图书馆目标管理的运行_图书馆管理学

图书馆目标管理的运行_图书馆管理学

第四节　图书馆目标管理的运行

图书馆目标管理过程依序涉及三个环节，即图书馆目标的设定、图书馆目标的实施和图书馆目标成果的考评，图书馆目标管理就是围绕这三个环节的循环来运行的。

一、图书馆目标的设定

设定目标是图书馆目标管理的第一步工作和关键环节。目标是图书馆目标管理的依据，只有制订出既符合图书馆实际情况又有利于图书馆长远发展的目标，才能使图书馆目标管理活动收到好的成效。

1.设定图书馆目标的依据(www.guayunfan.com)

确定目标是图书馆内外条件统一的过程，即馆内条件与馆外因素的有机结合。因此，按“充分、必要”的原则处理好目标与条件的关系，是正确设定目标、保证图书馆目标管理绩效的基础。

(1)馆内条件

确定目标时的馆内条件包括图书馆的人力、财力、物力、信息力等实力情况、图书馆人员素质与管理水平、上期目标或任务的完成情况等。这些条件是确定目标的内在基础，其中，人力、财力、物力、信息力等实力是确定目标的资源基础，人员素质和管理水平直接关系到资源的合理使用和作用的充分发挥，而上期目标或任务的完成情况在一定程度上代表了图书馆的基础和人员水平。

(2)馆外因素

首先是图书馆主管部门的要求。主管部门的要求包括上级的目标、上级下达的任务和指令性计划，这是图书馆确定本馆目标的基本依据。其次，还有一些政治的、经济的、法律的、技术的和自然的因素。政治因素是指国家制定的有关科学、教育和文化事业发展政策，尤其是图书馆事业发展政策；经济因素是指国内外经济形势(如书刊价格走势、通货膨胀率、图书进出口贸易等)；法律因素是指知识产权法(尤其是著作权法)和图书馆法的立法状况；技术因素是指科学技术的发展水平，尤其是新型信息技术的开发与应用状况；自然因素是指气候、地理位置等自然环境条件。这些因素都是确定图书馆目标的约束条件和客观基础，必须对它们进行深入的调查研究和分析。

2.设定图书馆目标的要求

一个好的图书馆目标必须满足下列要求：

(1)关键性与全面性结合

确定目标时，既要从图书馆的基本任务出发，全面考虑，又要突出重点和关键性工作。所谓全面性，是指目标要能反映图书馆的全面工作，体现图书馆的基本任务，使下属的各个部门乃至各个人都有目标；所谓关键性，是指目标不能包罗万象，不能(也没有必要)把全部工作都列入目标，必须突出重点，抓主要矛盾。这样才不至于造成人力、财力、物力的过于分散与领导精力的过于分散。在有多个目标的情况下，要区分目标的主次，从资源分配上优先保证重点目标。

(2)灵活性与一致性结合

系统原理告诉我们，构成系统的各要素之间必须有合理的结构、有序的联系，才能使系统的整体功能得以发挥。因此，确定图书馆目标时，必须使本级目标同上级目标保持一致，使分目标与总目标保持一致，以保证上级目标和总目标的实现；同时还要从本级的实际出发，使目标具有一定的灵活性，要发挥本级的优势和长处，使目标有一定的弹性，能够适应未来的发展和信息环境的变化。这种灵活性与一致性的结合，既能保证上级目标的实现，又能充分发挥本级的主观能动性，提高图书馆管理绩效。

(3)可行性与挑战性结合

图书馆目标是激发和调动人们积极性的动力。目标没有挑战性，不要付出多大努力即唾手可得，就没有激励作用，也无助于提高馆员的能力；但如果目标定得过高，经过努力也无法达到，使人感到可望而不可即，又会使人们丧失信心，挫伤人们的积极性。只有把可行性与挑战性恰当地结合起来，才能发挥目标的激励作用，鼓舞和团结人们为之奋斗。

(4)具体化与定量化结合

图书馆目标不应该是一句空洞的口号，应该让人们看得见、摸得着，使人们在实施目标的过程中努力有方向，检查有依据，考核有标准。为此，目标应该明确、具体，尽量用定量的指标描述，如“藏书利用率达到80％”、“图书分类误差率不超过0.5‰”等。对于难以量化的目标，也应该尽量具体化，订出衡量的标准，便于实施和考核。例如，对于阅览室的工作人员，一般不宜用进阅览室的读者人次来衡量其工作业绩，但可以借助书刊丢失率、书刊破损率、环境卫生状况、书刊归架准确度、读者投诉人次等指标来间接考核其工作业绩。

(5)指令性与民主性结合

设定目标是图书馆领导者的重要职责，必须由领导者亲自决策。而且目标一旦确定，就必须坚决贯彻实施，务求实现，不允许有背离目标、同目标方向不一致的行动。这是设定图书馆目标过程中的指令性一面。但是，设定图书馆目标又不是领导者一个人的事。任何领导者个人的能力、经验、智慧都是有限的，要顺利而正确地设定目标，必须依靠群体的智慧与才能。这既包括发挥智囊机构的作用，也包括发动下级管理者和广大群众参与目标的制定，走群众路线。

3.设定图书馆目标的程序

一般来说，图书馆可按以下步骤来设定目标：

(1)正确理解图书馆的整体目标，并向下属传达目标与方针

目标管理的指导原则之一是每个管理人员都要承担帮助上级实现目标的责任。换句话说，图书馆每一个管理人员在他的上级的目标中，都有他的一部分活动。为了达成图书馆的整体目标，首先应由图书馆决策层确定目标和方针，然后下属由此决定自己的目标。如果图书馆决策层不能向下属明确传达整体目标和方针，那么下属因不了解图书馆的目标，不仅工作的积极性会受到挫折，而且在理解部门目标及制定个人目标时可能出现偏差。

(2)在设定自身目标前，充分进行横向讨论

下属设定目标前，应注意理解上级的目标及方针，并与横向的关联人员进行充分讨论。只有经过充分讨论，明确了相互之间的关系，才算真正做好了设定自身目标前的准备工作。

(3)下属设定自身的目标(部门或个人目标)

经过上面的步骤后，下属就可以开始设定自身的目标了。但下属在设定自身的目标时，一定要注意他的目标必须与上级的目标相关联，而不能是孤立的。只有这样，图书馆目标管理才会因一级一级目标的实现而取得预期的效果。在设定目标时，如果需要上级的支持，也应该同时向主管明确表示。

(4)进行纵向讨论，检查是否与上级目标一致

虽然目标最后由本人自主设定，但这并不是说目标设定了以后就可以一劳永逸。不光自己要时时检查设定的目标与上级目标是否一致，上级也要时时检查各个目标是否与整体目标相关联。如果设定的目标不切实际，上级还要与该员工进行深入而诚恳的讨论，并在相互了解的基础上加以调整。

(5)列出可能遇到的问题，并找出相应的解决方法

这一步骤容易被忽略，但实际上它对于图书馆目标的顺利达成很重要。所谓有备无患，制定目标时应该具备风险意识，也就是对目标在实施过程中可能出现的问题、障碍制订应急预案。

(6)列出实现目标所需要的技能和知识

在所有影响图书馆目标实现的因素中，人的因素始终是第一位的。但这并不是说每个人都能胜任实现目标的工作，实现目标离不开必要的技能和知识。就像打仗的时候我们需要列出那些必备的武器一样，在这里我们列出所需要的技能和知识，然后有针对性地去加以补充，两者的道理其实是一样的。

(7)列出为达到目标所必需的合作对象和外部资源

图书馆活动并不是孤立进行的，而是在与许多外部组织发生相互作用的过程中展开的，如出版社、图书公司、书店、其他图书馆、科研部门、企业、主管部门等，就常与图书馆发生联系。有时，图书馆的目标直接来自于相关部门(如企业委托咨询课题)，因此要达到目标，必然少不了相关部门的合作与支持，甚至要利用一些必要的外部资源(如馆际互借)。

(8)确定目标体系

整理图书馆整个目标体系，不但易于明了各目标之间的关系，也便于让图书馆管理人员作调整；同时也可以对各个目标的关系位置一目了然，提升员工个人的参与感。

(9)确定目标完成的日期并对目标予以书面化

目标制定的关键之一就是其完成日期。在目标制定之后，还要用书面形式确定下来，这是图书馆目标管理规范化的一种表现。对目标加以书面化以后，不会引起疑虑和争论，而且有利于目标检查和工作考核，也便于目标的修订。此外，目标书面化一定要落实到专人专项，最好是让下属自己将最终确定的工作目标进行整理，做成两份正式的书面材料，一份留给自己，作为后续工作的参考；另一份交给上级主管，以此对员工的工作进行检查。

二、图书馆目标的实施

1.图书馆目标实施的内涵

目标实施是实现图书馆目标的过程。在实施图书馆目标之前，应将图书馆总体目标分解成若干阶段工作目标，对每一阶段的工作目标都应制定详尽的工作计划。在实施目标的过程中，图书馆领导或部门负责人应与员工沟通，了解目标的完成情况，诸如项目进行到什么地步？项目是否按规定的时间、质量完成？领导者应了解员工在目标完成的过程中需要哪些支持，并督促其完成项目。

图书馆目标实施包括以下内容：①设计目标完成各阶段时间表、质量记录文本等内容；②过程要点的检查监督与记录以及阶段评估；③目标执行过程中的调整；④检查反馈沟通记录。

2.图书馆目标实施的影响因素

在图书馆目标的实施过程中，下列五个因素会影响其实施效果：

(1)对图书馆目标的期望强度

人们对目标的期望强度基本决定了其实现目标的可能性，因为人们对目标的期望强度决定了其为实现目标而付出的努力。期望强度越高，人们的付出就越多，积极性和动力也越大，目标实现的可能性越高。经验表明：当对目标的期望强度≤50％时，目标基本上不会实现；当50％≤期望强度≤100％时，目标有可能成功，但失败的可能性也很大；只有对目标的期望强度=100％时，人们才会保持着很高的热情和动力来执行目标，目标才会实现。

(2)对图书馆目标的认同感

一般来说，人们总是对自己不认同的那些目标缺乏兴趣，相应地实施该目标的动力也不足。同样，目标只有获得了管理者的认同，才会得到其支持而顺利实现。组织目标与个人目标的紧密结合，可以增强员工的满足感、积极性和凝聚力。

(3)图书馆目标实施过程中的自我评估

在达到目标的过程中，不断进行自我评估，不但有利于提高自己的能力，还能帮助员工掌握进度，对目标的执行进行有效的控制。

(4)图书馆目标实施情况的反馈

反馈是组织中常用的激励策略和行为矫正手段，目标与反馈结合在一起更能提高图书馆绩效。目标给人们指出应达到什么样的结果，同时它也是个体评价自己绩效的标准。反馈则告诉人们这些标准满足得怎么样，哪些地方做得好，哪些地方尚待改进。在图书馆目标实施过程中进行反馈，有利于目标的顺利实现，防止实际情况与目标发生偏离。

(5)对图书馆目标实施过程的多点控制

在图书馆目标的实施过程中，通过上下级共同制定目标、共同监督，可以对目标进行调整并对目标的实施情况进行控制。这不但可以保障目标按照预期的方向顺利实现，而且可以提高上下级对工作的控制管理能力。

3.图书馆目标实施过程中的控制

在图书馆目标的具体实施过程中，控制主要包括以下四个方面：

(1)制订工作计划

制订工作计划包括两个方面：一是确定完成任务的各阶段工作计划；二是检查完成各项工作计划所需的资源。

(2)明确目标实施过程中的授权

授权就是分配他人具体任务以及完成这些任务的权力，同时双方对如何评估任务结果的方法达成一致意见。制定好目标的工作规划及确定完成任务所需的资源后，要根据目标的规划及资源状况进行授权并分配相应的责任。通过授权，让图书馆每个部门直至每位员工能更有效地实现自己的目标任务。

在图书馆目标实施过程中的授权包括三个方面的内容：①要落实好层次管理，分责分权；②要落实目标责任，强化动态管理；③要完善激励机制。

(3)进行良好的沟通

图书馆目标实施过程中的沟通并非只是为了通报信息，更重要的是为了达成共识，使上下级能及时地把握目标的执行情况。在图书馆目标实施过程中，管理者可以采取以下方式来进行沟通：①每月或每周同每名员工进行一次简短的情况通气会；②定期召开例会，让每位员工汇报他完成任务和工作的情况；③收集和记录员工行为或结果的关键事件或数据；④督促每位员工定期进行简短的书面报告；⑤非正式的沟通；⑥当出现问题时，根据员工的要求进行专门的沟通。

(4)进行目标跟踪

在执行图书馆目标的过程中，对目标的跟踪有以下几个方面：①衡量工作进度及其结果；②评估结果，并与工作目标进行比较；③对下属的工作进行辅导；④如果发现严重的偏差，找出原因并加以分析；⑤采取必要的纠正措施，后者变更计划。

在进行目标跟踪时，要注意以下事项：第一，要遵循对事不对人的原则；第二，要让下属了解工作跟踪的必要性；第三，工作跟踪不是简单地监督工作情况，关键在于要辅助下属更好地完成工作，达成预定目标；第四，在跟踪工作绩效表现和执行改正措施时，要让下属亲自参与；第五，不以权威和命令的方式进行跟踪；第六，对下属遇到的困难表示理解，针对不同情况，努力帮助下属解决困难。

三、图书馆目标成果的考评

1.图书馆目标成果考评的原则

所谓目标成果考评，是指图书馆管理者在目标管理实施过程结束后，将所取得的工作成果与原先确定的目标项目标准进行比较，从而对目标的实现情况进行衡量，并总结目标管理活动的经验教训，然后以此为依据对图书馆成员进行适当的奖励和惩罚，以便在更高的起点上开始新一轮的目标管理循环。

图书馆目标成果的考评对于充分发挥目标管理的导向作用和激励员工具有重要作用，它关系到图书馆目标管理是否做到善始善终，以及能否在新的起点上开始更高水准的循环。因此，必须确保成果考评的科学性和准确性。这就要求我们在目标成果考评过程中，必须严格遵循以下主要原则：

(1)目标性原则

成果考评的基本尺度就是目标本身。因此，必须按照目标所给定的各类定性和定量的项目指标对目标成果进行考评，切不可偏离目标，重新搞一套评价标准进行考评，以免成果考评失去原来的意义。

(2)客观性原则

在目标成果考评过程中，图书馆考评人员应该从实际情况出发，实事求是，不能弄虚作假。作为考评工作负责人，必须客观地评价每一个下级的目标实现情况，做到一视同仁，不论亲疏，不讲情面，避免由于掺杂个人感情而造成的主观偏见。作为执行目标的人员，则要做到不夸大成果和实施困难，通过成果考评，客观地认识自己，找出自身的弱点和不足，以便正确树立开展下一轮循环的态度。

(3)激励性原则

成果考评的目的，是通过对整个图书馆推行目标管理活动的考评来检查图书馆成员的工作能力与绩效，并以此为依据进行奖惩，以激发图书馆成员的工作热情和拼搏精神。为此，在考评活动中，必须严格按照评价标准分清功过是非，充分运用考评的结果，达到奖勤罚懒、鼓励先进、鞭策后进，推动图书馆成员整体素质、士气和工作水平不断提高的目的。

(4)自我考评与上级考评相结合的原则

自我考评和上级考评是图书馆目标成果考评的两个方面，它们既有联系，又有区别。所谓联系，是指两者的内容和方法基本相同，目的一致。所谓区别，是指两者的角度和要求不同。自我考评只是站在个人和局部的角度对成果进行评价，上级考评则是从较高的层次和某一全局性的角度来对成果进行评价。由于角度不同，往往对成果考评的结论也就不尽相同。在两者的结合中，要坚持以自我考评为主，辅之以上级考评。只有这样，才能充分调动双方的积极性，特别是可以促使下级积极参与成果评价，使成果考评比较符合客观实际，从而提高整个图书馆目标成果考评工作的效用。

2.图书馆目标成果考评的内容

图书馆目标成果考评的内容包括目标状况、实施手段和工作态度三个方面，又可细分为目标实现程度、目标实现进展、目标的难度、实施手段和工作态度等具体指标。

(1)评价目标的实现程度

目标实现程度是以目标值作为考评尺度的。目标值是目标的具体形式，在考评阶段将实际成果与目标值加以比较，就可知道目标的实现程度。正常情况下，原定的目标值到目标实施过程结束不会发生什么变化，自然要成为成果考评的主要依据。但在目标实施过程中，有时会出现一些新的情况，最初提出的目标值会因为外界条件发生变化，而直接或间接地影响目标完成。这些变化造成的影响，有的可以通过目标执行者的努力来消除，有的则是主观能力难以消除的。为了正确地反映目标状况，就有必要根据外界客观条件的变化，适当地调整目标值并加以最后确定。

(2)评价目标的进展情况

目标是一个向量，不仅有质与量的要求，还有时间的要求。特别是对于那些工作过程有前后联系和逻辑顺序的部门或个人来说，对预定目标的进度要求往往很高。因此，在图书馆目标成果考评中，有必要对目标的进度加以评定。

对目标进度评价一般采用均衡性指标，它可以反映目标实施进度的均衡程度以及目标实施的实际进度与计划进度的偏离程度。均衡性指标包含三项内容：一是目标完成率，即某个时期内实际完成的目标值同计划目标值进行比较的比率；二是目标进度偏离程度，由实际目标完成率同理想完成率之间的差额来表示；三是目标进度均衡率，即理想均衡率与目标进度偏离程度之差。

(3)目标难度的比较

目标难度是指根据目标任务的性质、客观条件和外界因素等的不同，为实现预定目标时所付出的代价和努力的大小不同。图书馆不同的工作部门、不同的岗位，目标的难度往往各不相同，如参考咨询工作和流通阅览工作相比，其难度就大不一样。因此，在图书馆目标成果考评中，只注重目标的实现程度而不考虑目标难度的做法，并不能全面衡量目标执行者的业绩和能力。只有把目标实现程度和目标难度结合起来考虑，才能对目标成果做出较为全面的评价。

(4)评价实施手段的优劣

实施手段是实现目标的工具和方法，也是实现目标的基本保证。没有实施手段，图书馆目标任务就不能实现。一项好的实施手段，不仅能保证和促进图书馆目标的实现，而且能使目标执行者取得更大成果，充分反映出目标执行者的智慧和才能。一般来说，对实施手段的评价主要涉及三个方面：一是评价其在技术上的先进性；二是经济上的合理性；三是内容上是否具有创造性。

(5)对工作态度的考评

工作态度是指在图书馆目标推行过程中，目标执行者个人的积极努力和发挥主观能动性的情况，它反映了人的精神风貌。对工作态度的考评，应从工作热情和协作精神两个方面着手。饱满的工作热情是实现图书馆目标的重要保证，也是图书馆具有活力的基础。协作精神是指目标执行者在工作过程中，能否主动协助他人解决困难，以及是否主动为共同目标执行者或相关人员实现目标创造良好的环境。在图书馆目标成果考评中确立“协作精神”指标，有利于加强图书馆内部的团结，确保各项子目标和图书馆整体目标的实现。

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