图书馆组织设计_图书馆管理学

图书馆组织设计_图书馆管理学

第二节　图书馆组织设计

一、图书馆组织设计的原则

组织设计，概括地说，就是围绕某种战略目标，对组织所拥有的各项资源进行合理的安排和配置，以构成有机整体的过程。组织设计的直接结果就是形成一定形式的协作系统和关系网络。任何组织都是依照一定结构形式设计并建立起来的。组织设计包含三层含义：第一，进行资源配置。即围绕组织活动的目标，将各种资源分配到不同的组织层面，实现有利于组织目标的最佳组合。第二，确定各种资源之间的关系。即通过组织设计，形成特定的关系网络，使各种资源能够围绕组织目标有效地进行运转。第三，制定运行规则。为了证明和充分体现各种资源配置的有效性与协调性，就需要组织设计者根据组织运行的基本情况制定出一系列规则，并在这些规则的约束下开展活动。由此可以看出，组织设计是一个对资源的组合过程，是一个发挥各种资源作用的过程，同时也是一个调节组织整体作用的过程。

图书馆组织设计是指对图书馆组织的结构进行规划、构架、创新或再构造，通过对图书馆的任务、权限和工作流程的安排与设计，使图书馆组织协调运转的过程。图书馆组织设计的目的就是从组织的结构上确保组织目标的有效实现。图书馆组织的结构，是图书馆内部各个工作部门的排列顺序、空间位置、聚集状态、运作形式以及图书馆各个要素之间相互联系的一种方式，也是图书馆内部管理的一种模式。这种模式或管理体制是人们根据图书馆的社会目标和功能，以及各个图书馆的个性特点设计创造出来的。

组织设计的结果是形成特定的组织机构，即组织的构成框架。组织结构设计得合理，就可以充分发挥系统的整体功能，使系统高效率地运行，取得最大的社会效益与经济效益。图书馆组织结构的合理设计，是保证图书馆整体目标顺利实现的前提，是图书馆内部管理工作的信息流以及人流和物流得以正常运行的保证，是图书馆管理活动的基础工作。(www.guayunfan.com)

图书馆的组织结构既要保持相对的稳定性，又要适应图书馆内部和外部环境的变化，所以，保持图书馆高效率地运行是图书馆组织设计的最终目的。因此，如何设计高效率运行的图书馆组织结构是关键所在。总的来说，图书馆组织设计应遵循以下几个原则：

1.因馆制宜原则

任何一个组织都有其特定的任务和目标，每个组织及其每一个部分，都应当与其特定的任务目标相关联，组织的设计应该以是否对其目标的实现有利为衡量标准。图书馆组织的设计没有统一的模式可循，因为各个图书馆的现实情况不一样，图书馆应该根据其发展目标与规模以及文献信息资源的构成、工作人员的构成以及空间设备、技术条件等资源来选择组织的发展模式，设计图书馆的组织结构。所以，图书馆内部结构的设计与排列都应当和图书馆的整体目标相关，只有这样才能充分发挥图书馆系统的整体功能。如果馆内的某一部门的设置与图书馆的发展目标不相关联或关系不大，可以考虑将其合并或者从图书馆组织中剥离出去。图书馆的总目标通过细化分工分成若干个子目标，而图书馆内部各个部门的设置正是这一细化分工的结果。

2.合理分工原则

图书馆组织构建的过程是组织内部科学分工的过程，也是对图书馆资源进行合理配置的过程，它与图书馆总目标的实现有着直接的关系。因此，一方面应当合理地进行图书馆各种资源的配置，安排图书馆各个部门的目标与任务，使得图书馆的各项工作有序、高效地运行。另一方面，也要根据图书馆人员的性格、兴趣、特点和信息素养上的区别，进行合理的人力资源分工，做到人尽其才，充分调动员工的积极性，从而提高工作效率，营造良好的工作氛围。所以在设计组织机构时，要进一步明确各个部门的职责范围以及管理权限。同时，部门与部门之间要相互支持，协调合作，才能实现整个图书馆的目标。

3．职权层级化原则

图书馆组织设计的主要内容是要形成组织的层级化和职权的层级化。因此组织结构和职权形式的层次分明是图书馆组织的基本要求。组织结构和职权的层次分明是指机构内部最高权力等级到每一个下属职位的权力等级是绝对明确的，组织层次的多少与管理者的控制幅度成反比。组织机构层次多，控制幅度就小；组织机构层次少，控制幅度就大。管理者数目应根据图书馆管理的工作性质与工作效率的需要而不同。等级分明，合作协调，可以使得高级管理层做出快速的决策，达到组织间有效的交流，从而发挥系统整体效益。图书馆组织的层级不宜过多，层级过多，不仅浪费人力资源，加大人力成本，而且增加了管理信息流动的复杂性，降低了管理效率。图书馆管理层次的多少，应根据图书馆规模、各自活动特点及管理范围来确定。

4.灵活处置原则

用户是图书馆服务的对象，“用户至上”是图书馆工作的根本出发点，最大限度地满足用户的需求是图书馆工作的最终目的。所以，图书馆的组织设计应该充分体现这一思想和原则。同时，社会不断发展，环境变化，用户需求也会随之变化，因此，图书馆组织的灵活性增强。在图书馆组织设计相对稳定的情况下，必须强化灵活管理，增强组织的应变能力。同时也可以根据外部环境和内部环境的变化发展，以及图书馆长远目标的实现对图书馆组织设计做出适当地调整。

二、影响图书馆组织设计的因素

合理的图书馆组织设计除了应遵循科学的原则之外，还应关注影响图书馆组织设计的各种因素，因为任何图书馆组织都处于一定的时空环境下，不同的时空环境会对图书馆组织产生不同的影响。影响图书馆组织设计的因素主要有以下几点：

1.环境因素

影响图书馆组织形成与发展的环境因素主要包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素是指影响图书馆发展的各种外在因素，它主要包括一定的政治、经济、文化以及国家体制的变化。内部环境因素是指影响和制约图书馆发展的各种内在因素，主要包括图书馆发展目标、文献信息资源、读者、工作人员、经费、设备和技术资源等。

2.社会需求因素

图书馆的建设与发展，既是社会文明进步的重要表现，也取决于社会信息需求的发展，因为社会信息需求是图书馆事业发展的基本动力。满足社会不断增长的信息需求是图书馆存在与发展的理由与目的，组织信息资源、提供信息服务是图书馆责无旁贷的义务。怎样才能将图书馆的作用发挥到极致，怎样才能使社会的信息需求得到最大满足，都与图书馆组织设计的合理程度有直接关系。因此，图书馆组织设计应当根据社会信息需求规模以及图书馆服务的范围与能力进行资源的有机整合，充分发挥图书馆资源的协调作用，以满足社会发展中不断增长的信息需求。

3.主观意识因素

图书馆组织的设计与发展除了受环境因素与社会信息需求因素的影响之外，还受到了人们主观意识因素的影响。社会、政府及领导对图书馆的重视与支持程度，对图书馆的发展有很大影响。他们对图书馆的意识程度越高，那么在对图书馆的经费、技术等投入方面就会有很大的发展。同时，一个好的管理者或者一个好的管理班子，对图书馆组织的合理设计也有很大的帮助，管理人员注重素质的提高、紧跟时代发展的步伐，都会给图书馆的组织设计注入新的思想和活力。

综上所述，影响图书馆组织设计的因素是多方面的，任何时代都不可能有一个停滞不前的、固定不变的理想模式供我们套用。因此，应当充分考虑到上述各种因素对图书馆发展的影响，随着时代、社会的不断发展和变革来合理组织和配置图书馆资源，形成完整的系统的图书馆组织体系。