行政公文的基本功用

1．颁布法规，传达指示

为使国家机器正常运转，为维护社会生活的正常秩序，国家行政机关经常需要颁布某些法规、规章及规定，有些行政公文就是为此而制发的，如为颁布《中华人民共和国消费者权益保护法》而制发的《中华人民共和国主席令》（1993年10月31日）等。这类法规性公文一经发布，便具有法律效力，必须遵照执行，不得违反。也有一些行政公文的内容本身就是对有关事项作出的带有强制作用的规定，如《国务院关于实行分税制财政管理体制的决定》等，就是就某一事项作出规定的公文，这些规定在行政公文生效的范围内，要求人们必须严格遵守。在国家行政系统中，上级机关同下级机关有领导与被领导的关系，上级机关有对下级机关的工作发出指令或提出指导性意见的权利和责任，上下级机关之间领导与被领导的关系及上级机关对下级机关的指挥、指导，通常就是凭借公文的制发、运转而形成和实现的。

2．反映情况，请示工作

在工作中，下级机关经常会遇到一些问题、情况或产生一些意见、要求，需要上级机关了解或给予具体批示；上级机关为了能够根据实际情况制定正确的工作方针，做出合理的工作部署，也需要经常了解基层单位的情况。情况的反映、工作请示，通常也要借助于行政公文。如《国家行政机关公文处理办法》中“报告”和 “请示”就是专门用来反映情况、请示工作的文种。除此之外，函、会议纪要等有时也能起到向有关机关或部门通报情况、传递信息的作用。

3．联系工作，商洽公务

有些工作需要几个平行机关合作完成，有些公务问题需要几个部门协同处理，合作完成工作或协同处理问题，就必然需要取得联系或进行商洽，而联系工作、商洽公务是离不开公文的制发的。起联系工作、商洽公务作用的公文主要有函等。

4．宣传教育，指导工作

党和国家的方针政策，只有为广大人民群众所了解、所领会，才会被贯彻、落实到各行各业的工作中去，才会在国家的政治生活、经济生活及文化生活等各个领域产生重要影响。许多文件的制发和传达，就是为了明确和宣传党和国家的方针、政策；一些政策性文件和反映政治教育内容、奖励内容的文件的宣传教育作用就更为直接了，如《中共中央国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定》、《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》等文件，在公布有关事项的同时，也具有宣传教育广大干部、群众的意义。

5．依据凭证，录存查考

行政公文是有关公务活动开展的依据，也是公务活动的真实记录和凭证。行政公文的内容是发文机关的意图的体现，受文机关可以据此安排工作、制定措施。根据已存档的行政公文，还可以了解以往的公务活动情况。有了行政公文这种书面材料，各项工作的进行才能做到有据可查，有案可考，才能避免采用不讲政策、不讲根据的非正规化的工作方式，也才能防止在工作中犯错误、走弯路。