政府采购基本流程

第二节　政府采购基本流程

采购代理机构根据采购人提出的采购需求，制定各采购项目的具体操作方案，按双方约定时间，及时组织采购活动。采用不同的采购方式，采购代理机构组织实施采购活动的程序和要求也有所不同。《政府采购法》第二十六条对政府采购方式作了规定，即政府采购方式为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。以下对《政府采购法》明确的五种不同采购方式操作流程逐一进行介绍。

一、公开招标的流程

公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标与其他采购方式相比，是一种公开度最高、规范性最强的采购方式。公开招标具有信息发布透明、选择范围广、竞争范围大、公开程序高的特点，因此《政府采购法》规定公开招标是政府采购的主要采购方式。公开招标流程见图4－1。

(一)项目受理

1.招标采购单位进行登记

招标采购单位(包括采购人、集中采购机构和经认定资格的其他采购代理机构)应明确项目负责人及经办人，并进行登记。

图4－1公开招标流程

2.接受采购委托并签订项目委托协议

项目经办人根据采购人的委托，进行招标项目登记并签订委托协议。委托协议可一年一定，也可一事一签，有具体项目需求的还应要求采购人填写“委托采购单”;已经签订全年“委托协议书”的，只需就项目填写“委托采购单”。

3.成立项目招标领导小组

(二)编制招标文件

1.招标文件的内容

招标文件主要包括以下内容:

(1)投标邀请;

(2)投标人须知(包括密封、签署、盖章要求等);

(3)投标人应当提交的资格、资信证明文件;

(4)投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式;

(5)招标项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等;

(6)合同条款及合同签订方式;

(7)交货和提供服务的时间;

(8)评标方法、评标标准和废标条款;

(9)投标截止时间、开标时间及地点;

(10)其他有关事项。

项目经办人应与采购人充分沟通，必要时邀请专家参加，对采购人提出的采购需求进行认真研究，避免个别采购人设置技术壁垒，做到按规范要求草拟招标文件、评标原则和评分标准。

2.招标文件的论证

对技术含量高、采购数额大的项目应召开招标文件论证会，并据此修改招标文件。招标文件论证会由采购人代表和专家组成，专家人数不得少于论证小组成员总数的2/3。

3.招标文件的审核

项目负责人及采购人应按招标文件制定的规范要求审核招标文件，并在审核后的招标文件上签字盖章。

4.签发招标文件

招标文件由招标采购单位负责人签发。

(三)发布招标公告

1.公开招标公告应当包括的主要内容

(1)招标项目的名称及编号;

(2)招标项目的简要说明(包括具体内容、数量、简要技术要求等);

(3)投标人资格要求;

(4)招标文件发售信息，如获得招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等事项;

(5)投标文件接收信息，如接收时间、地点;

(6)开标有关信息，如开标时间、地点及其他有关事项;

(7)招标联系事项，如联系人、地址、电话、有关款项的交付要求等。

2.公开招标公告的发布

公开招标的公告必须在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体(如报纸、政府采购网站等)上公开发布。发布招标公告时间不得迟于招标文件开始发售的时间。

3.等标期的时限

招标文件的开始发出之日至投标人提交投标文件截止之日(或称等标期)不得少于20日。

(四)资格预审

这一程序包括两项内容:一是接受投标人报名;二是投标人填写资格预审表，并根据要求递交营业执照副本复印件、产品代理协议及相关预审材料。

(五)发售招标文件

项目经办人准备好招标文件文本、电子文档等交专人负责发售。

(六)招标文件答疑

招标采购单位对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的，应当在规定的时间组织召开招标文件答疑会，还可同时安排对设备安装或施工现场的勘察。答疑会由投标人提出对招标文件的疑问，招标采购单位负责解答，形成答疑纪要，整理后可作为招标补充文件，并以书面形式通知购买招标文件的所有供应商，同时在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公告。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。

(七)投标

投标人必须将投标书在招标文件规定的投标截止时间内送达指定地点，并交付投标保证金;投标人必须出具有关证明文件(投标人授权代表身份证、法人代表或法人授权委托书等)。

(八)开标与评标

1.开标前的准备

(1)项目经办人制定开标工作方案，落实开标、评标会场。

(2)随机抽取评审专家，确定监督委员会(下面简称监委)成员名单，组织落实开标、评标的相关工作人员。评审专家的抽取时间应当在开标前半天或前一天进行，特殊情况不得超过两天。

(3)工作人员准备开标会场所需设备，包括电脑、投影仪、打印机、复印机、照相机、音响设备等。

(4)项目经办人准备开标评标工作所需文件资料，包括招标文件、补充文件、评标办法文件、评标打分表格、与会人员签到表、开标记录表等。

(5)工作人员至少提前一小时到达开标会场，检查开标会场的布置，如会标的悬挂、席位卡的摆放、会场设备的良好运行等。

(6)开标主持人在投标截止时间前30分钟到达会场，认真检查有关开标前的一切准备工作。

(7)工作人员组织评委、监委以及投标人签到;项目经办人收取投标文件，审核投标保证金交纳情况。

(8)项目经办人在投标时间截止前向开标主持人报告投标人、评委、监委及公证员等相关人员出席情况。

2.开标现场的组织

(1)与会人员按席位卡指定区域就座，主持人按招标文件规定的开标时间和既定议程主持开标大会。评委不参加开标大会，在指定的评标室浏览招标文件、评标标准，进行评标前的准备工作。

(2)主持人宣布政府采购公开招标开标大会会场纪律。

(3)由投标人或推选的代表检查投标文件的密封情况，也可由公证机构检查并公证，检查程序结束后即可开标。

(4)主持人宣布进行开标唱标。工作人员当众拆开投标文件后，将“开标一览表”分别送给唱标人、公证员各一份。在唱标人唱标的同时，应将“开标一览表”投影公示，对难以辨认和没有把握的内容，首先征求评标委员会和公证员的意见后再唱标。

(5)记录人应在“开标记录表”上记录唱标内容，并于唱标结束后投影公示，投标人代表如有异议须当场提出，主持人应及时予以解决。唱标记录表由记录人、唱标人、投标人代表和公证员签字认定。

(6)会议主持人宣布开标结束，请投标人代表退场后，进入评标程序。

3.评标现场的组织

(1)项目经办人负责评标会场组织工作，评标会场记录人可由采购代理机构非项目经办人员担任。

(2)开标主持人不得远离评标会场，项目经办人和记录人不得同时离开评标会场。

(3)项目经办人收取评委的无线通信工具统一保管，介绍出席评标会议的评委会成员和其他来宾，宣读评委工作纪律，征询评委会成员回避主张。项目经办人还负责将投标文件分发给各评委，将投标文件正本交与评委会主任。

(4)评委会主任召集评委会成员讨论评标办法，统一口径，布置具体评审方法，必要时请项目经办人或采购人介绍采购项目的基本情况。

(5)评委会成员独立评审投标文件，负责按规定的评标办法对初审合格的投标文件(即完全响应的有效标书)给予评价或打分。

(6)工作人员对评委会成员的评分表进行复核和汇总;评委会主任审核确认，如有疑义应要求评委作出说明;工作人员按照评标办法的规定计算投标人所得总分并排出名次。

(7)评委会主任审核并宣读中标候选供应商名单，由评委会成员、项目领导小组成员、监委会成员、公证人员在中标候选供应商审核表上签字确认。

(8)召集投标人代表进入会场，主持人公布评委会成员名单并宣读评标结果。

(9)公证员致公证词。

(10)主持人宣布本次项目招标大会结束。

(九)发布中标公告

1.确定供应商

采购人应当按照评标委员会推荐的中标候选供应商顺序确定标供应商。

2.发布中标公告

中标供应商确定后，中标结果应当在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公告。公告内容应当包括招标项目名称、中标供应商名单、评标委员会成员名单、招标采购单位的名称和电话。同时招标采购单位应当向中标供应商发出中标通知书，中标通知书对采购人和中标供应商具有同等法律效力。

二、邀请招标的流程

邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标。招标人选择的潜在的投标人不得少于三家。邀请招标因投标人数量有限，招标文件准备数量和发送比较简单，可以节约招标费用，而且提高了每个供应商的中标机会，对潜在的投标人具有较强的吸引力。邀请招标适用于因具有特殊性而只能从有限范围的供应商处采购物品的采购，或是采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。

由于邀请招标项目参与投标的供应商数量有限，因此公开性、竞争性都不及公开招标，且在一定程度上形成对未受到邀请供应商的歧视，可能会把一些很有实力的竞争者排除在外。由于潜在投标人的确定和邀请书的发送由招标人自行确定，在一定程度上限制了招标投标活动的竞争，容易产生违规操作和内幕交易。在邀请招标中，有可能出现招标人故意邀请一些不符合条件的法人或者其他组织作为其内定的中标人的陪衬，搞虚假招标。为防止这些现象的发生，对邀请招标的使用和程序需进行一定的限制，以保证适当的竞争。下面对邀请招标特有的程序作简单介绍(见图4－2)，其他参考公开招标程序执行。

图4－2邀请招标程序

(一)采购方式申请报批

达到政府采购公开招标标准及以上、采用邀请招标方式采购的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府财政部门的批准。

(二)发布资格预审公告

招标采购单位应当在省级以上财政部门指定的政府采购信息媒体发布资格预审公告，公布招标人资格条件，资格预审公告的期限不得少于7个工作日。供应商应当在资格预审公告期结束之日起3个工作日前，按公告要求提交资格证明文件。

(三)发出投标邀请书

采用邀请招标方式采购的，不需公开发布招标公告，但需根据项目特点在符合相应资格条件的供应商中通过随机方式选择3家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。

(四)其他

邀请招标中的发售招标文件、答疑、投标、开标与评标、发布中标公告等环节的操作规程参照公开招标操作规程执行。

三、竞争性谈判操作流程(见图4－3)

图4－3竞争性谈判操作流程

(一)接受委托

接受采购人委托，根据采购人提出的采购需求对项目进行综合分析。

(二)采购方式申请报批

达到政府采购公开招标标准及以上，采用竞争性谈判方式采购的，应当在采购活动开始前获得设区市、自治州以上人民政府财政部门的批准。

符合下列条件之一的，可以申请采用竞争性谈判采购方式:

(1)招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的;

(2)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的;

(3)采用招标方式所需时间不能满足用户紧急需要的;

(4)不能事先计算出价格总额的。

(三)编制竞争性谈判文件

项目经办人根据采购人提出的合理需求，拟定谈判文件并送采购人确定。谈判文件应当载明谈判程序、谈判内容、成交标准等事项。

(四)成立谈判小组

谈判小组由采购人代表和有关专家共3人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的2/3。《政府采购法》规定成立谈判小组在编制竞争性谈判文件之前，在实际工作中一般先编制竞争性谈判文件，再成立谈判小组。请经办人员应视情况确定两者顺序。

(五)确定邀请供应商名单，发售谈判文件

采购机构向符合相应资格条件的供应商发出竞争性谈判邀请函，内容包括领取时间和地点、递交响应谈判文件截止时间和地点、开始谈判时间和地点。

(六)谈判

谈判小组所有成员集体与单一供应商分别进行谈判。在谈判过程中，谈判的任何一方在未征得另一方同意的情况下，不得透露与谈判有关的一切技术资料、价格及其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内提交最后报价及有关承诺，谈判小组据此确定成交供应商。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定候选成交供应商。

(七)确定成交供应商

采购人对谈判小组确定的候选成交供应商做出认可，填写竞争性谈判审核表，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

(八)发布成交公告

将成交公告在指定媒体上公告。

四、询价采购操作流程(见图4－4)

图4－4询价采购操作流程

(一)接受委托

接受采购人委托，根据采购人提出的采购需求对项目进行综合分析。

(二)采购方式申请报批

达到政府采购公开招标标准及以上，采用询价采购方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府财政部门的批准。

符合下列条件之一的，可以申请询价采购方式:

(1)采购的货物规格、标准统一且现货货源充足。

(2)采购金额不大的单项采购、零星采购、货源丰富且价格变化弹性不大的采购项目。

(三)编制询价单

根据采购人提出的需求，拟定合同特殊条款或供货合同技术附件。询价小组在开始询价采购前，要确定采购项目的价格构成、成交供应商标准等有关事项。

(四)成立询价小组

询价小组由采购人代表和有关专家共3人以上的单数组成，其中专家的人数不少于小组成员总数的2/3。

1.制定被询价供应商的资格条件

根据采购需求，询价小组要制定被询价供应商的资格条件，重点考察其供货品种、信誉、售后服务网点等。

2.确定被询价供应商名单及拟定询价单

根据资格条件确定合格的被询价供应商名单，并以公平的方式选择3家以上供应商作为被询价对象。询价单中应当明确采购需求(商品品质、数量、规格等)、价格构成(如指明要求供应商提供的报价是指货物本身售价还是应当包括运费、安装调试费、售后服务费等)、交货方式、交货时间、售后服务、报价截止时间等事项。

(五)发出询价单

(六)询价小组询价

1.询价采购的报价方式

供应商只能在规定时间内进行一次性报价，报价提交询价小组后，不得更改。

2.询价采购的成交原则

选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商。

(七)确定成交供应商

询价小组在确定成交供应商时，必须严格执行事先确定的成交标准。询价小组完成询价工作后，应当场确定成交供应商，同时将结果通知所有被询价的未成交供应商。

五、单一来源采购操作流程(见图4－5)

图4－5单一来源采购操作流程

(一)接受委托

接受采购人委托，根据采购人提出的采购需求对项目进行综合分析。

(二)采购方式报批前公示

如以只能从惟一供应商处采购的理由申请单一来源方式的，须在财政部门指定媒体上公示3个工作日。

(三)采购方式报批

达到政府采购公开招标标准及以上，采用单一来源方式采购的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府财政部门的批准。

符合下列条件之一的，可以申请单一来源方式:

(1)只能从惟一供应商处采购的;

(2)发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的;

(3)必须保证原有采购项目的一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额的10%。属于此种情况的采购项目，经同级政府采购监管部门批准后，采购人可从单一供应商处直接续签合同购买。

(四)成立谈判小组

谈判小组由采购人代表和有关专家共3人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于小组成员总数的2/3。

(五)组织谈判

谈判小组与供应商经过谈判达成一致意见后，采购人必须对谈判结果做出认可，并填写单一来源采购审核表。

(六)确定成交供应商

确定成交供应商的原则是符合采购人需求且成交价格低于市场平均价。