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图书馆管理的职能_图书馆管理学

时间:2022-07-03 理论教育 版权反馈
【摘要】:图书馆管理的职能_图书馆管理学第四节 图书馆管理的职能管理过程学派认为,管理是由一系列管理职能所构成的。И.М.福鲁明认为,图书馆管理的职能分为一般的和专门的两种。沃伦·B.希克斯和阿尔马·M.蒂林认为,图书馆管理的五个标准职能是计划、设计、监督、控制和修正,这些职能合起来组成图书馆管理过程。熊丽认为,图书馆管理的职能主要有决策、组织、指挥、控制和创新。

图书馆管理的职能_图书馆管理学

第四节 图书馆管理的职能

管理过程学派认为,管理是由一系列管理职能所构成的。但是,管理究竟有哪些职能?迄今为止,尚没有一种说法能令所有的人信服,不同的人认为管理有不同的职能。不仅如此,管理的职能还有多种称谓。譬如,有人将管理职能称为管理内容,有人称为管理过程,有人称为管理程序,有人称为管理的基本手段,还有人称为管理的表现形式,不一而足。这种状况自然也影响到了人们对图书馆管理职能的研究。关于图书馆管理的职能,至今也是众说纷纭,莫衷一是。

И.М.福鲁明认为,图书馆管理的职能分为一般的和专门的两种。一般职能是各种类型图书馆的领导人员应履行的职责,包括计划、公务和劳动的组织、各部门联合活动的协调和协作、干部的教育、统计和监督。专门职能又分为两种具体职责。一种职责是属于所有大型图书馆和中心图书馆系统的,包括:①负责方法工作,制定各种组织、工艺流程和说明性文件,以提高工作的专业水平和巩固工艺流程的纪律;②推广先进经验;③提高业务水平。另一种职责仅仅属于各个独立的图书馆,具体包括:①挑选和分配干部;②图书馆的业务和技术服务;③行政总务和财务活动;④负责公文处理。

沃伦·B.希克斯和阿尔马·M.蒂林认为,图书馆管理的五个标准职能是计划、设计、监督、控制和修正,这些职能合起来组成图书馆管理过程。

于鸣镝认为,图书馆科学管理的程序包括决策、计划、组织、指挥、控制和协调。(www.guayunfan.com)

黄宗忠指出,管理的职能可以理解为管理系统所具有的功能和职责,图书馆管理的职能主要有决策、计划、组织、用人、指挥、控制、协调、信息沟通、教育激励和挖潜创新

潘寅生认为,图书馆管理职能主要有决策、计划、组织、指挥、控制和协调六项。

刘喜申提出,图书馆管理有五项职能,即决策、组织、领导、控制和创新。

熊丽认为,图书馆管理的职能主要有决策、组织、指挥、控制和创新。

李松妹主张,现代图书馆管理的职能涵盖决策、计划、组织、领导、控制和协调。

我们认为,图书馆管理的职能主要有下列五项,即计划、组织、领导、控制和评价。

计划是指对未来的行动以及未来资源供给与使用的筹划。计划指导着一个图书馆系统循序渐进地去实现其目标,计划的目的就是要使图书馆适应变化中的信息环境,并使图书馆占据更有利的信息环境地位,甚至进入一个完全不同的信息环境。计划在图书馆中可以成为一种体系并有其内在的层级,如战略计划是最高层次的、总的长远计划,职能计划与部门工作计划则是中层的操作性较强的计划,而下级的工作计划则为近期的具体计划。从计划的定义、目标及其功能来看,计划无非是一种降低图书馆在资源配置过程中的不确定性的一种手段。事实上,无论是战略计划还是职能部门计划,对未来行为的一种筹划就是希望通过事先的安排有准备地迎接未来,或按照设定的目标循序渐进地工作,从而减少未来不确定性对图书馆的冲击,减少未来工作过程本身可能产生的不确定性。计划职能涉及如下因素:①有助于达到目标的政策;②管理人员将要实施的项目;③管理人员将会采用的过程;④管理人员必须按时完成的时刻表;⑤将会涉及的预算方面的因素考虑。

组织是管理者建立一个工作关系构架从而使图书馆成员得以共同工作来实现图书馆目标的过程。组织的结果是组织结构的产生,即一种正式的任务系统和汇报关系系统。通过这种系统,管理者能够协调和激励图书馆成员努力实现图书馆的目标。组织结构决定了图书馆能在多大程度上很好地利用其资源创造信息产品和提供信息服务。组织职能包含的要素如下:①将图书馆各项业务活动进行合理的组织,使之具有一定功能和位置;②为了有效地发挥其职能,管理人员必须进行一定的授权;③管理人员必须在其下级之间建立关系和联系,使这些下级能够相互提供完成工作所必需的信息;④管理人员必须仔细检查自己所在部门与其他部门之间的关系及其对图书馆经营运作的影响。

领导有两重含义:其一是领导现象,指人群中存在的追随关系,其本质是影响力;其二是领导行为,指群体中的某些成员为了促使领导现象的出现或加强而实施的各种行为。在领导过程中,管理者要向员工描述一个清晰的愿景,调动图书馆成员的积极性,使他们理解他们在实现图书馆目标过程中所起的作用。管理者利用权力、影响、愿景、说服力和沟通等技能来协调个体和全体行为,从而使他们的努力能够得到充分的展现和利用。领导所产生的效果就是图书馆成员所表现出来的高度积极性和对图书馆的承诺。领导涉及四个方面的功能:①及时根据外界环境的变化,指示图书馆内所有人与资源配合去适应环境并采取适当的行为;②调动图书馆内成员的积极性,激励他们奋发努力,给他们创造发展的机会;③有效地协调图书馆内的人际关系,使图书馆内有一个良好的工作氛围,从而降低内耗;④督促图书馆内成员尽自己的努力按照既定的目标与计划做好自己专职范围的工作。

控制是指根据既定目标不断跟踪和修正所采取的行为,使之朝着既定目标方向运作并实现预想的结果或业绩。由于现实行为往往会受各种不确定性因素的影响,故每一行为都有可能偏离预定要求,从而可能使既定目标或业绩难以达成,显然这是图书馆所不愿看到的。为了防范这种状况的产生,控制就非常必要。通过实施控制这一职能,管理人员能够做到在图书馆偏离目标太远之前就将其纳入正确的轨道之内。控制职能包括以下内容:①将实际效果与预测进行对比;②将已获得的结果与目标要求、项目要求和计划要求进行对比;③将实际成本与预算成本进行对比。

评价是指图书馆管理实施过程结束之后,根据管理的成效,对图书馆管理过程的各项活动进行全面的检查、比较、分析、论证和总结,从中得出规律性的启迪,以达到不断提高管理水平,取得更好的管理效益,实现管理良性循环的一项管理活动。图书馆管理过程结束之后,需要对其所获得的管理成绩和效果进行相应的评价,从中汲取经验和教训,为下一轮的管理循环提供依据,打好基础,以便不断提高图书馆管理工作的水平。因此,评价既是图书馆管理过程的归宿,又是图书馆管理过程的出发点。它对于加强图书馆管理工作,提高图书馆管理水平有着至关重要的作用。

参考文献

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[2]沃伦B.希克斯,阿尔玛著.现代图书馆管理[M].李新乐,汪少敏,译.北京:书目文献出版社,1989.

[3]鲍林涛.图书馆管理学[M].北京:学苑出版社,1989.

[4]于鸣镝.图书馆管理学纲要[M].沈阳:辽宁人民出版社,1986.

[5]黄宗忠.图书馆管理学[M].武汉:武汉大学出版社,1992.

[6]谭祥金.图书馆管理综论[M].北京:北京图书馆出版社,1997.

[7]潘寅生.图书馆管理工作[M].北京:北京图书馆出版社,2001.

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[11]罗伯特·D·斯图亚特,约翰·泰勒·伊斯特利克著.石勃,译.图书馆管理[M].北京:书目文献出版社,1984.

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[14]约瑟夫M.普蒂著.管理学精要:亚洲篇[M].丁慧平,孙先锦,译.北京:机械工业出版社,1999.

[15]刘喜申.图书馆管理——协调图书馆人行为的艺术[M].北京:北京图书馆出版社,2002.

[16]熊丽.数字时代的图书馆管理[M].北京:北京图书馆出版社,2006.

[17]李松妹.现代图书馆管理概论[M].北京:北京图书馆出版社,2007.

【注释】

[1]弗里蒙特·E.卡斯特等著.组织与管理[M].北京:中国社会科学出版社,1985:19.

[2]马克思恩格斯选集(第2卷)[M].北京:人民出版社,1972:551-552.

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