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客户供应商往来管理

时间:2022-11-24 理论教育 版权反馈
【摘要】:总账系统为企业提供清理所有具有往来性质账户的功能,包括客户往来、供应商往来和个人往来的清理。往来管理主要涉及往来辅助账余额表、明细账的查询及其正式账簿的打印,以及往来账的清理。往来账清理主要是对往来账户的勾对,并提供账龄分析及催款单。对已达往来账应该及时作往来账的两清工作。应收账款的账龄分析是往来管理的重要功能之一。

4.3.6 客户|供应商往来管理

由于赊销(赊购)或其他方面的原因,形成了企业往来款项,这些往来款项若不能有效管理,就会使企业的经营活动受到一定影响,因此加强往来款项管理是一项不容忽视的工作。总账系统为企业提供清理所有具有往来性质账户的功能,包括客户往来、供应商往来和个人往来的清理。

往来管理主要涉及往来辅助账余额表、明细账的查询及其正式账簿的打印,以及往来账的清理。往来账清理主要是对往来账户的勾对,并提供账龄分析及催款单。

本节以客户往来辅助账为例,说明往来管理的主要内容,供应商往来管理与此基本相同。

1.往来两清

对已达往来账应该及时作往来账的两清工作。例如,上月向某单位销货时应收1000元,本月收回欠款1000元,两清就是在这两笔业务上同时打上“标记”,表示这笔往来业务已结清。

两清应该分“科目”、“往来客户|供应商”进行。首先选择往来科目,然后选择往来客户|供应商,再选择两清方式,进行两清处理。

往来两清的处理方式有计算机自动勾对和手工强制勾对两种。

自动勾对是指计算机自动将所有已结清的往来业务打上“标记”。

两清依据包括按部门两清、按项目两清和按票号两清。

(1)按部门两清:对于同一科目下部门相同、供货方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对。

(2)按项目两清:对于同一科目同一往来户下,辅助核算项目相同的往来款项多笔借方(贷方)合计相等。

(3)按票号两清:对于同一科目下相同票号、借贷方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对。

查询方式包括专认勾对、逐笔勾对和全额勾对。

(1)专认勾对:即按业务号勾对,通过在制单过程中指定业务编号或字符,作为往来账勾对标识,对于同一科目下业务号相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录进行自动勾对。

(2)逐笔勾对:在未指定业务号的情况下,系统按金额一致、方向相反的原则自动勾对同一科目下同一往来户的往来款项。

(3)全额勾对:为提高对账成功率,对于同一科目同一往来户下,可能存在着借方(贷方)的某项合计项进行勾对。

系统自动勾对时,第一次按专认勾对,第二次按逐笔勾对,第三次按全额勾对。

手工勾对是在无法自动勾对时,通过手工勾对方式将往来业务人为地打上勾对标记,是对系统自动勾对的补充。

2.往来余额表

客户往来余额表包括客户科目余额表、客户余额表、客户三栏余额表、客户项目余额表、客户部门余额表、客户业务员余额表、客户分类余额表、客户地区分类余额表。

(1)客户科目余额表:用于查询某往来科目下所有客户的发生额和余额情况。

(2)客户余额表:用于查询某个往来客户所有科目下的发生额和余额情况。

(3)客户三栏余额表:用于查询某客户往来科目下某客户在各月的发生额和余额情况。

(4)客户项目余额表:用于查询带有客户、项目辅助核算科目发生额和余额情况。

(5)客户部门余额表:用于查询某客户往来科目下各部门及其往来客户的发生额和余额情况。

(6)客户业务员余额表:用于查询某客户往来科目下各业务员及其他往来客户的发生额和余额情况。

(7)客户分类余额表:用于查询某客户往来科目下所有客户分类的发生额和余额情况。

(8)客户地区分类余额表:用于查询某客户往来科目下所有地区分类的发生额和余额情况。

3.往来明细账

客户往来明细账包括客户明细账、客户科目明细账、客户三栏明细账、客户部门明细账、客户项目明细账、客户业务员明细账、客户分类明细账、客户地区分类明细账、客户多栏明细账。

(1)客户明细账:用于查询某个往来客户所有科目的明细账情况。

(2)客户科目明细账:用于查询指定科目下各往来客户的明细账情况。

(3)客户三栏明细账:用于查询某个往来客户某个科目的明细账情况。

(4)客户部门明细账:用于查询某客户往来科目下各部门及其往来客户的明细账。

(5)客户项目明细账:用于查询带有客户、项目辅助核算科目的明细账。

(6)客户业务员明细账:用于查询某客户往来科目下各业务员及其往来客户的明细账。

(7)客户分类明细账:用于查询某客户往来科目下各客户分类及其往来客户的明细账。

(8)客户地区分类明细账:用于查询某客户往来科目下所有地区分类的明细账。

(9)客户多栏明细账:查看某个指定的上级科目的多栏明细账。

4.往来催款单

在手工方式下,企业定期对客户往来账进行清理后,为每一个往来客户发送一张对账单(催款单),告之检查付款情况。总账系统则针对不同的科目性质,在此提供催款单。

“客户往来催款单”功能可以显示客户欠款情况,用于打印客户催款单,及时清理客户借款。

5.往来账龄分析

应收账款的账龄分析是往来管理的重要功能之一。账龄是指某一往来业务从发生之日到结清之日的时间期限。通过账龄分析表对应收账款拖欠时间的整理归类和分析,了解企业管理人员收款工作的效率,以便正确确定今后的销售策略,并能根据各种应收账款过期的时间历史资料,估计坏账损失。

通过账龄分析表,系统将输出应收账款科目下所指定的、各个账龄期间内各往来客户应收账款的分布情况,计算出各种账龄应收账款占总应收账款的比例,以帮助管理人员了解分析应收账款的资金占用情况,便于及时通过“客户往来催款单”催要货款或通过调整客户的信用额度控制客户延期付款的状况。

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