文书档案管理要重视“以人为本”_档案管理理论与实

文书档案管理要重视“以人为本”_档案管理理论与实

文书档案管理要重视“以人为本”

楼小青

（杭州市绿化管理站）

摘　要:坚持“以人为本”的档案管理理念，是社会发展的需要，是档案工作要服务中心工作、服务人民群众的需要。本文从归档方案、收集工作、人事档案、数字化和增值服务等方面阐述了文书档案管理贯彻“以人为本”原则的途径。

关键词:文书档案　归档范围　保管期限　以人为本(www.guayunfan.com)

2006年实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）第三条第二款明确指出:机关文件材料归档范围包括机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。这一规定强调了文书档案要加强对有关公民权益的凭证的收集，充分反映了档案工作“以人为本”“与时俱进”的发展方向。

一、文书档案管理“以人为本”的体现

坚持“以人为本”的档案管理理念，是社会发展的需要，是档案工作要服务中心工作、服务人民群众的需要。加强对文书档案中关于“人”的档案的管理，是由档案工作的性质和职责决定的。新时期，档案工作涉及民生的内容越来越多。加强民生档案管理成为大势所趋，浙江省在这方面已经走在了全国前列，受到国家档案局的充分肯定。民生档案管理的核心是对涉及人的权益的档案的管理，这和文书档案管理的有关要求是一脉相承的。目前，文书档案管理逐渐加强了对反映公民权益档案的收集和管理，如在加强新农村建设和推进城乡一体化过程中的反映流动人口管理的档案工作愈益突出其重要性。又如，目前人事档案管理制度改革相对滞后，文书档案中大量关于人的档案资料，是人事档案的有效补充，可为人事工作中的干部提拔、职称评审、退休定级等提供重要依据。此外，征地拆迁、产权认定等方面，文书档案也可提供可靠依据。

二、文书档案管理贯彻“以人为本”原则的途径

一要完善归档方案。修订好本单位、本系统的文件材料归档范围和档案保管期限表，完善归档方案。文件材料归档范围应突出立档单位的主体地位，体现“以我为主”，内容涵盖本单位主要职能工作，特别是要将各类反映本单位主要职能活动、与群众切身利益相关的文书档案，包括工资结构、人事招录、人事调动、职称、住房公积金、养老、医疗保障等列入其中，充分体现出“以人为本”的管理方向。

二要做好收集工作。档案材料的收集是整个文书档案工作的第一步，也是最重要的一个环节。收集工作直接影响到档案的质量和利用。文书档案要收集完整，需要有多方面的共同努力:要争取领导支持，领导重视是做好档案工作的根本；健全规章制度，按制度办事，减少人为因素造成的损失；做好年终归档的梳理工作。根据文档登记表，检查是否有缺漏文件，如有缺漏及时补齐；加强和办公室、人事管理部门的沟通，争取支持，减少漏档；加强账外文件的流向监管。一些账外文件，尤其是许多和单位中的“人”有关的文件，往往掌握在部分核心管理人员手中，是十分重要却最易被遗忘的。这要求档案人员平时多留心其动向，及时督促和提醒各业务部门和领导返还文件，确保账外文件及时归档。

三要联系人事档案工作。文书档案与人事档案同为档案工作的一部分，存在着许多相同之处，但也存在较大的差异。档案部门和人事部门要对文书档案和人事档案内容进行细致比较，突出“以人为本”理念，有针对性地制订各自的归档范围，分工合作、相互补充，提高档案工作整体水平。

四要加强数字化管理。档案工作要跟上时代前进的步伐，就必须采用现代科学技术，加快档案信息化建设。文书档案中除涉密以外的档案，对原来的纸质档案要做好数字化工作，实现相应的电子数据存储。对重要的社保、公安、财政、教育等系统的档案，应尽快实施档案登记备份制度，加强安全监管，确保档案万无一失。

五要实现增值服务。档案是有形资产的历史凭证，又是无形资产的重要载体，具有不可估量的增值价值。文书档案管理要“以人为本”，注重开发利用和资源共享，争取发挥更大作用，实现更多增值服务。