图书馆知识管理的实施_图书馆管理学

图书馆知识管理的实施_图书馆管理学

第三节　图书馆知识管理的实施

自从图书情报界的有识之士察觉到知识管理思想的价值以来，许多人将知识管理与图书馆联系在一起做了理论上的探讨。2009年11月29日，我们以“图书馆+知识管理”为题名检索式，对中国知网“中国学术文献网络出版总库”进行了检索，共获得相关论文1 213篇。应该说，学术界对图书馆知识管理的理论研究已形成一种热潮。然而，图书馆知识管理实践却相对冷清，国内仅有上海图书馆、中国科学院文献情报中心和深圳南山区图书馆等屈指可数的几家图书馆做了尝试。绝大多数图书馆将传统的文献管理等同于知识管理，认为那就是知识管理的全部，尚缺乏现代知识管理意识，更不可能将现代知识管理提上议事日程。与此相反，发达国家图书馆实施知识管理的实例正在日益增加，如美国、英国、加拿大、新加坡等国。因此，“图书馆知识管理的实施”是一个迫切需要研究并富有现实意义的课题。

一、设立知识主管

知识主管(Chief Knowledge Officer，CKO)是指在一个组织内部专门负责知识管理的官员，它是近年来随着知识管理的发展而在企业内部出现的一个新的高级职位。图书馆作为知识收集、加工和传递的中心，同样应该创建知识主管机制。为了使知识管理成功，知识主管应该设立在有支配权和有责任的上层管理梯队里，譬如由一名副馆长专任或由馆长兼任。图书馆知识主管的主要职责是：①制定图书馆知识政策；②提供决策支持；③帮助员工成长。具体而言，图书馆知识主管应做到：①了解图书馆的环境和图书馆本身，理解图书馆内的知识需求；②建立和造就一个能促进学习、积累知识和知识共享的环境，使每个人都认识到知识共享的好处，并为图书馆的知识库作贡献；③监督保证知识库内容的质量、深度、风格并使之与图书馆的发展一致；④保证知识库设施的正常运行；⑤加强知识集成，产生新的知识，促进知识共享。

要完美地履行上述职责，图书馆知识主管必须拥有以下四方面的能力：①CKO应是一位技术专家。CKO必须了解哪些技术有助于知识的获取、储存、利用和共享。②CKO应是一位战略专家。要实现有效的知识管理，仅仅拥有合适的软硬件系统是不够的，还要求图书馆CKO把图书馆知识开发、共享和创新视为竞争优势的支柱，对包括信息在内的所有知识资源进行综合决策，实施全面管理。③CKO应是一位环境专家。在德尔福集团1998年2月2日召开的知识管理人员研讨会上，与会知识主管一直认为知识管理工作“20％是技术成分，80％是文化成分”。换言之，CKO作为环境营造者的角色较之技术专家的角色要重要得多。环境专家的工作包括：空间设计，如办公室和休息场所的设计、建立和布置学习中心；重新设计绩效衡量和部门主管评估体制，甚至包括改进图书馆管理层对CKO自身业绩评估的尺度。但更根本的，作为一个环境专家要把图书馆所有管理培训计划和组织发展行为都紧密地与知识管理结合起来，要在这些活动中更加重视提高图书馆的知识创造能力。④CKO应是一位创新专家。CKO的动力来源于想要有所作为的愿望和坚持不懈的决心。他们应能够孕育和提出新思想，善于倾听他人建议，如果意见合理并符合图书馆的知识远景则应支持它们。(www.guayunfan.com)

二、改造图书馆的组织结构

知识管理倡导运用集体的智慧提高组织的应变能力和创新能力，而设计合理的组织结构是创建图书馆核心能力的一条有效途径。面对现代信息技术的挑战和不断变化的用户需求，图书馆必须积极引进企业为实施知识管理而进行的“业务流程重组”(Business Process Reengineering，BPR)或称“企业再造”的管理思想，重新调整图书馆的组织结构和内部关系，进一步增强自身的适应性和竞争性。

图书馆组织结构的设计应以读者为中心，以用户需求为导向，充分实现服务的专业化、个性化，减少管理层次和重复作业，合理配置资源，增强图书馆运行的弹性，提高工作效率。通过业务流程重组，使图书馆建立一种能够迅速适应读者需求的新的服务机制，实现与各个信息系统的交融，给资源的共享、优化、合作和知识的创新带来勃勃生机。

在网络环境下，图书馆的组织结构应改变以往固定的等级模式，打破传统的图书馆职能部门之间的界限，以适应功能的不断拓展和变化。一是在图书馆内建立“柔性组织”，更多地强调组织形态的扁平化和组织行为的柔性化。如采用以团队或小组为基本组织单元的网络化结构的组织形式，将更体现跳跃与变化、速度与反应，更强调人的个性与创造力的发挥，具有灵活、适应性强、高度参与并富有动态性的特点。二是在图书馆外建立“知识联盟”，引进外部知识及经验，以获得能力的扩展和转换。在组织内知识清点的基础上，组建专家网络来提升图书馆的知识、资源和技能水平，增进图书馆之间的相互学习和知识交叉，协同发展。

三、组建完备的图书馆知识库

图书馆知识管理的目标之一是图书馆内部的知识共享。采用传统手段来传递知识往往受到多种主客观因素的制约，有时不能将最适当的知识传送到最需要它们的人手中。若建立知识库，就可以解决这个问题。图书馆应有计划地建立图书馆整体以及各个部门、各个岗位的专业知识体系，将现有知识分门别类、提炼加工，同时还要及时搜集所需的新知识，以形成有本馆特色并不断发展的系统性知识库，协助馆员高效提取所需专业知识资源用于各个部门和各个岗位的实际工作以获得良好的工作绩效。图书馆知识库可分成以下4个子库：

1.外部显性知识库

该库主要收纳社会公共知识。政府出版物、期刊、报纸、学术会议录、标准文献、专利文献以及信息机构制作的具有版权的数据库等，都是社会公共知识的载体，图书馆应根据自身实际跟踪分析并收集相关的部分，以形成自己的特色知识库。

2.内部显性知识库

该库收纳内部已经或可以用文字形式保存并可检索使用的一类知识，如研究报告、咨询案例、访谈录等。建立该库的关键是有系统性和便于查找。

3.外部隐性知识库

外部隐性知识库也可以称“外脑”或“智囊库”。用户中不乏各行业、各学科领域的专家，若有效地加以利用就可以形成图书馆宝贵的无形资产。因此，图书馆应在平时的知识服务过程中与用户建立良好的互动合作关系，并建立图书馆的外部专家人才库以及将专家解答的问题加以编码储存的知识库。

4.内部隐性知识库

该库收纳存在于馆员头脑中的经验、数据、技巧等意会知识。组建内部隐性知识库的基础是尽量把这些意会知识编码化，以供馆员访问和咨询。另外，可以组建内部网络开展电子讨论，让馆员将自己的经验输入内部网络，并对别人的提问和建议给予积极的反馈，管理者则将这些内容全部存入子库。这样一来，一个包括馆员经验、见解和窍门的内部隐性知识库就建立起来了。

四、创立图书馆知识管理系统

图书馆知识管理系统是一种用来支持和改进图书馆对知识的创建、存储、传送和应用的信息技术系统。目前，知识管理系统涌现了多种模式，如基于层次模型的知识管理系统、基于一般系统框架的知识管理系统、基于知识生命周期的知识管理系统、基于知识实践框架的知识管理系统、基于资源的知识管理系统以及基于XML的知识管理系统等。

我们在开发图书馆知识管理系统时，应注意以下几个方面：①用户接口设计。即要求知识库管理员在选择工具时，必须考虑是否有标准接口或是否可以按照与组织的其他应用一致的方式来定制。②文本检索与多媒体检索。即要求所开发或利用的搜索引擎能够检索到与检索表达式不完全匹配但实际含有相关信息的文档，而且能够按照相关率高低对检索条目排序。③知识地图。即要求把知识库中的资料与知识目录连接起来。④个性化。即满足知识库管理员手工创建用户文档，或基于E-mail标题与原检索式中检索词的自动生成文档来实现知识库的个性化。⑤标准查询。即要求知识库引擎允许知识库管理员定义标准查询，这种标准查询涉及所有用户专门配置文档的关键词，也允许用户公布个人查询。⑥近似组过滤。即满足为用户创建表定义主题选择来实施近似组过滤。⑦知识目录。即要求知识库引擎在用户检索知识地图时，能够识别相关主题专家和馆藏存储信息。⑧合作与通信。即允许被地点和时间分离的团队成员共享那些解决新建议的必要信息，包括方案文件、工作计划、个人计划、讨论组等。

彼特·美索和罗伯特·史密斯认为，从社会—技术的观点来看，组织知识管理系统(Organizational Knowledge Management Systems)不仅仅是信息技术系统，而是由技术基础、组织基础、组织文化、知识与人组成的复杂综合体。因此，今后成熟的图书馆知识管理系统除着重于信息技术外，还应该考虑图书馆组织、图书馆文化与人力资源等问题，以保障图书馆的可持续发展。

五、建设学习型图书馆

图书馆知识管理的策略之一就是建设学习型图书馆。在学习型图书馆中，学习、知识共享、提高员工的素质将是图书馆的一项重要职能和目标，图书馆会开展经常性的培训以及团队学习活动。在学习型图书馆中，学习已经内化为图书馆的日常行为，融入图书馆的血液之中。主动学习、自觉学习将代替被动学习，制度性学习、系统化学习将代替零星式学习。总之，向学习型图书馆发展可以从根本上改变一个图书馆的处境。

学习型图书馆具有一些显著的特点。在思维方式上，学习型图书馆具有以下特点：①有一个人人赞同的共同构想。②在解决问题和人事工作时，摒弃旧的思维方式和常规程序。③成员对所有的组织过程、活动、功能与环境的相互作用进行思考。④人们之间坦率地相互沟通(跨越纵向和水平界限)，不必担心受到批评或惩罚。⑤人们摒弃个人利益和部门利益，为实现图书馆的共同构想一起工作。在组织结构上，学习型图书馆具有以下特点：①适应于团队工作而不是个人工作；②适应于项目工作而不是职能性工作；③适应于创新而不是重复性的工作；④有利于馆员的相互影响、沟通和知识共享；⑤有利于图书馆的知识更新和深化；⑥有利于图书馆增强对环境的适应能力。

建设学习型图书馆，需要进行五项修炼，即自我超越、改进心智模式、建立共同愿景、团体学习和系统思考。其中，系统思考是五项修炼中的核心技术。

1.自我超越

自我超越是指突破极限的自我实现和获得娴熟的技艺的过程。自我超越的修炼包括以下内容：①建立个人愿景，即树立个人远大理想和宏伟目标；②保持创造性张力，即不断地从个人愿景与现实之间的差距中创造学习与工作的热情与动力；③解决结构性冲突，即排除阻止个人追求目标和迈向成功的结构性心理障碍；④运用潜意识，即发展潜意识与意识之间的默契关系，以增强意志力。

2.改进心智模式

心智模式是指根深蒂固于心中、影响着人们认识周围世界以及如何采取行动的许多假设、成见和刻板印象。改进心智模式就是图书馆成员和图书馆自身打破既成的思维定式，解放思想，进行创造性思维的过程。改进心智模式的修炼包括以下内容：①辨认跳跃式的推论；②摊出对事物的假设；③探询与辩护；④对比拥护的理论和使用的理论。

3.建立共同愿景

这是图书馆成员树立共同的远大理想和宏伟目标的过程。通过建立共同愿景，把图书馆全体成员团结在一起，创造出众人是一体的感觉。共同愿景深入人心以后，每个员工都会受到共同愿景的感召和鼓舞。对图书馆来说，建立共同愿景，就是要确立新时期图书馆的目标和任务，树立图书馆的形象，将馆员的个人价值与整个图书馆的价值统一起来，将个人的责任与整个图书馆的使命统一起来。这样形成的图书馆规划与图书馆设计不只是代表图书馆馆长的意愿，而是图书馆全体成员的志向和符合时代需要的可实现的工作指南。建立共同愿景的修炼包括以下内容：①鼓励个人愿景，即鼓励个人设计自己的未来；②塑造图书馆整体形象，即培养图书馆成员的集体观念，从集体利益出发分担责任；③融入图书馆理念，即将共同愿景融入图书馆理念之中；④学习双向沟通；⑤忠于事实，即从事实与共同愿景之间的差距中产生图书馆的创造性张力。

4.团体学习

团体学习是发展图书馆成员互相配合、整体搭配与实现共同目标能力的过程。通过团体学习，可以获得高于个人智力的团体智力，形成高于个人力量之和的团体力量，在团体行动中，达到一种“运作上的默契”和形成一种“流动的团体意识”。

在图书馆中，针对图书馆改革的需要、针对图书馆任务的需要、针对部门的需要等，都可以组织团体学习，让团体成员在学习中理解和创新。以图书馆的人事改革为例，当图书馆的人事改革目标确立以后，要通过学习使全体馆员认识到改革的重要性和必要性，愿意去改革并努力为改革献计献策，解决改革中出现的个人利益与整体利益的冲突、短期利益与长远利益的冲突，变消极因素为积极因素，变被动改革为主动改革，变照搬模仿为开拓创新。

图书馆是社会教育、文化和学术的一个中心，是一个非盈利性组织，当这个组织遇到复杂问题时，既要进行学习，也要发挥团队精神。图书馆团队精神要求为实现人类文明进步和社会发展，以知识信息服务为己任，增强责任感和使命感，通过勤奋努力、团结协作、坚持不懈、不断创造，促进人类知识与信息的生产、传播与利用。

团体学习的修炼需要运用深度会谈与讨论两种不同的团体沟通方式。深度会谈要求团体的所有成员摊出心中的假设，暂停个人的主观判断，自由而有创造性地探究复杂的议题，以达到一起思考的境界；讨论则是提出不同的看法，并加以辩护的沟通技术。通常团体用深度会谈来探究复杂的议题，用讨论来形成对事情的决议。

5.系统思考

系统思考是五项修炼的核心，它教会人们运用系统的观点来看待图书馆的生存和发展，进而将图书馆成员的智慧和活动融为一体。系统思考能引导人们由看事件的局部到纵观整体；由看事件的表面到洞察其变化背后的深层结构；由孤立地分析各种因素到认识各种因素之间的互动关系和动态平衡关系。

五项修炼的每一项都呈现三个层次，即演练、原理和精髓。其中，演练是指具体的练习，原理是指导练习活动的基本理论，而精髓则是指修炼纯熟的个人或团体所自然地体验到的境界，这种境界往往只可意会，而难以用语言或文字来表达。

五项修炼将创造出有利于图书馆成员自我激励、自我管理和自我评价的组织环境；造就整体搭配、互相配合的团队精神；形成“输出资源而不贫、派出间谍而不叛”的群体整合功能；达到管理的人性化和制度化之间的平衡，以及馆员个人事业发展与图书馆发展之间的协调一致。这些都是现代图书馆的管理者孜孜以求的。