功能,并且在数据的一致性、支持跨部门流程的高效运作等方面表现出了比一系列分散的职能信息系统更强的优势。同时,虽然起初以ERP为代表的集成化系统主要侧重于理顺流程、支持业务流程的运作,更侧重于事务处理层面,但随着技术的发展,进一步地集成决策支持的功能也是发展方向。

ERP主要关注与企业的内部流程,但如今,随着企业间协作的加强,越来越需要从供应链整体的角度对企业进行管理和优化。另一方面,随着社会的发展和竞争的加剧,良好的客户关系成为企业盈利的越来越重要的长效动力。因而,帮助企业协调、管理、优化与供应商及客户间的流程的供应链管理系统(SCM)与客户关系管理系统(CRM)越来越受到青睐。

ERP、CRM和SCM是三类典型的流程导向的集成化的信息系统。从系统的观点来看,职能信息系统、层次信息系统可视为集成化的信息系统的子系统,因为一个集成化的信息系统往往涵盖了多个职能信息系统、层次信息系统功能,不仅如此,更重要的是它实现了各子系统间的有效整合,体现出了各子系统所不具有的优势。

本书的第7章、第8章将详细介绍有关ERP、CRM和SCM的内容。