文件与文书_档案学研究进展

文件与文书_档案学研究进展

1.1　关于公文与公务文书、文件与文书、公文与文件的关系问题

潘连根认为，文件(也就是文书)就其形成者和使用的活动范围来说，可以分为两部分——公务文件(也就是公务文书)和私人文件(也就是私人文书)。公务文件是机关、组织为公务活动而制作的记录材料。私人文件是个人、家庭、家族为自身事务活动需要而制作的记录材料。公务文书简称公文乃一种字面的苟简，极为不妥。“公务文书”与“公文”应是两个不同的概念，它们的内涵不同，外延是包含与被包含的关系。从量上说，公文只是公务文书中的一部分，从质上说，公文应是质优价高的公务文书，从严格意义上说，公文应是指由有关公文法规专门规定的，具有标准格式的公务文书。“公文=公务文书”与“公文＜公务文书”两者比较，后者的界定较前者更为科学合理(1)。潘连根十分赞同“文件”与“文书”应为同义词，其理由是:(1)“文件”和“文书”实为同一事物的不同称谓。如“医生”、“大夫”、“郎中”三个词语表达的就是同一概念——以医疗为职业的人。“文件”、“文书”也是如此。(2)文件(也就是文书，本文将它们作为同义词使用)的外观形态——信息的记录方式和载体材料的演变并不会改变其本质属性。(3)把“文件”和“文书”作为同义词，不会影响与国际“文件”概念的接轨。邱海翔认为，界定公文与文件这两个概念的外延及其相互关系我们必须站在科学的高度，着眼于实际，运用辩证唯物主义观点来认识和解决这一问题。公文与文件作为公文学科概念体系中的最基本概念，是既有联系又有区别的。对其外延及相互关系的界定，不仅应从其各自的使用习惯、所辖文件的同异以及范围的宽窄而下定论，而应根据其使用情况，区分应用的条件和场合，既有通用的情形，又有各自特定的适用范围。具体设想是:(1)在绝大多数情况下，应当统一使用“公文”而不用“文件”，不宜因使用主体的不同而有不同的称谓。(2)以电报形式发出的，既可称“公文”，也可称为“文件”。(3)以电子或网络形式发出的，一般应称为“文件”。(4)党政军各机关公文的版头(眉首)部分，除发文机关名称后面加括号(行政公文凭此种情况，但可只标识发文机关名称)的情形外，均应以“文件”冠名(2)。