外借管理_图书馆读者工作理

外借管理_图书馆读者工作理

第三节　外借管理

外借管理是指图书馆藏书在读者流通过程中一系列组织布置和技术处理工作，充分发挥图书馆资源优势，解决或调整有限馆藏与无限需求之间的矛盾，方便、快捷地为读者提供借阅服务。

一、外借服务的特点

外借服务是满足读者将部分藏书借出馆外自由阅读的方法，是图书馆传统的最基本的服务方法之一。读者根据自己的需要到图书馆挑选书刊，按照一定的程序办理借书手续，把书刊带出馆外，在图书馆限定的时间内，自由安排阅读时间，并对书刊承担保管义务，一般来说，外借服务有以下特点:

(1)外借处拥有一套读者登记档案，有了解和研究读者的便利条件。图书馆员通过读者登记档案，可以了解读者队伍的基本情况、阅读兴趣特点和趋势等。(www.guayunfan.com)

(2)外借处根据读者提出的具体要求，将书刊借给读者，这是一种被动的服务方式，但它在满足读者特定的需求方面具有重要的意义。

(3)外借处在日常借书还书的工作中经常接触读者，最能了解读者需求的状况及发展趋势，是开展文献提供和宣传辅导活动的基础。对全馆其他部门来讲，也是了解读者反馈信息的重要依据。

外借服务也有一定的局限性.例如，如果读者类型不同，外借书刊的品种、数量、借阅期限及借阅范围都有一定的限制。

二、外借服务的原则

不同类型的图书馆在进行文献外借服务时都要遵循一定的原则。这些原则是在文献外借过程中长期摸索出来的规律，它不仅符合图书馆外借服务的需要，也符合广大读者对图书馆外借服务提出的要求。

1.充分利用文献的原则

现代图书馆不是知识的存储所，而是读者和人类知识资源产生有效的相互影响的信息流通中心。因此，图书馆要以“一切为读者”为出发点和归宿，有效地、及时地揭示馆藏和推荐馆藏，千方百计吸引读者，最大限度地方便和满足读者，在不断地流通外借中，充分发挥馆藏文献的作用。

2.区别对待原则

区别对待原则就是有针对性地满足不同类型读者的不同需要。图书馆所收藏的文献是个多等级、多层次、多类型的动态结构，而读者的成分和需求也呈现出多类型、多层次的状态。文献外借服务要根据本馆的性质和任务，正确地区分重点读者和一般读者，并用不同内容、不同类型、不同文种和不同深度的文献信息，满足不同读者的文献需求。

3.有益性的原则

图书馆丰富的文献资源，不仅是记录、传递科学知识的载体，也是丰富充实人们思想境界的精神食粮。图书馆通过文献，可以影响读者的心灵，启迪读者的思想，陶冶读者的情操，引导读者树立正确的人生观和价值观，对读者具有一种潜移默化的影响和教育作用。因此，文献外借的有益性，是保证读者开卷有益及检验外借服务工作的一个最重要、最基本的指标。这些原则要求图书馆外借人员要研究读者的阅读倾向，坚持有选择、有目的、有针对性地将内容健康、品味高尚的文献提供给读者。

4.及时性原则

文献外借服务，使文献在图书馆与读者之间来回传递，反复流通使用，形成了文献流通的反复性和长久性，也使外借服务成为图书馆经常性、最大量的工作。这种工作要求图书馆外借人员必须讲时间效率，能准确迅速地向读者提供所需的文献，以节省读者时间。

5.主动性原则

图书馆的各项工作，归根到底是为读者服务，方便读者利用。而外借服务，则是图书馆各项工作的前哨，其任务是“为人找书，为书找人”。因此，图书馆外借人员应把主动服务、满足读者需要作为工作的最高准则。

三、外借处的设置

不同类型的图书馆根据其性质，服务对象和各种具体条件可设置不同的外借处。

普通外借处:又称总出纳台，是利用本馆的基本藏书为全部或大部分读者服务的基地。总出纳台除对读者个人办理借还书刊的业务，还对本馆各分科借书处、各阅览室及单位其他部门办理提取书刊的业务。

分科借书处，是为不同读者设置的外借处，如公共图书馆的少儿外借处等。这种外借处的服务对象单一，便于掌握读者的阅读特点，方便图书馆有针对性地开展服务。

随着现代技术的进步，目前，国外有些图书馆并不在馆内设置出纳台，借阅一般通过自助服务，同时，在图书馆门口和校园里放置一些还书箱，读者只需把要还的文献放进还书箱里即可。图书馆每天有专人负责将这些文献收集在一起，运回图书馆。

四、外借手续

图书馆一般采用手工操作方式或自动化图书流通系统办理图书借还手续。

手工操作，其外借方法是:

读者持借书证到图书馆借书。如果图书馆是闭架管理，读者首先要查找馆藏目录，选定自己需要的图书后，填写索书单，注明索书号，书名、读者姓名、借书日期等。图书馆员按索书单取书，交给读者在书袋卡上填写姓名和证号，馆员加盖日期戳后，即可将书借给读者。如果是实行开架管理，读者可直接到书架上选择图书，然后到出纳台办理借书手续。

外借手续完成后，图书馆要做好借书记录的管理，保证借书记录动态有序。完善的借书记录应当回答三个问题:①某位读者借走了哪些书?回答读者的借书情况，以便掌握读者的借阅倾向。②某书被谁借去了?回答图书的去向，以便其他读者预约登记或急用催还。③每天有哪些书须归还?回答须归还的具体图书及其数量，以便催还逾期图书，并计算停借日期或罚款数量。

为了分别回答上述三个问题，图书馆借书记录档案有三种具体排列方法及制度:

(1)读者证号排列法。

将读者所有的借书记录存根，按借书证号顺序排列，同一读者的借书记录再按借书日期顺序排列。这种方法能直接回答第一个问题，可以迅速了解每个读者的借书情况，便于研究读者的阅读倾向。

(2)分类索书号排列。

将读者所有的借书记录存根，按书袋卡上分类索书号顺序排列，同一书号复本借书记录再按图书个别登记号顺序排列，这种方法能回答第二问题，可以迅速查到各类各种具体的图书被谁借去了，何时应当归还，便于其他读者预约登记或催还。

(3)借书日期排列法。

将读者所有的借书记录存根，按借(还)书日期顺序排列，同一日期再按借书证号顺序排列。这种方法能直接回答第3个问题，可以迅速统计每天借书册次，应归还图书的读者姓名，便于发催还图书通知，实行逾期停借或罚款。这种方法简便易行，节省时间，采用的图书馆比较普遍。

上述三种借书记录排列方法，简称为读者排列法，分类排列法，日期排列法。三种方法各有所长，又各有局限，都只能直接回答一个问题，不能同时回答其他两个问题。为了回答和查询一个问题、两个问题或三个问题，各图书馆视其需要和可能条件，分别采用单轨制、双轨制、三轨制等排列方法。

传统个人外借方法速度慢，手续烦琐，等待时间长，费时费力，一般目前不宜采用，之所以表述一番，也就是一些小型图书馆、乡镇及村图书室、居民委员会图书室，限于条件，仍有采用传统模式。而图书馆要发展，要现代化，终归管理要采用自动化。

五、计算机图书流通管理系统

文献流通管理系统由于直接与读者接触，因而它在图书馆中的地位非常重要，它处于图书馆的第一线，它的运转情况直接反映出馆藏建设的质量、满足读者需求程度、服务质量和科学管理水平。所以实现流通工作现代化，建立一个高效、稳定的流通管理自动化系统至关重要。

计算机自动化流通管理系统可提高工作效率，能迅速完成借书、续借、还书、查询、统计等工作，尽快反馈图书流通的各种信息，这就简化了传统管理的烦琐过程，缩短了流通工作的处理时间，节约了人力，提高了图书利用率和读者服务质量。

流通管理系统处理图书业务，使用条形码、RFID技术作为图书与读者识别符号。

1.文献流通管理系统功能

文献流通管理系统主要是控制用户记录、文献记录、借阅记录、预约及账单记录等。系统的自动化特性使得对读者及文献系统的管理变得格外容易;系统对用户的类型，借阅期限，以及针对不同的用户和文献类型组合的流通规则设有数量限制，系统可自动生成电子邮件或印刷形式为读者发送通知;既提供细致管理又允许使用越权功能。同时，随着系统的发展与升级，有些系统可以自动跟踪馆际互借资料;可以使用允许读者自己办理图书外借的Seifcheck系统。

一般来说，文献流通管理系统，有如下功能:

(1)包括借书(个人读者、集体读者、馆际互借)、还书、预约、赔款及罚款等处理、查询、读者管理;馆员日常工作如书刊的典藏、调拨、清点、注销、统计、证卡管理;对书刊的流通信息、读者信息的维护，对各种政策参数的设定以及与读者交互操作的功能。

(2)查询书刊的动向、状态以及读者的借书、预约及其他流通的情况;反映读者的意见、建议。

(3)预约，对预约者进行资格审查。如证卡有违章;预约留书不取超过规定次数;被停止借书权者等。此外，不可借的图书不可预约(如内部书，善本书)。对读者的预约限制，由系统参数预先设置。通过Web预约，预约通知单发出之前，可由读者取消预约，并自行设定预约等待周期(即等待多少天，超过此天数即自行取消预约)。预约队列长度由系统参数设定，队列中预约顺序按预约时间先后排列。特权工作人员有权查询预约队列，更改预约顺序。可以对借书者进行催还，以满足紧急预约读者需要。预约处理记录可进行日志相关统计。预约通知单可以是纸质的，也可以是电子的(如E－mail、BBS等)。

(4)续借。允许读者从网上直接办理续借，续借成功与否都会给出信息。

(5)催还。打印催还通知单或用E－mail等多种方式，对急用图书可多次发出催还通知，并记录对某读者发出催还次数;对经多次催还不还书的读者，其催还次数已超过规定期限，将该读者借书权限置为停借状态(最大催还次数由系统参数设定)。还书时，可将读者所有逾期书及其罚款数以及其他违章所有欠款列表显示;可在还书时交款，未交部分可以累计记入欠款金额项目中。系统可以定期或不定期地计算所有读者的欠款，对累计欠款超过限额者，停止其借书权。

(6)调拨。调拨工作在图书编目后进行，流通部只有特权工作人员可改变馆藏地址，完成馆藏地点的分配，改变图书流通状态及办理接收(来自编目)、装订和发送(到各分馆、阅览室)、记录和统计等处理。

(7)图书注销。注销操作是在相关的馆藏记录中，将“状态”置为注销。系统注销处理，有记载，并能按时间(月、季、年度)输出统计报表。

(8)查询。查询是图书馆流通工作中随时要进行的，其目的是对读者和借出的图书进行跟踪控制，也为读者借阅查询提供方便。借阅查询是掌握图书在时间和空间位置的主要方法。

查询工作是综合性的，是对整个流通工作有关数据的综合使用，包括范围也十分广泛。

馆藏查询可分别从书名、分类、作者、主题、ISBN、ISSN查询书刊信息，揭示文献的馆藏分布，借阅历史，借阅频次及其某一专题或最近的新书目，掌握文献的利用动态。

读者信息查询可分别了解读者现借书及历史借书情况，从而为掌握读者阅读倾向提供了数据统计依据。

读者工作查询可揭示某年、某月、某日的借书种类，数量，从而为图书馆合理安排人力，提供决策指导。

借阅频次查询可揭示每种图书借阅(包括从未借出图书)次数，掌握图书馆文献利用情况，从而为图书馆科学采购藏书提供依据。

查询功能用途很广，查询的途径多少可结合读者要求和图书馆流通管理需要而定。

查询功能还可为藏书与读者研究提供准确的数据，对研究读者的阅读倾向，研究藏书的利用率，研究不同职业，性别，年龄的读者利用图书的情况，对调整馆藏，合理利用图书经费，科学安排人力、物力等都能起到非常重要的作用。

(9)统计。流通部门的统计项目最多:包括管理、工作量、藏书量、服务功能等方面，甚至连细小部分也能予以统计。

统计类型包括日统计、周统计、月统计、季度统计、年度统计、学年统计等。

统计内容包括图书周转率、图书流通率、图书使用率等，统计细则各馆可根据本馆管理要求自拟:如图书使用率统计，其细则有:借阅次数以及预约次数的总和超过多少的图书种数;借阅次数以及预约次数少于多少次的图书种数，列表输出相关的书名、著者、索书号、借阅量、预约次数等信息。

(10)借阅权限:在借书册数总量已达到规定数目;欠款金额超过限额;催还超过规定次数等停借条件形成时，自动停止读者的借书权限。如尚未形成停借条件，但读者发生其他严重违章，工作人员亦有权停止读者的借书权。

(11)系统工作日历的设置与维护，设置校历和各馆藏点的正常工作日和闭馆日，作为流通借阅管理(借阅、还书、预约取书等)的时间参照。

(12)流通规则:根据图书馆制定的管理规则，由授权者实施系统管理:根据读者类型，设置读者参数，赋予不同权限。流通规则通过流通规则表的管理来实现，流通规则则综合读者类型及属性、图书的类型及属性、馆藏地类型及属性，以及相关的时间、权限参数，图书馆可以自行组配，实现对馆藏地、图书、读者的多样化管理，最大限度地满足各个馆对流通过程的不同管理要求。

(13)数据库维护:按照图书流通系统自动化的功能要求，应建立或维护如下数据文档:

①读者文档。存放读者姓名、单位、联系电话、电子信箱、借书限额、已借书量、罚款金额和挂失情况等。其中“罚款金额”项，应有读者已罚款金额，未罚金额标记，以便避免一些不必要的纠缠。

②借阅文档。存放借书者的姓名、证号、图书登记号、索书号和应还日期。

③预约文档。存放读者预约图书的情况，包括读者证号，预约书索书号及预约时间和通知的时间。

④馆藏书目文档，除存放书目信息，还包括库存量和利用率。

⑤馆藏登记号文档。存放的登录号用于检测输入正误。

⑥统计文档。存放每日接待的读者人次、借书量、还书量、预约书量、罚款金额、赔书金额等。

(14)支持自助借还书机，实现无人值守流通。

2.流通管理系统的主要数据

(1)用户数据，包括用户档案(用户编号、姓名、性别、职务、借阅权限等)、账户档案(户名、密码、借阅历史、现借书量等)。

(2)书目数据，包括流通图书的基本特征，如索书号、分类号、书名、著者、出版社、主题等。

(3)管理数据，主要是财产档案(每册书的登录号、条码号、索书号、价格、馆藏现状、借书用户编号、借书日期等)，它在流通管理系统中数量最大。此外还有预约档案，描述被用户预约的情况，如索书号、用户号、预约日期等。

(4)日志数据，包括流通记录、罚款记录、登记记录、各类统计等。

采用自动化流通管理系统以后，读者可进书库选择图书，利用条形码阅读器扫描图书和读者借书卡上的条形码，借书手续就完成了。整个过程只要0.1秒就可完成。

六、条形码技术在流通管理系统中的应用

条形码技术以其特有的录入速度快、处理信息准的特点被图书馆自动化系统各个模块广泛采用，从目前国内图书馆自动化系统的应用情况来看，条形码技术主要应用在流通管理方面。

图书的条形码标识是在回溯建库的过程中完成。在回溯建库中，除了回溯书目数据，建立本馆的中央书目数据库外，还应该完成条形码库的建设，做到每册图书都有唯一的一个条形码标识。条形码技术在流通管理中的应用主要表现在以下几个方面:

(1)借还书管理:包括借书、还书、续借、预约、超期罚款、损书罚款、丢书罚款等。

(2)典藏管理:包括典藏分配、调拨、剔除等。

(3)读者证的管理:包括书证制作、权限设置、书证查询、书证挂失等。

(4)查询管理:包括图书检索、借阅情况查询、还书情况查询、部门借还情况查询等。

(5)入库读者统计:在传统图书馆入库管理中，到馆人数统计一般采用登到本方法，而登到本在时间和数量的统计极为不便，即使统计出来，数字也不准确。采用条形码技术，读者在入库之前，首先在槽式条形阅读器前刷自己的条形码借书证，条形码扫描快速准确，它使馆员了解读者入库状况，以便有的放矢做好书库管理工作。

条形码的应用，为图书馆的图书流通带来了高效、快捷，对系统的安全性和保密性起了重要作用。所以条形码技术始终贯穿在图书流通管理的全过程中。

条形码技术以其先进性和快捷性方便了图书馆的自动化管理，提高了系统的运行效率。但如果条形码技术使用不当，也会给流通管理带来一些困难和不便，这些都是为许多图书馆反复实践所证明了的，因而在使用条形码过程中应该注意以下几个问题:

(1)条形码制作千万不可重码。条形码是图书的可靠流通标识，在制作条形码过程中，必须确保条形码的唯一性和连贯性。一本图书只能使用一个条形码标识，如果库中发现条形码重复现象，那么图书的流通、查询、典藏、调拨、剔除过程中就会造成一些难以预料的后果。

(2)图书条形码的编制要符合一定的标准。现阶段国内图书馆使用的图书条形码编制方法一般有两种:一种是文化部1995年3月29日颁布、1995年10月1日开始实行的《图书馆行业条形码》(中华人民共和国文化部行业标准WH0501－1995)。在该标准中，规定将数据符只定义为顺序号，且顺序号可由用户“本着只作最基本的定义”的原则，自行进行编制，如某图书馆将它的顺序号0～30000分配给读者，30001～200000分配给工具号，200001以上作流通图书用。这个标准采用的是无含义编码方法。另一种是北京图书馆1994年4月提出《图书馆条形码行业标准》，该标准将数据符分为两个部分:标识信息和顺序号。标识信息是用数据符的第一位数字对图书馆各类信息进行标识，如读者为“0”，中文图书“2”，西文图书为“3”，中文连续出版物为“4”，西文连续出版物为“5”，视听资料开头为“6”各个图书馆可根据本馆的实际情况，慎重进行标准编码。

(3)书证条形码的编制要科学、规范。书证条形码的编制可按照一定的规则，根据不同读者的类别、单位、职称、权限等分别编制。以高校图书馆为例，我们可以使用不同的数字分别代表院、系、年级、班级、专业，要注意与图书上的条形码号有所区别，以便设计程序时，可从条形码上直接区别是读者借书证号还是图书上的条形码号。同时，在编制过程中规则要注意保密，防止伪造现象发生，要提醒读者设置除出生年月标识的任何密码，以备在工作中出现问题时根查。

(4)条形码制作一定要保证质量。图书馆的图书使用周期比较长，磨损也比较严重。因此，条形码制作一定要保证精美的印刷质量，最好使用激光打印机制作，这就避免了误扫，漏扫、不识别、重复、补码等问题。

(5)条形码补遗要有一定的随机性。条形码是图书流通的标识，它具唯一性，目前不少图书馆采用条形码号与流水号相符(条形码号与流水号相同时，要注意条形码一定要贴在与此码相同的图书流水号上)或根据流水号生成条形码的做法。如果条形码丢失或码损，需重新制作一个相同的条形码，这样既误事又使问题复杂化。因而。条形码的制作既要有一定的规则，也要有一定程度的随机性。同时，流通阅览处可随时保留一部分预先做好的某一数量段的条形码，条形码丢失后随时贴补。这种做法可以降低图书滞留率，减少加工时间，提高图书流通率。

(6)条形码的制作要有全局性，避免馆与馆之间重码。从目前条形码使用情况来看，各馆条形码的制作随意性大，但如果强调规范化、标准化，不可避免会导致条形码重码，这会引起混乱，造成许多不良后果，为避免雷同，笔者认为:条形码的设计必须具有本馆特征，同时，要与兄弟馆，尤其有协作关系图书馆有所区别，具体如何设计，各馆可根据本馆情况而定。

(7)条形码一般以贴在图书封面内的书名页上为好，(如书名页前面页数过多，可贴在封面第4页)。这样可以避免条形码直接露在外面而引起磨损。

(8)条形码要贴得平整，不能起皱纹，否则条形码的黑白条纹会重叠而引起条形码出错或读不出条形码。

(9)如果使用光笔式扫描器，应采用薄膜式条形码或条形码上加一层保护膜，以避免条形码磨损。

条形码技术在图书馆使用以来，它提高了系统的运行效率，提高了功效，加快了流通，保证了图书的利用率。我们一定要认真研究条形码在图书馆的应用，不仅要使它规范化、标准化，还要使它科学化，使条形码在读者管理中，能表示读者身份、职业、单位、职称等特征，而在图书文献中又能揭示图书的文别、内容、馆藏及其他一些方面的特征。我们要发挥条形码处理速度快，可靠性强、应用广泛等优势，不断拓宽条形码在图书情报领域中的应用。只有这样，图书馆的建设才能符合现代化要求，我们的服务工作才能再上一个台阶。