中小学生电子学籍档案管理

围绕“三个”环节抓好学生电子学籍档案信息收集工作_档案管理理论与实

围绕“三个”环节抓好学生电子学籍档案信息收集工作

彭　英

（浙江省缙云中学）

摘　要：学生电子学籍档案系统不仅是教育行政部门加强和规范学籍管理的有力工具，也是各级学校对学生电子档案进行利用的有效途径。学生电子学籍档案不仅是一种信息，更是一种资源。如何充实与利用这种资源成为中小学校学生电子学籍档案工作不断发展和完善的关键。

关键词：电子学籍档案　信息量　充实与利用(www.guayunfan.com)

信息化社会的到来与办公自动化的普及，电子化管理手段也充分运用到了教育部门。浙江省教育厅于2004年始启动“浙江省中小学和幼儿园学生电子学籍系统”，2010年后全面实施，对学生从幼儿园到小学再到中学的就读过程实行全程化、网络化、电子化管理。目前已在省、市、县（区）的各教育行政部门及一万多所学校安装普及使用，浙江省所有全日制小学、初级中学、普通高级中学在读学生的学籍信息均纳入学籍系统，并按照“学校收录、属地监控、分级汇总、全省联网”的原则进行管理。

学生学籍档案是学校档案的重要组成部分，“浙江省中小学和幼儿园学生电子学籍系统”便是学生学籍档案电子化管理的实际运用，它不仅是教育行政部门加强和规范学籍管理的有力工具，也是各级学校对学生电子档案进行利用的有效途径。它包含了学生个人、学生简历、监护人、家庭成员信息以及学生从幼儿园、小学、初中到高中各阶段注册、入学、在校考试、奖励、处分、学业考试、转学、借读、休学、复学、升学、毕业等学习、成长情况及综合素质评价等各类信息，学生电子学籍档案是学校了解学生信息、管理学生工作、因材施教、培养人才的重要依据。但是，当前中小学校对学生电子学籍档案信息收集工作存在“四不”和“三多”现象，即不重视、不及时、不全面、不规范和信息多部门管理、多头保管、多流失，利用价值很低。笔者认为要从以下几个环节着手抓好中小学校学生电子学籍档案工作：

一、抓好制度建设环节

（一）要健全学生电子学籍管理制度

目前各中小学校缺少对档案电子学籍档案重视的原因是学生在校期间只是学生成长过程中的一个阶段，且学生档案不在学校永久保存的范围之内。同时，缺乏相关的学生学籍档案管理制度。学校应结合《档案法》，参照《高等学校档案管理办法》规定，联系本校实际制定相应的管理办法和制度，从制度层面提高全体师生对学生电子学籍档案重要性的认识，全员支持和参与，进而做好学生电子学籍档案信息的收集。

（二）要加强各部门协调与监督机制

学生电子学籍档案收集是一个动态管理过程，具有个体性、丰富性，形成部门多的特征，因此，建立相应的档案管理领导小组和兼职人员网络，明确职责和任务，加强对相关部门的指导与监督，才能使学生电子学籍档案信息收集工作落到实处。

二、抓好人员培训环节

学生电子学籍档案工作纷繁复杂，从新生入学建籍（或招生录取登记）和信息核对、学籍异动、学业考试到毕业时的图像采集、学分审核、综合素质评价、毕业登记、各类统计数据等环节都要一丝不苟地完成。为确保学生电子学籍档案信息的完整、齐全和准确，首先，需要具备高度责任心、熟悉学校工作的人员专职负责此项工作。其次，学生电子学籍档案管理的数字化、信息化决定了学校配备的管理人员必须具备电子档案的专业知识，具备计算机应用能力和信息加工处理能力，以及能得心应手地使用电子学籍档案软件的综合能力强的高素质人才。

目前，中小学校学生学籍档案一般由学生管理部门即教务处进行管理，配备的是非专职人员，缺乏系统培训，业务水平达不到标准。因此，要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次，定期进行学用结合、按需施教的业务培训和继续教育，加强档案管理人员的业务培训、能力培训，更新拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质和档案管理的信息化水平是当务之急。

三、抓好信息收集环节

学生电子学籍档案应客观完整地记录下学生在校学习和成长活动的各方面的信息，其中包括学生主要学习经历、经济困难生及资助情况的充实，学生在校期间参加的各类社会实践活动、各种竞赛及各类评优评奖情况的充实，学生会、入团入党情况的充实，以及最重要的学生毕业前对学生在校期间德智体能的总结和评价等的充实等，信息形成渠道多、来源广。要做好学生电子学籍档案信息的收集。首先，学生电子学籍档案管理领导小组可遵循“多部门收集、统一集中管理”的原则，由教务部门牵头制定学生电子学籍档案归档分工细则，明确归档工作职责，分散工作强度。其次，针对电子学籍系统的实时动态管理特点，领导小组协调各分管部门在一定期限内，利用计算机等信息化手段，根据学生电子学籍系统中的管理权限录入和充实自己管理的模块库中的学生电子档案信息，做到信息真实、丰富、特点鲜明。最后，由教务部门根据日常教学活动，对各项目档案的归档情况基于网络和学生电子学籍系统软件平台进行监督、检查与核实，实现网络查询与修改，达到集散合理、强化数据准确度。此项工作至少每学期末进行一次，以杜绝信息归档不及时、漏登和流失较多的现象，从而保证学生电子学籍档案信息的完整、齐全和准确。

另外，根据学生电子学籍档案利用的有关规定，充分发挥学生电子学籍档案的作用，实现学生电子学籍档案的共建共享，有利于学校与教师进一步掌握学生情况，因材施教，提高学校教学质量。

参考文献：

［1］李林悦．从以人为本看学生档案管理工作创新［J］．云南档案，2008（9）．

［2］李琳．高校档案管理信息化建设策略研究［J］．文教资料，2008（23）．

［3］周枫，辛梅菊．做好学校档案管理工作初探［J］．山东档案，2005（5）．