以教学评估促教学档案建设_档案管理理论与实

时间:2019-06-30  栏目:理论教育  点击:11 次

以教学评估促教学档案建设_档案管理理论与实

以教学评估促教学档案建设

吴 红

(浙江警察学院)

摘 要:本文围绕教学评估与教学档案建设的密切关系,分析了教学档案管理存在的问题,从档案归档、人员培养及制度建设几个方面提出了加强教学档案建设的措施。

主题词:教学评估 教学档案(www.guayunfan.com)

全面开展普通高等学校教学评估工作,确立周期性的教学评估制度,是教育部为提高教育质量采取的关键举措。教学评估使学校的办学理念进一步清晰,教学投入有所增加,教学管理制度逐步完善,各个教学环节进一步改进,对校风和学风的好转也起到了非常明显的促进作用。

高校的档案尤其是教学档案作为学校办学历程的客观记录,在各类教育教学评估中越来越显示出它的重要性。从各次教学评估来看,专家们对于各观测点的考察,大多要求提供档案资料作为评价和判断办学水平的重要依据。由此,学校档案管理也随着各类教学评估的开展,经历了一次又一次的检验。我们深深体会到,教学评估离不开教学档案的支撑,教学评估更是促进学校档案建设的绝好时机。

一、教学评估对教学档案建设的影响

近年来教育部推行的“阳光评估”,就是把评估中学校的相关材料和最终的评估结果向全社会公布。评估的结果直接关系到学校的声誉,进而对学校的招生、就业及获取社会资源等方面产生深刻的影响。因此,评估工作当然受到了学校领导和广大教职员工的高度重视。由于档案在评估中所起的不可替代的作用,也突显了档案工作在学校各项工作中的地位。

(一)强化了全校的档案意识

评估指标体系科学完整,观测点是全方位的,涉及学校方方面面的工作,这就要求各方面的档案尤其是教学档案必须是齐全完备的。在迎评过程中需要各方面和各层面的人员积极参与。特别是每一位老师都要参与对历年试卷、学生毕业论文及毕业设计等有关材料的自查和整理。全员参与的过程,就是一个对档案工作认识深化的过程,评估对教职员工的档案意识起到了整体强化和促进作用。

(二)促进了档案工作的软硬件建设

评估使各级领导的档案意识在短时间内得到了强化,档案管理部门找准时机,适时提出加强档案设备建设的一系列要求,诸如添置设备、扩大档案库房、增加档案经费投入等,使档案管理硬件设施得到很大改善。如我校在教学评估中,投入专项资金建立了部门资料室,并配全了教学秘书,保障了档案工作的正常进行。

(三)规范了教学档案管理

学校在评估的动力作用下集中人才、财力、时间,对近几年的教学档案进行梳理,查漏补缺,原来并不规范的教学档案得以重新整理,缺损档案得到补充和完善。未能及时整理成卷的或未及时收集入档的材料充实到了档案资料体系中,形成了较为规范、完整的教学档案体系。

二、评估中暴露的教学档案管理问题

在迎接评估的过程中,我们深刻体会到了档案的重要性,同时也看到了学校在教学档案建设中存在的不足和需进一步改进的地方。例如,各类教学档案的管理职责不明确、收集不完整、档案质量参差不齐等。

(一)档案管理职责不清

教学档案有些归入教学管理部门,有些为各教学系部分管。而各教学系部的秘书工作长期得不到重视,人员变动频繁或兼职较多,职责不清,导致了教学档案表面有人管实际上却是无人管理的现象。

(二)档案收集不完整

各教学系部档案除极少数移交学校档案室外,其余均由教学系部保管。因平时疏于管理,大量的原始教学档案散放于部门资料室或存放于教师手中,未能及时整理归类;更有甚者,一些材料已不知去向,给整理、归类、补充造成了很大的困难。

(三)档案质量参差不齐

各教学系部所存教学档案资料因没有统一的分类标准,多按习惯存放,重复归档和“档案死角”现象普遍。某些方面的档案材料残缺或单薄,缺乏对陈述材料的支撑力。

三、在教学评估中不断促进教学档案建设

教学评估的最终目的是改善办学条件,促进教学质量的提高。评估给学校的档案工作带来的不仅是压力,也有动力和有益的启示。教学评估的20字方针同样适用于学校的档案工作,教学档案管理也要“以评促改、以评促建、以评促管、评建结合”。

(一)把好源头关,提高教学档案质量

评估指标中有定量的硬指标,如师资队伍数量与结构、教学基本建设数据、教学经费投入等;也有定性的软指标,如学校定位、办学思路、领导重视、教学中心地位等。我们往往重视定量的指标,而容易忽视定性的指标。为提高教学档案质量,把好源头是关键。院系是收集原始教学材料的第一关,院系材料收集质量关系着教学档案的质量。档案部门首先要全面、准确地把握评估指标体系,根据各指标所需材料,调整档案归档范围,对一切具有保存价值的文件,不论这些文件是否办理完毕,是红头文件还是非红头文件,是纸质的还是电子的,是文字、图表还是音频、视频,都应纳入归档范围。

同时对教学档案资料实行校、学院(系部)分级管理制度,校级教学档案由校档案部门管理,院系教学资料由院系和校教学管理部门管理。如对各个一级、二级评估指标乃至各个考核点的分析佐证材料,可按指标体系的顺序排列,建立专门的档案盒,作为支撑材料,纳入校档案部门管理;而更多的反映日常教学工作状态原始记录的背景材料,可放在原属的各相关院系和职能部处,专家需要时逐级调阅。

(二)把好人才关,做好教学秘书的培养工作

教学秘书是学校和各院系常规教务教学管理的重要责任人,也是院系的兼职档案员。教学秘书配备是否齐全、教学秘书素质高低关系着教学档案的建设质量。但目前许多教学秘书不是“科班出身”,档案意识不强,他们关注更多的是各种红头文件的收集管理,而对一些能反映重要教学活动的教学档案却往往不够重视。因此,要高度重视教学秘书工作和教学秘书工作中的档案工作,把档案工作与教学、科研、管理同步抓。一是做好教学秘书的选拔与培养工作,挑选具有良好思想政治素质和知识文化素质的人员担任教学秘书,并通过岗前培训、外出进修学习等形式,加强业务知识培训;学校档案部门通过经常性的指导工作,促进教学秘书的归档意识,提高教学秘书的档案管理水平。二是明确教学秘书档案管理职责,作为兼职档案员,负责统一管理部门的教学文件材料,收集、积累本单位、本部门形成的收发文件材料,整理、分类、立卷后,在规定期限内移交至档案室。

(三)把好管理关,建立档案工作自评自建长效机制

档案工作要借助评估所带来的强有力的助推,来促进整改和建设,提高管理效能。学校教学工作在接受评估前有一个自查自评自建的过程,档案工作也应当建立一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,避免把问题都积压到评估来临前仓促解决。通过迎评,动员各方面和各层面的人员积极参与档案建设,促使每位教师积极参与对历年试卷、毕业论文和毕业设计等存档资料的自查、整理,促使各院系根据评估指标内涵要求,定期自查自纠本部门的档案建设工作,以此建立起档案工作的自评自建长效机制,全面促进自评自建意识,尽可能使档案材料规范完善。

教学评估在检验学校办学水平的同时,也检验了学校教学档案建设的水平,系统地建设好教学档案是搞好教学评估的基础。我们要借助教学评估的有利时机,不断推进学校教学档案建设。

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