图书馆组织概述_图书馆管理学

图书馆组织概述_图书馆管理学

第一节　图书馆组织概述

一、图书馆组织的含义

在现代汉语中，组织通常含有动词和名词的意义。作为动词，组织是指安排分散的人或事物，使之具有一定的系统性或整体性的工作或活动过程。作为名词，组织是指按照一定的宗旨和系统建立起来的集体，即人们为了一定目标的实现而建立起来的社会实体。既然组织是一个有活动目标的社会实体，并围绕目标开展系统性和整体性的活动，那么，从管理学的角度来看，组织就可以被理解为是一个动态活动过程和静态社会实体相结合的统一体。在这个统一体中，组织具有以下特定的内涵：

(1)组织是由两个或两个以上的人所组成。可以说组织是由人们以及人与人的相互关系所组成，人们在实现共同目标的过程中彼此联系并发挥基本的作用，从而形成了组织。

(2)组织具有特定的活动目标。组织是按照一定的目标和一定的需要将各个组织要素排列组合而构成的统一体，每个组织都有各自明确的活动目标，围绕特定的组织目标开展活动。因此，组织的目标决定了组织存在的必要性与合理性。(www.guayunfan.com)

(3)组织具有一定的结构和层次。组织是按照一定的职能分工、责权分配所构成的特定群体，它根据一定的规则和程序排列组合并相互协调开展各种活动。因此，合理地设计组织结构，协调组织成员的分工与合作，是组织得以正常运行的基本保证。

(4)组织具有与社会的互动作用。组织在自身发展过程中，不仅要依靠其内部的协调运行，同时还要与组织生存的环境相互依托，并在适应社会环境的过程中形成组织个性，以保持组织运行的独立性，从而发挥组织的整体作用。所以，组织是社会系统的一部分，是一个与社会有着千丝万缕联系的开放系统。

(5)组织与组织之间存在着一定的边界。人类社会中任何组织都具有与其他组织不同的组织精神、组织行为和组织作风，表现出与其他组织所不同的个性特征和活动目标。因此，组织不同，人们的活动内容不同，组织行为就不同。这就是不同的组织给人们留下不同印象的主要原因。

从人们对组织基本内涵的认识出发，我们认为，图书馆作为人类文明的产物，在其发展过程中有着特定的活动内容和范围，它以保存和传扬人类文化的智力成果为宗旨，以满足社会文献信息需求为己任，以文献信息资源的收藏和利用为组织活动目标，从而适应社会不断发展的需要。因此，我们可以把图书馆组织定义为：以最大限度满足社会文献信息资源需求为目标而对图书馆资源进行合理的设计与职能分配，并按一定规则和排列程序组合成并协调运行的有机系统。它既反映了图书馆社会实体的形成，同时也体现了对图书馆实体的管理行为、管理活动和管理过程。由此可见，图书馆组织的特定内涵是对图书馆资源的合理设计、分配、排列与组合，形成一个稳定的、能够根据环境的变化而不断调整行为目标的组织系统。而图书馆系统的有效运转则是图书馆管理中组织的必然结果。图书馆组织是实现科学管理的基本职能，也是图书馆管理的主要对象。人们通过这个特定的组织行为建立图书馆工作关系架构，并协调和刺激图书馆组织内的成员为实现整体目标而“开展指定的活动，履行各自的职、权、责，相互协调、合作，为实现系统的目标，完成系统的计划而努力”。

图书馆组织的职能体现在以下几个方面：①构建图书馆工作关系架构，使图书馆各组成部分形成有机的不可分割的整体。②合理组织图书馆各项活动，使之具有一定的功能和作用。③明确授予图书馆各级管理人员一定的权限，充分调动管理人员的工作积极性。④强化图书馆管理信息的传递与沟通，建立图书馆系统内的层级关系和联系。⑤建立和健全图书馆组织的管理体制，执行、协调、监督图书馆活动的运行。

二、图书馆的组织形式

图书馆同任何社会组织一样，只有运转才能发挥作用，才能充满活力、生机勃勃。在图书馆的运转过程中，为了保证图书馆既定目标的实现，就必须运用各种组织方式处理管理活动中的各种关系，并进行图书馆资源的合理配置，以保证图书馆整体活动的正常运行，因此，图书馆管理的组织形式就成为其管理活动的具体表现。采用不同的组织形式，就会产生不同的组织运转过程。就目前图书馆的运行模式和组织形式而言，通常采用的组织形式主要有直线式、职能式、直线职能式和合作式等。

1.直线式组织形式

直线式组织形式在图书馆管理中是一种最基本的组织形式。直线式结构比较简单，又称单线式职权形式，或军队式职权形式。它是指将社会实体中的各种职位按垂直的管理系统进行直线排列，以形成自上而下的管理与运行体系。例如，图书馆馆长对副馆长有直线职权，副馆长对部门主任有直线职权，由上而下形成一条权力线，指挥统一。但是，由于这种组织形式没有具体的职能机构作为辅助管理的手段，容易形成管理权力的高度集中，从而导致在复杂的管理活动中不能有效控制下属行为的问题出现，造成不利于沟通和交流的现象。所以，这种组织形式通常只适合规模较小的图书馆。

2.职能式组织形式

职能式组织形式，又称多线式组织形式，它是直线式组织形式的一种补充。它是指在图书馆管理过程中，各级行政领导都设有相应的职能机构，各个职能机构在自己的业务范围内有权直接指挥下级单位。因此，各级行政领导人员除了服从上级行政领导外，还要服从上级各个职能机构的指挥。这种类型的组织形式适用于业务技术复杂、管理分工细致、规模较大的图书馆。但是，它也存在一定的不足，这种形式常常会造成图书馆管理中的多头领导现象，从而妨碍了图书馆组织的必要的集中领导和统一指挥，造成组织管理上的混乱。

3.直线职能式组织形式

直线职能式的组织形式是直线式组织形式和职能式组织形式相互结合产生的一种图书馆组织形式。它是将图书馆管理人员分为指挥型管理人员和职能型管理人员两类，指挥型管理人员有权力对下级发布命令，组成图书馆组织结构中的“命令链”；职能型管理人员凭借自己的专业知识和工作经验，向上级领导提出专业管理的建议，也可以向下级机构进行业务的指导，但无权直接对下级机构进行指挥和发布命令，除非其上级领导授权。这样的组织形式便于在组织内充分发挥职能部门的参谋作用，减轻上级领导的工作负担，为图书馆的指挥人员正确决策提供依据，从而实现图书馆管理活动的统一指挥，统一行动，使得图书馆的专业化管理更为细致。

4.合作式组织形式

合作式组织形式是一种新型的图书馆组织方式。它是一种超越了传统垂直管理的基础所进行的一种组织与组织之间的合作管理形式。合作式图书馆组织形式主要是根据参加合作体的各成员馆签订的合作协议明确各自的权利、责任与义务，并明确其组织关系，通过利益共享实现组织的整体目标。因此，它是一种以契约形式构筑的图书馆组织形式。其特点就是在图书馆之间不论是否存在隶属关系，在这个合作式组织中没有上下级的等级制度，没有体制上的制约关系。它强调在图书馆之间进行跨组织合作关系的构架，注重不同系统、不同类型图书馆的分工与合作，注重在合作中进行优势互补，从而实现图书馆建设的整体目标。

合作式组织形式赋予了图书馆管理的高度灵活性，使组织成员能够在自己的职责范围内独立工作，并能充分调动其积极性。合作式组织形式的主要表现就是图书馆联盟，它是以文献信息资源共建共享为目标的实际而有效的图书馆组织形式。其形成的主要原因有两个：一是共享图书馆收藏的文献信息资源；二是信息技术的发展使社会信息用户产生了新的信息需求和新的信息利用空间。与传统的图书馆组织形式相比，合作式图书馆组织形式具有反应迅速、机动灵活的优点，其合作的范围更加广泛。它可以降低文献信息资源的收藏成本，进行图书馆之间的文献传递服务，并及时发现和解决由于信息技术发展而带来的各种问题，如文献的知识产权保护问题、电子文献的出版与利用问题等。同时，通过合作还可提高图书馆的服务能力和参与竞争的能力。目前国内外已经出现了不少这样的图书馆合作组织，如世界著名的OCLC、OhioLink、中国高等教育文献保障体系(CALIS)等。