人事档案信息化管理的原则与任务

6.2　人事档案信息化管理的原则与任务

人事档案信息化为人事档案管理提供了新的途径和方法，有助于提高人事档案管理的效率。然而，信息化过程对人事档案管理也存在着潜在的风险。如何利用现代化的信息技术，扬长避短，这是人事档案管理过程中需要注意的问题。

6.2.1　人事档案信息化管理的原则

“原则”是“观察问题、处理问题的准绳”。⁽¹⁾人事档案信息化管理原则是指人事档案信息化管理中必须遵守的标准和基本准则，是从人事档案信息化管理实践中提炼出来的。归纳起来，这些原则主要包括如下方面:

(1)实用性原则

实用性是指该人事档案信息化是为了解决实际问题，能够在实践中运用并且能够产生积极效果。具体说来，人事档案信息化的实用性既表现在个人方面，也表现在人事档案管理机构方面。

个人方面，考虑到人事档案的安全性，哪些档案资料需要上网，何时上网，如何控制服务平台的信息安全，都必须考虑到;考虑到人事档案的隐私权，在人事档案信息化过程中，对于该保密的档案必须保密，尊重和保障人事当事人是隐私权;考虑到人事档案的重要性，对于每个人的信息必须做到准确无误;考虑到人事档案的知情权，信息化的人事档案需要向当事人开放。

机构方面，考虑到人事档案信息化尤其是系统设计的难度，人事档案信息系统设计过程时既要利用IT行业的人才和技术，也需要本行业的积极参与;考虑到本单位的财力与技术基础，人事档案信息化需要量力而行，分步骤实施，将人事档案信息化建设看作是一个长期的过程，逐步建设，持续发展;考虑到人事档案建设的相似性，人事档案管理信息化过程中可以采取合作开发或引进方式，避免走弯路和重复建设。

当然，人事档案信息化必须在实用性的原则上，以科学性为本，结合先进性、前瞻性，不仅将信息化看成是一项长期而艰巨的任务，而且需要实施可持续发展的政策，将人事档案信息化建设成为一项重要的人才信息管理平台。

(2)规范性原则

规范性是指人事档案信息化建设所确立的行为标准，以规范当代人事档案信息化行为，指导当代人事档案信息化实践。

以《全国组织干部人事管理信息系统》、《信息结构体系》为例，它是为实现干部信息的规范化及全国范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，各省开发的系统必须建立在该系统要求的《信息结构体系》基础上，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不仅是信息结构体系，系统所涉及的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。

信息化过程中，必然涉及文本、图片等电子文件的格式问题。以文本格式为例，有. txt、.doc、. rtf、.pdf、.html、.xml等多种，按照有关规范，存档的文本格式为.xml、. rtf、. txt三种形式，为此，其他格式的文本格式需要进行转化。事实上，文本文件、图像文件、扫描文件、声音文件等的采集与管理都应该遵循《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)所规定的格式，以减少转换与重新制作的难度，这也是人事档案信息化规范性的必然要求。

(3)安全性原则

人事档案安全性是为了防止将人事档案信息泄露给无关用户，给用户信息造成不良影响从而采取的安全措施。

人事档案信息的安全性首先指人事档案信息的安全性。人事档案中有些隐私，在信息化过程中需要按照档案公开中公民隐私权保护的相关规定。以公证档案为例，1988年司法部、国家档案局发布的《公证档案管理办法》(! 88"司发公字第062号)第十七条规定:“凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。”为了保证人事档案的安全性起见，一方面人事档案管理部门需要认真鉴定、审核隐私方面记录的范围，对于那些需要保密的档案进行严格限制。

为了保证人事档案信息的安全性，在人事档案信息化过程中，需要加强对人事档案方面的电子文件的管理，并通过技术手段(如每个人的档案设置一个适度长度的个人密码)，以达到保密的目的。

为了保证人事档案信息的安全性，还必须确保网络的安全性。提倡人事档案的开放性并不意味着完全的、无条件地开放人事档案信息，相反，开放是有条件的、有步骤的，这是保证网络化环境人事档案安全性的必然选择。为此，一旦条件成熟，能够建立人事档案专网则是保证人事档案安全的最好选择。在当前条件不允许建立专网的情况下，必须做到人事档案信息管理系统与互联网等公共信息网实行物理隔离的措施，涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上，更不能存储在公共信息网的网络存储器上。

(4)开放性原则

开放是人事档案信息化管理必须遵守的一条重要原则。建立人事档案信息管理系统，在很大程度上是为了科学管理和优质服务，这决定了人事档案信息开放的必然性。

长期以来，由于传统的人事档案管理的惯性，人们习惯性地认为人事档案属于保密的内容，除了负责收集和保管人事档案的管理者能接触到人事档案外，个人不可能知道自己的档案里有什么样的材料。显然，在当代条件下，人事劳动关系日益从行政隶属关系转变为平等的契约关系，人事档案的保管权、评价权、处置权也逐渐从完全交给用人单位到用人单位与个人共同管理的局面。这种情况下，人事档案的神秘面纱逐渐揭开。人事档案作为当事人个人经历和德、能、勤、绩的客观记录，也逐渐变得公开、透明，信息开放已经成为时代的必然趋势。

需要看到，人事档案开放性也是尊重当事人知情权的必然，既包括能直接识别本人的个人信息资料，如肖像、姓名、身份证等，又包括与其他资料相结合才能识别本人的间接信息资料，如职业、收入、学历、奖惩等。有时候，人事档案管理中知情权与管理的要求存在着冲突，这要求档案管理单位与个人能够正确地处理。对于档案管理单位而言，不能过分强调保密，需要树立人事档案开放意识，只有在一定范围内开放档案，满足公民知情权的需要，才能促进档案的完整、真实和透明。对个人而言，知情也是有限的，不可能享有无限的知情权，这是维护组织机构的利益，只有保障和其他有关人员权益，才能保障人事工作的正常开展。

需要注意的是，人事档案的开放并不意味着人事档案信息对所有人开放。人事档案信息开放是有程度和范围限制的。现阶段，人事档案管理部门适当地向当事人开放一些个人信息还是有必要的。

通过人事档案管理信息服务平台实现人事档案远程化查找和利用，既保证当事人对档案的知情权，也便于当事人利用档案，是人事档案开放的必然趋势。

(4)双轨制原则

人事档案信息化过程中，由于电子文件的法律地位和证据作用还没有被普遍地认定，因此，具有重要保存价值的人事档案电子文件(尤其是办公自动化过程中的人事档案方面的、具有永久保存价值的电子文件)必须转化成纸质文件进行归档，以保证其法律地位。这一做法符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)的基本规定:“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”

对于重要的人事档案电子公文，鉴于当代电子信息载体的不稳定性，同一内容的人事档案电子公文往往需要采取两种不同质地存储介质进行存储，且采取异地保存的方法，这是保证人事档案文件长期存取的重要方法。

6.2.2　人事档案信息化管理的任务

结合当前我国人事档案信息化管理的现状，人事档案信息化管理的任务主要包括如下方面:

(1)人事档案管理信息系统的建立和完善

有些机构和单位采用独立的人事档案管理信息系统，有些单位采取综合性的管理信息系统，例如人力资源管理信息系统，或者将党政干部管理、职工管理、财产管理等结合为一体，形成了不同的人事档案管理信息系统建设风格。采取独立的或者综合性的管理信息系统，应视各个单位的情况而定，关键在于设计该系统或者该部分功能时需要考虑到人事档案管理信息化建设的基本原则，并且在软件或系统设计过程中体现出这些基本原则。

针对目前人事档案系统开发缺乏统一协调的局面，某类人事档案管理部门，或者若干人事档案管理部门联合起来，与IT行业合作，集中开发一套人事档案管理软件，并不断优化和推广，这不仅能够降低重复开发的费用，而且有利于行业标准的执行，有利于数据的交换，减少今后数据异构带来的管理问题，对于推动人事档案管理信息化能起到积极的作用。

(2)人事档案管理信息系统数据的录入与管理

根据人事档案管理的有关规定和《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)的基本规定，对于人事档案基本信息进行系统录入，对于人事档案文件进行系统管理，尤其是归档的电子化的人事档案进行系统整理，这是人事档案管理的基础工作。

人事档案信息系统的管理内容很多。现阶段，尤其是抓紧电子文件的收集和数字化的人事档案的系统整理，加强人事档案资源建设，建立领导干部数据库、职工数据库和特色数据库，全面建设全文数据库与目录数据库，为人事档案管理和利用提供基础。

还应该看到，人事档案信息系统作为证明个人身份与经历的权威的信息数据库，需要与市场经济条件下的个人信用体系联系起来。进入公共信用体系的档案，应以凭证部分和职业生涯、职业能力和信用记录为主要内容。从这个角度看，人事档案管理信息系统的任务之一，是和社会广泛范围内管理信息系统进行有效的衔接，从而为和谐社会的建设和发展服务。

(3)人事档案管理信息系统的维护

人事档案信息系统建设过程中，从设计、管理到维护的各个阶段都需要注意到人事档案信息安全，将人事档案信息安全保障体系作为人事档案信息化贯彻始终的关键环节，加强维护人事档案信息安全，尤其是网络信息安全。