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人力资源制度审计_战略人力资源审计

时间:2020-06-14 百科知识 联系我们

人力资源制度审计_战略人力资源审计

第三节 人力资源制度审计

人力资源制度不仅是人力资源管理规则的核心,而且也是人力资源管理的核心。“无规矩不成方圆”,人力资源制度确定了组织人力资源管理秩序,是组织的“法律”。人力资源制度审计的目的就是防止组织“法律”的缺失,为改进制度合理性、强化制度执行性、增进制度反馈性奠定基础。

一、人力资源制度存在性与制度审计

人力资源制度是指组织为特定目的而确定的人力资源管理原则、规范、条件、权利义务关系的综合,通常体现为组织的人力资源管理制度、规定、办法等。人力资源制度作为规则,是与人力资源行动相对应的,但两者都从属于组织战略。人力资源制度的核心在于管理秩序,而人力资源行动的核心在于管理结果;制度针对事(或只针对抽象的人、职位等),而行动则针对人,即谁做的、谁是责任人;制度是相对稳定的,而行动始终是动态的;行动必须遵循制度规范,而制度规范时刻在行动中得到体现。人力资源管理的核心在于有制度的行动,只有行动,才能检验制度并改进制度。

人力资源制度不可或缺,但却不存在最优的制度数量规定。一个经验原则是制度应该完备且简约。完备原则是指制度的覆盖面应该是完整的,从而所有的人力资源行动都能够有明确的规范可以遵循而不至于流于随意性;简约原则是指制度的数量应该是精简的,“制度至上主义”(即制定大量的规章制度)不仅容易产生制度之间相互关系的复杂化,而且在执行中也容易造成不知所从。制度本来为秩序而存在,最终却是制度造成了秩序混乱。

人力资源制度的制定也须遵循循序渐进的原则———临时原则与粗放原则。这是指在尚不能确定制度的合理性或制度没有得到人力资源行动检验的时候尽可能保持制度的临时性和粗放性特点,以便于制度的完善与调整。其原因在于组织正式的制度规范具有一定的刚性,不仅调整本身具有成本,更重要的是人力资源制度的调整或意味着员工利益关系的变化,或意味着会产生执行制度者的学习成本,从而可能会导致来自各个层面的反对。

此外,人力资源制度的制定模式一般遵循以下四种:事件法、借鉴法、演绎法和博弈法。(1)事件法是一种制度制定的经验方法,它是指在经历一个特定事件的过程中,对处理该事件的方法上升为一般规定,作为处理类似事件的规范,可以理解为组织制度领域中的“判例法”。它的出现通常是由于这类事件是第一次发生,并没有成形的制度可以适用但问题本身需要解决,因此需要一个专门针对该事件的解决办法。(2)借鉴法是人力资源制度制定的常见方法,其基本做法就是参考其他组织如何制定某项制度,然后采取复制并加入组织特性的方法来制定组织自己的相应制度。借鉴法有时也被称为“最佳实践法”或“基准法”。(3)演绎法的核心是理论推演,即在人力资源管理理论的指导下确定某项制度的基本内容与逻辑结构,然后考虑组织的自身特性,最终确定相应的人力资源制度。(4)博弈法常见于有相应的雇主和员工组织的公司或其他机构,由于人力资源制度在很大程度上关系到员工的切身利益,而同时又对公司的投入有很大影响,因此在制定这一类制度时,劳资双方必定要进行讨价还价以期获得对自己最优的规定,最终的制度是这种相互博弈的结果,并大体实现了双方利益的均衡。

由于人力资源制度对于组织的价值,因此,对组织的人力资源制度进行审计以符合组织的要求就自然而然了。人力资源制度审计主要包括三类审计:人力资源制度合理性审计、人力资源制度执行性审计与人力资源制度反馈性审计。人力资源制度合理性审计关心的是制度是否切合组织的需要;人力资源制度执行性审计关心的是制度是否得以执行、执行的程度如何以及产生偏差的原因与后果是什么;人力资源制度反馈性审计关心的是员工对人力资源制度的兴趣、态度、评价与建议等。

二、人力资源制度合理性审计

对于人力资源制度合理性的理解可以有以下三个标准。第一,从人力资源管理的理论来说,需要检查特定的人力资源制度在逻辑上是否成立、是否具有理论一致性,因为理论作为“一般规律”原则上是适用于判断所有制度的。第二,从人力资源管理的实践来说,需要了解其他组织特别是具有相同或相似性质和特点的组织是如何制定其人力资源制度的。这里面的一个隐含假定是具有相同或相似性质或特点的组织应该具有相同或相似的人力资源制度。如果将这个假定推到极致,就是两个完全相同的组织应该具有完全相同的人力资源制度。从制度最优性角度说,这个假定是可以接受的,因此在一定程度上,同类实践可以作为判断制度合理性的标准。第三,从人力资源管理的组织特征来说,人力资源制度必须切合组织的实际需要与环境(如组织战略要求、组织内部环境等)。显然,就一个特定组织的人力资源制度来说,组织内部要求是确定制度合理性的最重要的标准。但是,如何满足这种切合性显然既有赖于人力资源管理理论的支持,又有赖于人力资源管理实践的证实。因此,这三个标准应该是相互支持、相互依存的。(www.guayunfan.com)

制度合理性的标准确定之后,人力资源制度合理性审计的主要任务就是依据这些标准去对特定的人力资源制度进行审计分析,寻找“缺口”(如与理论的差距、与同类实践的不一致性、与组织需求的差距等)。但更重要的是,我们要确定这个“缺口”到底是真正的“制度缺陷”,还是组织的“制度创新”。虽然存在着判断的难度,但是必须明确的是,任何制度创新在逻辑上一定是可以解释的。制度合理性审计还有一项任务就是要明晰制度改进的速度,也就是说,通过制度合理性审计,我们所能发现的制度缺陷应该越来越少,即人力资源制度规范日趋合理———这也是人力资源审计始终关心的问题。制度合理性审计的最后一项任务实际上需要通过制度执行性审计才能得以完成,即只有最终的结果才能证明制度是否合理,因为不管我们采用何种标准来作判断,它们在本质上都是一种理论上的推演。当然,造成特定结果的并非完全是制度本身,所以在运用这个结果作为判断制度合理性标准的时候,必须剔除执行性因素。

三、人力资源制度执行性审计

人力资源制度执行性审计要解决下列问题:(1)制度是否得以执行;(2)制度执行是否存在偏差(以制度本身作为目标来衡量);(3)制度执行偏差的原因何在;(4)制度执行偏差的可能后果如何;(5)制度执行校正措施的方向是什么。很多组织并非没有人力资源制度,也并非制度不合理,但制度很少得以执行,或者随时非程序化地变更调整制度,或者不完全执行,从而导致制度是为制度本身而存在的,而不是为执行而存在的怪象。最终的结果是组织的人力资源管理秩序遭到破坏,人力资源制度信誉丧失殆尽。

人力资源制度是否得到执行以及是否存在偏差在组织人力资源管理过程中非常容易确定,人力资源制度执行的偏差程度也可以以制度本身作为目标来进行有效测量。人力资源制度执行性审计的主要困难在于确定制度执行偏差的原因,这也是人力资源制度执行性审计最重要的任务。造成组织人力资源制度执行偏差的具体原因可能非常复杂,但可以总体归结为“四不”。(1)动机不纯。有些组织的人力资源制度根本就不是用来执行的,只不过是吸引与激励人才的招牌,是员工单向履行工作义务的不对称制度。当员工有效履约之后,组织则以各种理由为自己的义务开脱,或干脆在组织该兑现承诺之前将有关的员工解雇,从而直接免除履约之责。随着市场机制的完善与信息流的畅通,这类组织的生存空间越来越小,但它们会永远存在,而且它们的危害也非常严重。(2)能力不足。最典型的例子是组织领导人常常在各类场合为公司员工的发展描绘了美妙的前景,但或由于人力资源制度内涵太大,难以在领导人宣称的时间内兑现,引起员工对制度的怀疑;或由于缺乏有效的管理技术与工具,难以将制度切实地转化为管理行动,影响了企业制度的信誉,这其中的核心问题在于人力资源制度与制度实施之间的专业能力缺口太大。这种情形在国有企业中是很常见的,企业老总总是希望给员工带来新的激励而不断提出新的制度设想,员工则因此备受鼓舞,但人力资源部则由于“制度理解力与实施力”有限而穷于应付,最终人力资源制度的信誉危机难以避免。(3)组织的经营不善。这里主要是指企业,IT业可能是最恰当的代表。IT行业一贯被大众视为知识经济的代表和典范,更应推崇以人为本经营理念。而如何对待劳动用工和处理裁员的善后问题,则直接反映着一个行业成熟与规范的程度,特别是对于IT业这类知识密集型的高科技行业,对人才的态度将决定它的将来。但不幸的是,不管人力资源制度采取何种形式实施,最后都是要靠现金来支持,IT业的不景气导致现金流的枯竭使得大多数IT公司的许多人力资源制度成为空头支票。不过,与动机不纯的根源极为不同的是,很多IT公司是“心有余而力不足”。(4)政策不许。这也更多地与国有企业有关。国有企业员工持股的暂停、期股期权的缓行等诸如此类的国家政策限制或类似的政策制度多变既影响了国有企业制定人力资源制度的空间,又影响了企业已经对员工所作的制度承诺,国有企业竞争力不足或多或少与此也有些关联。

人力资源制度执行性审计的又一个任务是确定制度执行偏差有可能带来的后果。简而言之,因制度执行偏差而导致的人力资源制度的信誉危机轻则影响员工士气,重则导致组织衰亡。从企业角度解释,这种逻辑会更为清晰。企业只不过是整合资源生产剩余价值的一种装置而已,这其中所有的资源都要经过人力资源的转换功能才能实现剩余价值产出,因此,制定人力资源制度,对企业经营过程中企业与员工之间的权利与义务关系作出制度性安排,激活人力资源的转换能量,就成为企业经营管理的重中之重。特别是传统的工业经济结构正在向全球知识经济时代转变,企业战略扩张越来越多地取决于人力资本驱动,从而,提升人力资源制度水平,珍爱人力资源制度信誉至关重要。一旦人力资源制度不能得以有效实施而失信于员工乃至社会,企业的命运将受制于“五害”的威胁。(1)五害之一是降温效应。人力资源制度失信于员工而对企业造成的直接损害是当事人工作热情与业绩下降导致对企业业绩贡献的减少。公司的制度承诺没有兑现势必会损伤当事员工的积极性,引起员工的不满情绪以及对公司人力资源制度信誉的怀疑,这种不满情绪与怀疑使得员工降低工作努力程度与实际贡献,至多能做到“安分守己”,无法再企求员工的创造性!(2)一旦员工的不满所带来的牢骚与抱怨影响了部门乃至全公司员工的士气时,这便出现了五害之二:传染效应,即一人的怀疑转变成对公司人力资源制度的怀疑,且会弥漫到整个公司。(3)而当对人力资源制度的怀疑转移到财务会计市场营销等其他制度领域时,我们认为会出现五害之三,即扩散效应。以上“三害”发生时,企业已处于内部的经营管理危机之中。(4)更为严重的是,员工可能会因为公司人力资源制度的信誉问题而诉诸仲裁或法院、诉诸新闻媒体,有损于公司的社会形象,使社会对公司产生不信任感,不利于公司的长远发展,从而发生溢出效应,也即五害之四。(5)最为严重的是伤元效应———五害之五。当事员工投奔公司的竞争对手,带走客户,更有甚者,窃走公司商业机密,故意毁坏公司形象,使公司元气大伤。

人力资源制度执行性审计最后一项任务是确定制度执行校正措施的方向(具体的措施却不是由人力资源制度所能完成的)。根本之策是避免偏差的发生,其中之关键在于提高组织人力资源制度水平。在制度结构上,保证国家法定的权利义务,企业层面的制度措施尽可能与组织状况挂钩,力求实现“同甘共苦”的分享分担模式;在制度实施上,组织领导人确需慎言,不能“随意”扩展人力资源制度的范围,人力资源专业人士要强化专业学习,提升制度实施能力,防止技术性的因素对制度信誉产生实质性的不良影响。对于因经营不善或政策变化等不可抗力引发的制度承诺无法兑现,组织应尽快向相关员工作出解释,并提供相应的补救措施;而若是起因于专业能力缺口,则企业需要谋求专业咨询研究机构来解决。不管如何解决,企业在事后都应全面审计人力资源制度,确保制度内涵与实施能力相匹配。

四、人力资源制度反馈性审计

就人力资源制度而言,尽管制度内容非常重要,但更重要的是员工的感受如何。因为这种感受会改变员工的工作动机,影响其工作行为,从而会使得人力资源管理系统失灵,无法有效支撑组织战略目标的实现。而解决这个问题既需要员工适度参与人力资源制度的形成过程,更需要组织在制度制定及执行过程中强化对员工的宣传以及与员工的有效沟通,还需要通过反馈性手段来了解员工对人力资源制度的兴趣、态度、评价与建议等———这也就是人力资源制度反馈性审计的主要任务。

就一项特定的人力资源制度来说,人力资源制度反馈性审计主要关心以下六个方面的问题。第一,员工是否知道有没有某项人力资源制度。在很多组织中,员工根本就不知道有哪些人力资源制度的存在,而人力资源制度的最大特色恰恰又在于它与组织中每一个员工的利益密切相关。一个典型的例子是绩效考核。在一些组织中,员工根本就不知道有这项制度(及其配套措施与规定)的存在,而年关一到,人力资源部门就拿出考核表进行员工绩效年度考核,其结果不外乎两种:要么走走过场,应付了事;要么激起员工的反感和抗议,因为这明显有年关算账的意味。如果员工连制度是否存在都不清楚,何谈制度管理,更何谈制度效果。第二,员工是否想知道有没有这项制度。这其中的原因主要在于员工参与性的感受,即整个人力资源制度的制定、执行以及结果基本上与员工的态度和意见没有多大关系,员工只需要服从即可,这样的话,热情参与只会吃力不讨好。但如果是相反的情形,员工必然愿意参与制度的制定与改进过程。第三,员工是否知道这项制度的基本内容。这是大多数组织的常态:员工大体知道有这样一项制度,但不知道它说些什么,因此,制度的执行结果也就可想而知了。第四,员工是否觉得组织切实执行了这项制度。员工如果认为组织并没有执行某项人力资源制度比没有这项制度更糟糕,这就涉及到制度信誉危机问题。第五,员工对这项人力资源制度的基本评价。员工有没有对这项制度发表评价以及如何评价是组织应该关心的问题。实际上,员工的任何评价对组织都是有价值的,能够反映出员工对组织人力资源管理的一些倾向,最危险的情形是“鸦雀无声”。第六,员工对这项人力资源制度建设与完善的建议。只要员工能够提出意见,这就是组织的希望所在。

任何一个组织,如果想获得持续性的发展,都需要定期地通过深度访谈问卷调查的方式进行人力资源制度审计,以获取员工对人力资源制度的反馈性信息,以利于组织在人力资源管理上的持续改进。毕竟,人力资源是所有资源中唯一具有能动性的资源,它对组织战略目标的贡献不仅取决于人力资本存量,而且取决于人力资本增量,更取决于人力资源的态度与动机,这使得人力资源贡献存在一个巨大的震荡区间。人力资本存量与增量大,如果态度正向,则人力资源将发挥巨大的积极作用;而一旦态度转为负向,则人力资源对组织的影响可能是致命的。