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什么是管理信息系统

时间:2022-06-20 百科知识 版权反馈
【摘要】:超市的管理信息系统的前台主要是由电子收款机组成。信息系统的组成管理信息系统一般由人、硬件、软件、网络以及数据等部分构成。人不但是管理信息系统的使用者,同时也是决定管理信息系统使用效果的最重要的因素,基于这一点,我们说人在信息系统中起主导作用。与人工的方式相比,超市前台使用了信息系统之后,提高了销售的效率和准确率,通过前台电子收款机可以快速地获取商品信息、计算价款,并降低了这一过程可能出现的错误。

1.1 什么是管理信息系统

或许现在你还不了解什么是管理信息系统,企业应用了哪些管理信息系统,以及这些管理信息系统帮助企业解决了什么问题。但是,相信你一定接触过管理信息系统,因为它和我们的日常生活密切相关。

案例

超市信息系统的描述

你一定有在超市购物的经历,当你在超市收银台结账时,其实就是在使用管理信息系统完成结账任务。但是,我们看得见的仅仅是它的冰山一角,与我们(即顾客)接触的部分称为超市信息系统的前台,除此之外,信息系统还支持后台完成更多的工作,而这部分是普通顾客可能看不到的。图1-1给出了一个典型的超市管理信息系统的示意图

超市的管理信息系统的前台主要是由电子收款机组成。电子收款机可以记录销售了什么商品及其数量,然后计算总价,在顾客付款之后,他还负责把销售的商品和收入现金的数据保存下来。

那么,数据保存在哪里呢?保存在每个电子收款机里?虽然电子收款机看起来类似于我们的个人电脑,但数据一般并不保存在那里,而是保存在后台的服务器中,你可以认为服务器是一台高性能的计算机。那么,数据如何从收款机传送到服务器里呢?通过网络便可以完成这一任务,网络把前台与后台的各种设备,如电子收款机、个人电脑、服务器以及诸如打印机之类的设备连接起来。

图1-1 超市信息系统结构示意图

除前台的收银员之外,超市还有管理层以及其他部门的员工,超市信息系统的后台部分就能够支持这些员工的工作。例如,对于超市的销售经理,他们关心的是销售的汇总数据,而系统的后台能够将一定的时段的销售数据汇总后呈现给销售经理。对于其他部门的员工,例如采购部财务部,系统后台也应当提供相应的功能。可见,管理信息系统可以支持超市内部各个职能部门、各个层次的员工的工作。

除支持内部员工的工作之外,超市的信息系统也通过网络连接着外部的利益相关者。比如说,建立与银行的连接,可以支持顾客通过刷卡的方式结账,以及支持超市与其他商业伙伴的资金往来。另外,保持合适的库存对超市的经营至关重要,过去超市必须时刻关注商品的库存,当库存下降到一定水平时向供应商订货。而如今,在沃尔玛等信息系统应用水平较高的超市中,库存管理的任务可以交由供应商来完成,供应商通过网络访问其产品在超市的销售情况,以决定是否要向超市送货。此外,如果超市开通了购物网站以支持网上购物的话,实际上顾客就是在异地使用超市的信息系统。

除了超市的信息系统之外,我们身边还有大量的信息系统,可以说,我们的生活已经越来越离不开信息系统的支持。在了解了超市信息系统的基本结构和功能之后,下面结合这一系统,我们来分析两个问题:(1)管理信息系统由哪些部分组成?(2)管理信息系统的作用是什么?

信息系统的组成

管理信息系统一般由人、硬件、软件、网络以及数据等部分构成。

在超市的信息系统中,首先包括一些物理设备,如个人电脑、电子收款机、条码扫描仪、读卡器等,这些物理设备都属于硬件的范畴。具体来说,硬件不仅包括有处理能力的计算机系统,如掌上电脑、笔记本电脑或台式机、中型机系统以及大型机系统,还包括计算机外围设备,如用来输入信息和命令的键盘、鼠标、条码扫描仪、读卡器等,用来输出信息的显示器、打印机等,用来存储数据的磁盘、光盘等。

管理信息系统的另一个组成部分是软件。软件是一系列预先编好的程序指令,它可以分为两类,系统软件和应用软件。前者如操作系统程序,用于控制和支持计算机系统的运行。而应用软件是为满足终端用户特殊需求的计算机程序,它需要在系统软件的基础上运行,典型的例子如文字处理程序MS Word、电子表格软件MS Excel等。管理信息系统的软件就属于应用软件,在管理信息系统中,工作的过程通过软件固化下来,一方面提高了工作效率与准确性,另一方面也提高了工作处理流程的规范程度。

在超市的信息系统中,各种设备并不是孤立的,网络将电子收款机、服务器、个人电脑等连接在一起形成一个整体。各电子收款机和服务器之间进行数据的交换需要网络进行连接。供应商访问该超市以获取库存及销售信息需要网络的支持,顾客若想足不出户便能了解到超市的商品信息也需通过网络。当顾客使用信用卡结账时,超市便要与银行发生联系,而使这两个独立的企业能够共同完成一项业务的基础便是网络。所以,网络是信息系统的一个重要组成部分,离开网络,今天多数的信息系统将无法运转。

想象一下在收银台结账的情形,收款之前需要从系统中获取所购买商品的价格、折扣数据,收款之后则需要把销售的数量及收入的货款数据记录下来。可见,数据是信息系统的一个重要组成部分,它记录了业务处理的过程与结果。提供真实、准确的数据是信息系统的基本要求,为此需要对数据进行合理的组织与管理,现在一般使用数据库技术来管理数据,第2章将会专门探讨这一问题。对数据进行一定的处理,则可将其转换为信息,从而支持管理决策,1.2节将介绍数据与信息的基本概念。数据如何转换为信息是信息系统的重要任务,本书的后续章节将会不断深入这一议题。

千万不要忘了,管理信息系统还有一个最重要的组成部分——人。人不但是管理信息系统的使用者,同时也是决定管理信息系统使用效果的最重要的因素,基于这一点,我们说人在信息系统中起主导作用。信息系统中的人可以分为开发和管理信息系统的技术专家和最终用户两大类。信息系统的最终用户,也就是使用者,不但包括组织内部的人,各个职能部门、各个阶层的员工,而且还包括外部的利益相关者,如供应商、客户以及其他合作伙伴,这一点在超市信息系统中已经有明确的体现了。

组织为什么要使用信息系统

在了解了管理信息系统的组成之后,接下来我们探讨一下组织为什么要使用信息系统,也就是信息系统有什么作用。

首先,思考一下超市在使用信息系统前后发生了什么变化。与人工的方式相比,超市前台使用了信息系统之后,提高了销售的效率和准确率,通过前台电子收款机可以快速地获取商品信息、计算价款,并降低了这一过程可能出现的错误。在此基础上,在管理信息系统的支持下,后台的库存、采购以及财务、会计等部门都可以及时、准确地获取其关心的信息并高效地完成相关工作。

因此,管理信息系统的第一个作用是可以为各部门提供及时、准确的信息,简化它们的操作,支持其高效地处理业务活动,从而降低成本和增加利润。我们将其总结为支持业务流程和企业运营。今天,管理信息系统已经是企业运营的必备条件。想象一下,如果一个超市没有电子收款系统,如果一个银行没有ATM机和其他的信息系统,仍然使用基于纸的系统,是无法运转下去的。甚至是一家小小的零售店通常也需要信息系统。

今天,在支持业务流程和企业运营方面,集成是一个总的趋势。许多公司使用集成了生产与运营、销售与营销、会计与财务以及人力资源等业务功能的企业资源计划(ERP)系统来支持日常运营。在此基础上,进一步使用了供应链管理系统(SCM)和客户关系管理系统(CRM)来增强与商业伙伴和客户的关系。

决策是管理者最重要的工作之一。当组织基于管理信息系统处理日常业务时,将会存储下大量的数据。一些信息系统可以对大量的业务数据进行汇总、计算、分析,然后将结果以报表的形式呈现在管理者的面前,基于这些报表,管理者可以分析企业是否处于正常运营的状态,发现存在的问题或机遇,然后做出有益于企业生存及发展的决策。例如,对于超市而言,经理可以通过报表分析来了解各种商品的销售情况,以及哪些商品比较畅销,从而制定最优的订货时间和订货量。

有时,管理者面临着一些更为复杂的问题,例如,时装应该如何定价才能实现收入最大化。收入取决于价格和销售量,如果定一个过低的价格,虽然销售量可能会较高,但势必会影响总收入。但是,如果价格定得过高,可能会使时装在当季销售较少,大量积压的产品只能以很低的折扣处理,也无法最大化收入。对于这个问题,如果不通过定量的计算,你能仅仅通过想象得到最佳结果吗?但一些信息系统就可以使用模型和数据,进行分析计算,给出问题可能的最优方案,以支持管理者的决策判断。

所以,管理信息系统一方面可以提供信息,帮助管理者发现问题以便做出决策。另一方面,还可以帮助管理者对一些复杂问题进行分析判断。也就是说,管理信息系统可以支持决策制定,这是它的第二个作用。

归根结底,管理信息系统是为组织的战略目标而服务的。通常,一个公司之所以能够达到战略目标(或者受到阻碍),如提高利润或市场份额,部分原因在于它是否使用了信息系统以及信息系统的使用效果。如果利用好的话,信息系统可以帮助组织变得更有竞争力,获得超越竞争者的战略优势。也就是说,管理信息系统的另一作用是支持企业战略,获取竞争优势。

无论是用于支持运营,还是支持决策,率先采用信息系统都有可能为组织创造竞争优势。例如,联邦快递(FedEx)率先推出客户在网上自助查询包裹状态的服务,由于这一举措吸引了消费者,对其业绩提升有明显的促进作用,使得它曾获得先发优势。但是,其他服务商马上推出类似的系统,如今这一服务已成为快递业的标准。

Dell电脑的成功很大程度上归功于直销和大规模定制,但是,如果没有信息系统支持客户在网上下订单,如果没有信息系统支持公司的运营与决策,以便快速地将产品交到客户手中的话,无论多么好的战略也无法变成现实。

总结一下,企业应用信息系统有三个基本原因,或者说,信息系统在企业中起到三个至关重要的作用:支持业务流程和企业运营,支持员工和经理的决策制定,支持企业为获得竞争优势所制定的战略。

图1-2说明了信息系统的三个主要作用。

图1-2 信息系统应用的三个主要作用

管理信息系统的定义

通过上面的介绍,对于信息系统,我们应该有了初步的印象。广义上来讲,只要能够提供信息的系统都可以称为信息系统。但是,本章讲的信息系统指的是基于计算机的信息系统(Computer Based Information Systems,CBIS)。

虽然使用管理信息系统可以追溯到更早的年代,但作为一门学科来开展研究,管理信息系统始于20世纪80年代。其创始人,美国明尼苏达大学的戴维斯教授在20世纪80年代曾提出一个MIS定义:“管理信息系统是一个用来提供各种作业、管理和决策信息的、集成化的人—机系统,它包括计算机的硬件、软件、手工规程以及用于分析的模型等。”

除了这个定义之外,许多人都给出了表述形式各异的定义。我们可以看出,上述定义主要传达了两方面的含义,信息系统的组成和目的。不管怎么下定义,不外乎就是为围绕着这两方面展开的。因此,作为前面内容的总结,我们给出如下的定义:

管理信息系统是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络、数据管理技术等,进行信息的收集、储存、加工、传递、支持企业内部各个层次员工工作,并联系供应商与客户,以实现提高运营效率、做出明智决策,并获取战略优势的目的。

这个定义告诉我们:首先,信息系统有5个组成部分,并且,人在其中居于主导地位。其次,信息系统的工作内容是进行信息的收集、储存、加工、传递。再次,信息系统的用户不但包括企业内部各阶层的员工,还包括外部的利益相关者。最后则表明了信息系统的三个主要作用,这也是企业应用信息系统的主要目的。

在信息系统的5个构成要素中,除了人之外的4个要素都是技术层面的要素,它们都属于信息技术的范畴。信息系统的构建,自然离不开这些信息技术,并且信息系统的应用对人的行为和组织会产生重要的影响。但是,信息系统效能的发挥,最终还是通过人来实现的。技术上再先进的系统,如果使用它的人不能有效利用,如果它不能与组织有效地融合的话,也仅仅是一种摆设而已。

所以,人不仅是信息系统的一个要素,而且是最重要的一个要素。对信息系统的认识,不但要注意到技术的因素,更要重视人和组织因素的作用。

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