企业涉外事务管理

项目二　企业涉外事务管理

◎学习目标

知识目标

●了解涉外事务的性质与特点。

●熟悉接待外宾的常识。

●熟悉外事出访的程序。

●了解出入境要求。

能力目标

●能够做好外事接待工作。

●学会外事洽谈工作安排。

●能做好外事出访工作。

◎工作任务

●任务一：外事活动的合理安排。

●任务二：外事接待处理。

◎导入案例

案例一　海外产品展览会工作安排

庆华公司是一家生产LED的公司，十月在德国有一个大型家电展，公司准备参加这个重要的展览。公司准备由负责销售的成副总带队一行4名参加这次展会。海外参展的工作由行政部陈秘书协助办理。陈秘书接到任务后，先在网上查相关信息，并向举办方索取相关资料，然后根据资料填报了报名表，将公司参展的面积、参展人员和参展产品通报给展览公司。完成报名工作后不久，德国方的展位图也出来了，陈秘书将展位布置图给了成副总，成副总选定了一个靠正门入口的展位。这个展位人口流量很好。

陈秘书根据这个定位的标价写了一个费用请示，交给成副总，成副总批准后，陈秘书把请示交给财务，并提供了德国展览公司的账号，在一个星期后，主办方回复了一份发票和邀请函。

陈秘书拿到邀请函和发票后，让销售部门开始准备展品，另外向去参加展会的人员要来了身份证。陈秘书先是预定订双程飞机票和酒店，然后又拟了一份说明此次参展是由公司派遣，并且费用由公司承担的证明，让成副总签字后自己在证明上盖了公司证明章。陈秘书接下来又到人事部，要求他们提供成副总等4人收入证明及劳动合同复印件。之后，陈秘书又向4人要来了户口原件，身份证原件、暂住证原件、境外保险、护照，又从自己管理的保险柜中找来了公司营业执照正本，税务登记证正本，接着给广州德国领事馆打了电话咨询什么时间办理签证方便。打完电话后，陈秘书把这些材料全部交给了成副总，让他们4人最好在本周三去广州德国领事馆办理签证，同时还给了成副总德国领事馆的地址。

成副总他们的签证很快就签了下来。陈秘书接着又给市防疫中心打电话咨询办理“黄皮书”的手续与要求，了解到信息之后，陈秘书要成副总4人带上1寸照片，到市防疫中心进行接种，并领取接种证明。

经过一个月的准备工作成副总一行终于成行，陈秘书也松了一口气。

问题：出国需要办理哪些手续？陈秘书为什么先要订好飞机票与酒店？

案例二　外事接待安排应合理

龙雪今年大学刚毕业，应聘到一家电子公司从事办公室工作，公司为了拓展在南美的市场，决定在阿根廷、巴西、智利三国各选一家有较大实力的公司作为本公司产品的代理商。为了让代理商了解本公司，公司决定邀请三个公司的老板到中国来考察。为了做好这次外事接待，公司决定让行政部来负责，龙雪负责外宾的参观考察工作，参观当天，龙雪带领三个客人先是参观了产品和成果展示室，巴西客人对公司的产品很感兴趣，当拿起一个样品来看时，龙雪及时对客人进行详细讲解，并给了一份西班牙文的说明书。巴西客人当时脸有点愠色，放下资料看其他产品。然后，龙雪又带客户参观了公司车间。参观完公司后，为了让客人对本市增加了解，龙雪又带领了客人到本市的几个景点参观，直到晚上10点才结束，客人感到很累。第二天龙雪准备带3人客人到市郊几个景点去玩，但是客人都不想去，说昨天太辛苦了，想休息一天。龙雪只能调整计划。

思考题：

1.龙雪参观访问安排有没有问题，如果有请指出来。

2.外宾接待要尊重客人的禁忌，龙雪是否做到了？

◎理论导读

涉外事务管理概述

一、外事工作的构成要素与性质

1.外事工作的构成要素

外事是相对于内事而言的，原意指外交，但随着我国对外开放的扩大，现在外事多指一切涉外事务。即指国家机关与外国政府、国际组织、国际机构、外国企业、团体、外宾、华侨所进行的政治、经济、文化、法律、军事、旅游等一切交涉、会谈和活动。外事与外交基本要求是一样的，授权有限，外事无小事，外事工作要站稳立场、掌握政策、熟悉业务、严守纪律。外事与外交的区别只是两者规格不同而已，外交是最高层次的涉外事务。

一项外事活动需要具备下列五个要素：

（1）有两国或者两国以上人员参加，并代表各自的国家或单位；

（2）有实质性的活动内容，有明确的目的；

（3）采用一定的方式或形式；

（4）遵循一定国际礼仪与礼节；

（5）产生一定的影响和效果。

2.外事工作的性质

外事工作的对象主要是外国人，其次是本国公民。外事工作作为一项涉外工作，其实质是协调我国政府机关、企事业单位与外国政府、外国企业机构之间的关系，因此它是我国对外关系的一个窗口。做好外事工作，不仅可以促进我国与各国人民之间的友好往来，也可以促进企事业单位经济与文化的交流与发展。相反，外事工作没有做好，不仅影响企业的形象与经济利益，而且有时会给国家带来不可挽回的负面影响，甚至损害到国家利益，所以外事工作具有较明显的政治性。

另外，外事工作又具有事务性。无论是外事工作中两国人员的交流、谈判，还是本国人员出境，都有很多具体事务工作，比如，谈判，一个企业要在与外国企业谈判过程中取得较好的结果，需要从事外事工作人员在前期做大量的准备工作，在谈判过程中作好服务。这些工作都很具体，需要秘书认真去完成。

二、涉外事务管理的特点

涉外事务管理是对包括外交在内的一切涉外行政事务的管理和处理。它有自己的目标、原则、规范、主体、客体和手段，是一切涉外活动健康发展的保证。涉外事务管理具有下列特点。

1.政策性与事务性相结合

外事活动中的谈判、交涉、协议、签约以及友好交往等活动都是政策的表现。外事工作不同于一般的政治、经济和文化活动，它涉及国与国之间关系，它的工作直接影响着国家利益、民族荣誉，所以政策性很强。但是，任何一项重大的涉外事务又是一件件看起来是“小事”的事务性工作组成的，例如一个企业宴请外商，就要完成定场地、布置场地、拟定宴会标准和菜单、确定双方参加宴会人员名单、排好席次、制作与发送请柬、选派翻译、现场服务等，每一件事都有政治性，又有高度的事务性。

2.综合性与协调性相结合

外事工作涉及许多方面，大到政治、经济、军事、文化，小到交通、语言、生活起居等，无所不包。因此，一项外事工作的完成，需要各方面的配合，而外事工作人员在其中起协调作用，他一方面要协调中外双方之间的关系，另一方面要协调各部门之间的工作顺序，所以涉外事务管理是一项综合性、协调性强的工作。

3.时效性与纪律性相结合

外事工作讲效率，要善于抓时机。因此事先要做充分准备，遇到重大问题要请示，如果出现差错要及时报告，特别是当前对外经济活动非常活跃，外事工作人员应提高工作效率，为企业的经济发展提供良好的外事活动的环境。另外，企业的外事活动不能仅仅考虑本单位的经济利益，还要以维护国家、民族利益为己任，要有坚定的立场，贯彻国家外事政策，严守国家外事活动纪律。如果只为一己利益，不考虑国家的外事纪律，造成的后果轻则双方合作不愉快，合作中断，重则酿成外交事件。

三、外事接待原则

1.高度统一

企业在处理外事接待时，必须按照国家有关部门统一的方针政策、统一的行动部署、统一的对外表态口径，在外事部门的统一管理下，办理接待工作。在开展对外交往活动中，要加强组织观念，自觉遵守纪律，如实反映情况，严格执行请示报告制度，对应报告、请示和没有把握的事，要及时向外事部门请示，不能擅自做主，各行其是。

2.维护国家利益和民族尊严

涉外接待活动要坚决维护国家主权和利益，维护民族尊严，严格按国家的法律法令办来，绝对不允许做出有损国格、人格的事。

3.平行相待

在外事接待工作中应体现我国在国际交往中大小国家一律平等的原则，反对大国主义，也不妄自菲薄。尊重各国的风俗习惯、不强加于人，举止端庄大方，不卑不亢，讲究文明礼貌，做到热情友好。

4.内外有别

在外事接待中，要严守国家与企业的机密，凡属机密事项，未经批准，任何人都不得以任何方式在对外交往中泄露。

5.注意调查研究

做好接待工作，应在接待前做好调查研究，尽量多地收集被接待人的相关信息，这样才能保证接待工作的针对性，保证接待工作的实效。