图书馆量化管理的指标体系_图书馆管理学

图书馆量化管理的指标体系_图书馆管理学

第二节　图书馆量化管理的指标体系

制定量化管理指标是一个复杂的系统工作，它既要涵盖图书馆工作的全过程，又要对每一具体工作环节给出科学实用的定量管理数据。有些工作可以用数量来表示完成情况，如文献入藏量、分编量、流通量等；而有些工作，则需各单项工作的数量值加以综合经过分析比较方能确定，如对文献的开发利用、满足读者需求的程度等。因此，指标的制定要结合各个图书馆的性质、任务、读者需求、馆舍设备及经费状况等主客观条件，由管理者具体制定，经馆内工作人员反复论证。

图书馆量化管理的指标体系内容很丰富，本节就一般图书馆的量化管理指标做一初步设计以供参考。

一、图书馆工作内容的分类

我们按工作的对象，把图书馆工作划分为文献资源建设、读者服务、技术服务与管理工作四大部分，又细分为18个小类。(www.guayunfan.com)

文献资源建设包括：①文献采访工作；②文献分编工作；③文献加工工作；④文献典藏工作；⑤文献信息的开发。

读者服务包括：①文献借还工作；②读者教育工作(包括利用图书馆的技巧和文献检索技巧)；③文献复制工作；④读者辅导工作(主要是解答咨询和定题服务)；⑤文献宣传报道工作。

技术服务包括：①计算机软硬件的建设和维护；②数据的安全与备份工作；③工作人员应用计算机技术和软件技术的培训和辅导。

管理工作包括：①传达并布置执行上级部门的指示精神；②制定本部门的发展规划和各项规章制度；③进行本部门机构的设立和调整；④进行本部门人力资源的培训和调配；⑤对物资设备和办公用品的购买、调配和管理。

需要说明的是，上述的工作并不代表工作的人数。因为有些是一项工作需要很多人干，如文献借还工作；有些多项工作只需要一个人干，如管理工作。这就需要计算每项工作的数量，计算每个工作人员完成该项工作的速度。不仅如此，还要制定出衡量该项工作的质量标准。但是，由于工作的数量与质量标准受多种因素的影响，如学历、职称、能力、工具、环境等，不可能制定一个适合于各种类型图书馆的指标，在这里要谈的是如何来制定这些指标，然后由各馆根据本馆实际情况自行制定。

二、工作数量量化标准的制定

工作数量量化标准的制定也叫劳动定额制定，大体上有以下四种方法：

1.经验估工法

一般由馆长、专家和业务骨干组成估工小组，根据图书馆各部门工作的特点和要求，并考虑本馆的技术条件和劳动组织形式，凭各自的工作实践经验，估计确定工时定额。估工时可按整个工序或工种进行估算，也可以按工序的各组成部分分别进行估算，然后汇总确定工序的工时定额。这种方法的优点是简单易行，工作量少，制定定额比较快，有一定的群众基础。缺点是对定额的各组成部分及其影响因素不能做细致的分析和具体的计算，因而技术根据不足；单凭估工人员的技术和经验，只能反映已达到的工作水平；对同一工种，不同的估工人员有时会估出不同的定额，容易出现偏高或偏低的现象，定额的准确性较差。

2.统计分析法

根据过去同一工种的实际工时消耗和完成定额的统计资料，分析当前工作条件的变化，来制定定额。这种方法有较多的统计资料为依据，比经验估工法更能反映实际情况，并有利于促进图书馆的统计工作。但是，由于它依据的是过去的统计资料，这些资料中某些不合理的因素(如原始记录不准确，实耗工时中包括了一部分浪费的工时等)，必然影响定额的准确性，使定额水平不够先进合理。为了提高用统计分析法制定定额的准确程度，必须建立和健全原始记录制度，加强定额的统计工作，特别要加强对统计资料的整理、分析和研究工作，剔除其中不合理的部分，分析平均水平与先进水平的差距及其原因，还要考虑当前的工作条件同过去相比有哪些变化，这些变化对定额有什么影响。一定要把提高工作效率的各种可能因素，如推广先进的操作方法、采用新技术等考虑进去。

这种方法适用于工作条件比较正常，原始记录和统计工作比较健全的图书馆。

3.类推比较法

它又叫典型定额法，是以某种同类工种(如几个不同书库的微机借还书)的典型定额为依据，进行对比分析，计算确定另一工种的工时定额。运用这种方法，首先要对全馆工作进行分类归组，然后在每一组中选出具有代表性的工种，制定典型定额标准，同组中其他工种的定额，通过与典型定额相比较而确定。这种方法比较容易保持同类工种之间定额水平的平衡，只要典型定额制定恰当，对比分析细致，则定额的准确程度较经验估工法为高。为了进一步提高定额的准确程度，要做好工种的分类归组工作，正确地选择代表性工种，科学地、有根据地制定典型定额标准。在对比分析时，要抓住主要影响因素，寻求工时消耗的规律性，并考虑到提高工作效率的潜力。

4.技术测定法

即在充分挖掘劳动潜力的基础上，根据合理的工作条件和工艺方法，对组成定额的各部分时间进行实地观测或分析计算来制定定额。采用这种方法制定的定额又叫技术定额。第一，要将制定定额的对象(一般为工序)划分为较少的各个组成部分，进行动作研究，找出不必要的动作和交叉作业的可能性，尽量使工序的结构比较合理。第二，要对工作条件和工艺方法进行分析研究，如劳动分工是否合理，工作地布置和设施是否恰当，设备能否得到充分利用，工艺规程是否合理。第三，通过调查或计算取得工序各组成部分的工时消耗资料。由于取得资料的来源不同，技术测定法又可分为分析调查法和分析计算法。前者是在现场通过工作日写实和测时取得工时消耗资料；后者是运用事先制定的工时定额标准，查阅图表取得所需资料。第四，对取得的工时消耗资料进行整理、分析和计算。初步确定各种工时定额和实现定额的组织技术措施，并交群众讨论，经修改批准后，贯彻执行。

这种方法比较科学，有一定的技术依据，较为准确，易于平衡，对工作、技术有促进作用。但是，制定定额的过程比较复杂，工作量大，不易做到快和全。

上述四种制定劳动定额的方法，各有优缺点和适用范围。究竟采用哪种方法，或几种方法结合运用，各馆应从实际出发，根据需要和可能的条件来确定。

三、各项工作的质量量化标准

图书馆各项工作都有其特殊性，都应有其质量标准。

1.文献资源建设

(1)文献采访工作。采访工作的质量量化标准应从订购图书的重复率、优秀图书以及丛书、多卷书的购全率，优秀工具书的购全率以及有关各馆收藏重点图书的情况等账目手续及图书登录准确完备情况，购书计划的执行情况等方面给出分值，优则加分，劣则减分。

(2)文献分编工作。文献分编工作的质量量化标准应从分类的准确度、编目的标准度、著录项目的齐全度、标引的精确度、文献入库是否及时、图书交接账目是否准确等来衡量，其标准与准确情况，可用百分比来定量。

(3)文献加工工作。文献加工工作的质量量化标准应从加工文献的数量、书标的粘贴、收藏章、财产号的打印准确完整率、条形码打印的是否清楚、贴的位置是否恰当等标准来衡量，可以规定错误率的百分比计算质量的优劣。

(4)典藏工作

文献典藏工作应根据其上架是否及时、书架是否整齐、有无乱架现象、书架是否卫生、文献的丢失率、破损率，来定出百分比(或千分比)，依比值大小等标准计分衡量。

(5)文献信息的开发

文献信息的开发可以参照类同工作，根据其实际情况制定。如编制文献篇名索引，可参照文献的分类和著录标准执行。如果编写文章述评或信息分析报告，可以参照科研人员发表论文进行制定，也可根据实际情况自行制定。

以上几项内容，凡有全国图书馆评估定级标准的，均可按照相应考核标准进行检查，检查方法可按一月或半年定期检查，也可不定期地进行抽查，几次抽查的差错率之和除以抽查的次数，所得商就是全年的错误率，然后再依比值大小定出加减分值。

2.读者服务

读者服务是直接接触读者的工作，其服务数量的多少、服务速度的快慢、服务态度的好坏、服务效果的优劣，都应在质量标准中反映出来。目前由于绝大多数图书馆都使用计算机管理文献的借还，所以其服务的数量和速度都可以很容易地统计出来，并且比较精确。但是读者服务工作的好坏，更重要的是体现在服务态度和服务效果上，而这两个方面主要靠读者的反映，因为读者是服务的对象，他们最有发言权，图书馆应广开言路，采用一切有效的方法，充分收集读者的意见，并把意见在质量标准中反映出来，定出分值，比较出服务的优劣。

3.技术服务

技术服务工作主要是针对馆内工作人员的服务，其工作质量的好坏主要是看软硬件出现故障的次数、排除故障所用时间的长短和服务态度的好坏。故障的次数反映出日常维护工作的情况。一般来讲，维护得好，故障就会少，否则故障就多。故障的次数还反映出对工作人员的技术辅导情况。一般来讲，工作人员技术水平高、操作熟练，故障就少，否则故障就多。排除故障的速度，反映了计算机技术能力和熟练程度。当然，影响软硬件出现故障的因素很多，与软硬件的档次、质量，网络防护设施的配备关系也很大。各馆可以根据本馆的具体情况定出切实可行的标准，以出现故障的次数和故障对工作影响的大小而定出优劣。其服务态度，可以用座谈或调查表的形式进行了解，并可依调查结果和工作记录进行综合评分、定级。

4.管理人员

管理人员的工作应按照党对干部德、能、勤、绩的标准进行衡量。关于这四个方面的要求，有关干部的考核文件都有具体的规定，这里不再赘述。需要说明的一点是，图书馆管理干部的“绩”，应按照文化部、教育部等政府主管部门颁布的有关图书馆工作的条例和评估指标进行衡量和打分，因为这些条例和指标都是经过有关专家研究制定的，经有关行政部门审批下发的，对当前或今后较长一段时期的图书馆工作具有较强的指导意义。图书馆对工作条例的执行情况、工作评估的达标情况与图书馆管理者的能力和成绩密切相关，应该说可以反映出其工作的优劣。

四、图书馆量化标准的实施

图书馆工作实行量化管理，比工厂车间的定额管理复杂得多，制定量化管理指标体系只是量化管理工作的开始，重要的是要发动全体人员努力达到和突破指标，充分发挥量化管理的积极作用。贯彻执行量化指标，要抓好以下工作：

第一，加强思想政治工作，使图书馆全体人员都懂得，能不能完成量化指标直接关系到工作效率的提高和图书馆整体工作计划的实现，关系到图书馆的职能能否较好发挥。

第二，及时地将量化指标下达到部、室(组)和个人。图书馆应根据全馆的工作计划和整体要求，对各部(室)下达任务。部(室)接到任务后，要进一步审核、编制部内的工作计划，计算出每个岗位的量化指标，并以书面形式下达到每个人。每个人员都清楚自己的工作范围和量化指标，工作就有了标准，考核就有了依据。

第三，狠抓各种技术组织措施的实现，为完成量化指标提供必要的条件。例如，合理安排工作任务，搞好工序衔接，改进和提高工艺水平等。

第四，量化指标的贯彻执行要与工艺改进、开展合理化建议活动以及组织劳动竞赛、总结和推广先进经验等项工作密切结合起来。

第五，加强培训，提高馆员的文化和业务水平。通过举办业务学习班，开展岗位练兵，组织业务骨干进行操作表演等多种方式，帮助大家改进操作方法，掌握先进技能，以达到和突破指标。

第六，正确贯彻按劳分配原则，完善奖惩制度，把完成量化指标的情况作为奖惩依据。

第七，加强量化指标执行情况的统计、检查和分析工作。首先要做好原始记录，正确地反映各部(室)、每个人的工作成绩、工时利用和指标完成情况，因为它是量化管理统计工作的基础。根据这些统计资料以及必要的调查分析，就可以掌握量化指标的贯彻执行情况，分析影响工时利用的各种因素，为降低工时消耗，提高工作效率指明方向。例如分析人员完成指标的程度、超标和完不成指标的人员所占的比重及其增减趋势，就可以针对不同原因采取措施，进一步挖掘劳动潜力，提高劳动效率。