人力资源事务审计

第四节　人力资源事务审计

专业的人事工作出现在20世纪早期，那时人事管理工作者第一次从基层管理人员那里接过了雇员的雇佣和解雇工作，掌管工资发放以及管理福利计划。当时人事工作的作用在很大程度上是保证企业遵守日常的管理程序。随着在甄选、面试等一些领域中的新技术开始出现，人事部门的角色开始扩展到雇员甄选、培训和晋升等方面。20世纪30年代工会立法的出现，导致人力资源管理工作新的重点是与工会打交道，处理集体劳资关系事务，并在此过程中保护公司的利益。20世纪60年代以来歧视立法的颁布意味着公司需要进行更加有效的人事工作以应对雇佣保护立法的影响。但是人事工作的重心依然是如何更好地保护组织，而不是它对组织的有效性如何作出积极的贡献⁽⁷⁾。随着传统的人事管理向战略性的人力资源管理转变，人力资源事务逐渐被忽视了，而不是消失了。人力资源事务仍然是人力资源管理的基本形式，这种忽视可能会带来意料不到的负面影响，因此，我们关注人力资源事务审计。

一、人力资源事务的分类

从处理人力资源事务的主体特征与权限来看，我们可以将人力资源事务划分为三大类：内部型事务、外部型事务与混合型事务。但是，这种对事务的划分是静态的，随着各种影响因素的变化，它们相互之间会出现转换，如内部型的工资发放事务会转成外部型的银行发放。有些事务可能会消失，像过去很多需要向政府部门申请审批而报送的材料由于公共行政改革而取消；同样也因为这种改革引起了新的事务的出现。有些事务因为信息技术的出现而改变了工作的形式，例如，人力资源信息系统的出现会导致日常考勤电子化并直接将考勤结果转到薪酬计算中。因此，对于人力资源事务审计来说，既需要关注其基本内容的审计，同时也需要根据其特点而有所侧重。

显而易见，人力资源内部型事务是最为传统的事务，也是最基本最日常的人力资源管理活动，如人事档案管理事务、福利发放事务、日常考勤事务等。这里我们以人力资源管理领域最古老的人事档案管理为例，来描述人力资源管理事务的内容与特点，并说明信息技术的变化对人事档案管理的影响。人事档案管理作为人力资源管理人员工作的基本内容之一，其功能主要是管理各类员工（包括在职员工、解聘员工、离退员工及其他类别人员）的人事信息，主要包括人员档案、类别和信息集的设置等。

由于信息技术的发展，内部型的人力资源事务的形式发生了很大的变化，可以说基本上都电子化了。人力资源管理信息系统，就是应用计算机及其网络技术，融合科学的管理方法，辅助人力资源管理从业人员完成信息管理和职能完善的应用系统⁽⁸⁾。人力资源管理信息系统的发展可以追溯到20世纪60年代末期⁽⁹⁾。由于当时计算机技术已经进入实用阶段，同时大型企业用手工来计算和发放薪资既费时费力又非常容易出差错，为了解决这个矛盾，早期的人力资源管理系统相继应运而生。这时的人力资源管理软件，着重于对人力资源信息的采集、维护等功能，主要表现在软件中的模块大多是人事信息管理模块、薪资计算模块、考勤模块、福利管理模块等人事事务管理领域。经历了近50年的变迁，人力资源信息管理系统依托互联网和应用系统平台，从HRIS到HRMS再到EHR，正逐步把人力资源管理向企业战略性伙伴的目标稳步推进⁽¹⁰⁾。

人力资源外部型事务就是指过去内部型事务转向由外部机构来开展，人力资源外包是最典型的形式。人力资源外包是指让第三方服务商或服务出售商连续提供人力资源活动管理服务，以便降低企业的管理成本、提高管理效率、集中优势资源提升企业核心竞争力⁽¹¹⁾。人力资源部门作为一个职能部门，需要为企业提供必要的事务性工作，如员工招聘、档案管理、工资福利、培训、绩效考评、劳动关系等，这些人力资源职能工作在操作上具有基础性、重复性和通用性的特点，使得人力资源管理外包成为可能。人力资源外包所带来的收益是显而易见的。（1）它可以降低经营成本，改善经营绩效，增加人力资源的服务品质⁽¹²⁾。人力资源外包减少了分配在行政性、事务性、非经常人力资源活动上的投入，且从专业咨询公司那里获取的有关人力资源方面的信息和高质量的服务，远比企业自身拥有的庞大繁杂的人事管理队伍更能节约成本，从而使得人力资源管理的开支大大降低。（2）人力资源部门可以从繁重的低层次、重复性事务中“解脱”出来，专注战略性的业务和工作，如企业的人力资源规划、员工职业生涯管理、企业文化构建和传播等。（3）人力资源外包能够大大增进人力资源部门服务的效能，帮助企业建立完善的人力资源管理制度⁽¹³⁾；同时，由于受委托的人或机构对该项特定工作具备相关专业知识、擅长实际操作，会使这些工作完成得更加出色。对于外部型事务，一个组织的人力资源人员已经不再管理这些具体事务，而是与外部机构打交道要求他们按照组织的要求和标准完成这些事务。

人力资源混合型事务主要是由组织和外部机构共同完成的事务。这类事务主要是由于政府对劳动力市场的管制产生的。通常的形式是政府通过政策文件或者立法要求组织对其员工或者政府宏观管理承担特定的责任，这种责任的履行构成混合型事务。人力资源混合型事务的基本特征是：外部机构提出一项人力资源事务的基本要求与标准，然后企业根据这个要求和标准完成专项工作并提交给外部机构审核或备案，得到政府认可或批准之后，此项事务完成；或者重新按照这个流程修改完善。这类事务主要有两类：一类是组织对员工承担的法律规定的责任，例如，核算缴纳社会保险等（参见表5-10）；另一类是组织对政府承担的责任，例如，企业需要向政府统计部门提交员工统计数据信息。在这一类事务中，企业人力资源人员不仅要处理好人力资源事务工作，而且要处理好与政府的公共关系。

表5-10　补缴基本养老保险费申报要求

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资料来源：北京市经济开发区管委会网站，www.bda.gov.cn。

二、人力资源事务的审计方法

由于三类人力资源事务的特点不同，因此在进行人力资源审计的时候，除了关注人力资源工作的基本要求之外，还需要特别关注其特殊方面。我们传统上对内部型的人力资源事务都比较熟悉，因此这里提供一个案例就能很清楚地解决这个问题。在国华电力人力资源风险管理项目中，试图通过对人力资源各项业务活动效果与目标值显现出的各种差异作全面、系统的盘点分析，就是说，无论做哪项业务，先要明白“做什么？”，“做到什么程度？”，“会出现哪些问题？”，等等（参见表5-11）。在人力资源内部型事务的审计实践中，我们需要关注的是“业务内容”部分。除了表中提到的项目之外，这项事务执行的时间、地点、执行人、相关的文本文件、其他利益相关人、事务执行的结果、可改进的空间等都是非常需要注意的。

表5-11　人力资源业务分析表

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资料来源：张振香、杨伟国，《发电企业人力资源管理理论与实践》，中国劳动社会保障出版社，2009年。

关于外部型事务的审计，主要是与其风险联系在一起的，这些风险正是我们需要审计的。将人力资源的某些事务外包出去并不意味着该项业务不重要，也不是人力资源管理者责任的免除。这其中有很多风险是需要注意和考虑的⁽¹⁴⁾。安全性是一个大问题，在长期合作中，外包机构或多或少地掌握了企业的信息、机密，可能以此控制企业，使企业不能自由选择外包服务商，或者外包商将其掌握的信息与其他客户分享，泄露企业招聘、薪酬、福利制度等敏感性信息，使企业丧失对某些人力资源管理技能和优势资源的独占性，因此寻找一个忠实可靠的合作伙伴是至关重要的⁽¹⁵⁾。从而，人力资源外部型事务审计的核心实际上在于选择合适的人力资源外包商。

企业必须事先针对外包商进行深入的调查与核实，确定外包服务商的选择范围、方式和指标体系。该评价指标一方面可以作为企业评选外包服务商的依据，另一方面也可以作为对将来选中的外包服务商提出的要求。外包服务商评价指标体系的确定应当从外包服务提供商本身的素质、服务质量和服务费用三个方面进行评价（参见表5-12）。外包服务商本身的素质是提供高水平外包服务的基础；服务费用对于希望通过外包服务降低成本的企业也是非常重要的考虑因素。

表5-12　外包服务商的评价指标和评价标准

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资料来源：王养成，“人力资源外包服务商选择组合评价模型”，《生产力研究》，2007年10期，第111页。

人力资源混合型事务审计的关注点在于以下三个方面。（1）充分理解事务的内容与要求。（2）按照外部机构的要求建立良好的公共关系。大多数混合型事务的法律性都很强，因此对其内容、标准与要求要予以特别注意，尽可能避免因为理解不到位而不能很好地完成这些工作，轻则无谓地增加了工作时间，重则因为违反法律规定受到处罚并极大地破坏了企业的声誉，犯下典型的“因小失大”的错误。（3）所有企业都是在政府规制下运行的，特别是政府对于劳动与人力资源领域的事务格外重视，因为涉及民生与劳工权利。因此，一个企业需要正视这个环境的特点，不仅要把工作做好，还需要与政府建立起良好的工作关系，强化与政府的沟通，这就对人力资源工作提出了更高的要求。

所有的人力资源事务都可以从专业的角度上去加以改进，这需要我们投入精力去研究审计，然后才能找到更好地解决问题的办法。如果人力资源部不能做到这一点，也认为人力资源事务是一种不需要专业的工作，而且只有那些专业基础很一般的人才会去做人力资源管理，甚至于人力资源管理工作凡是人都能做，那么人力资源部永远会是一个不折不扣的事务性部门，人力资源经理则永远是一个忙于这些附加值极低的事务性工作的高级办事员。找不到人力资源事务与人力资源管理的内在关系，更不可能理解战略人力资源管理的内涵，从而也就无缘成为公司发展的战略伙伴了。