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我国社会保险档案管理的现状分析及建议

时间:2022-03-28 理论教育 版权反馈
【摘要】:吉林省临江市社会保险局 徐凤艳社会保险档案是全社会参加社会保险的长期的、历史性的卷宗。社会保险档案管理的好坏,将直接关系到参保人的切身利益。而作为行业主管部门的档案行政管理部门,由于多年来形成的习惯,只将“红头”文件视为档案,对这些产生于“业务”部门的“涉保”档案,还没有引起足够的重视。
我国社会保险档案管理的现状分析及建议_人力资源和社会保障工作研究(上卷)

吉林省临江市社会保险局 徐凤艳

社会保险档案是全社会参加社会保险的长期的、历史性的卷宗。它不仅记录了每位参保职工的自然状态、缴费状态和退休状态,而且也记载了社会、政治、经济稳定与发展的状态。随着社会保险事业的发展,社会保险业务档案的基础性地位和服务性功能日益重要,社会保险业务档案的标准化、规范化也越来越显示出它的必要性和必然性。

一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义

1.加强社会保险的档案管理,是深化社会保险改革的需要

随着社会保险改革的逐步深化,“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任,同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能,如此庞大的社会系统工程,若无完整准确的个人资料记载,即安全有序的社会保险档案管理,社会保险部门的工作就会陷入困境,甚至会影响到社会保险改革的进程。

2.加强社会保险的档案管理,是社会保险业务本身的必然要求

一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇,要经过诸多环节。在办理参保手续时,首先要填写保险卡及个人详细情况表等,作为最原始的资料存入个人档案,其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息,有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动,还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等,这些详细的个人档案记载,就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏,将直接关系到参保人的切身利益。

3.加强社会保险档案管理,有利于社保部门提高业务质量和办事效率

档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾、整理、总结,从中找出经验教训,将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据,为领导科学决策提供服务,提高办事效率。

二、目前社会保险档案管理的现状

社保档案即社会保障档案,是指社会保障工作部门在开展社会保障实践工作活动中,围绕社会保障工作的实际过程直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件的历史记录。随着社保档案信息化、现代化建设的步伐不断加快,目前不少部门和经办机构的社保档案管理与业务工作已经进入信息化时代,陈旧的管理模式逐步被信息化所取代,利用计算机网络,进行缴费的征收、保费的支付和免费查询,通过网络轻松完成曾经冗杂的事务。但是,也还存在不少问题。

1.公民个人社保档案分散在不同的管理部门中

我国现行社会保障管理体制无论从组织管理机构建设,还是从立法规定上来讲,都是分散型的,分散到政府中的许多部门。具体情况是:社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案;民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金;商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办,政出多门,业务交叉,资源浪费,政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中,使人们在利用公民个人社保档案时,存在着许多不便。例如,我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况,需要到几个不同的管理机构去了解,这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便;而且这种分散的管理,使整个社会保障体系出现了许多漏洞,于是就出现了一些奇怪的现象:如“涉保”人死亡以后,其所涉及的个人保险账户并未随之终结,仍有人代领保险金。又如,职工下岗后,政府为了解决生活困难,每日发放最低生活保障金,下岗者通过努力,再次就业后,因为没有统一的管理监督机构,仍继续领取最低生活保障金。诸如此类现象如不及时制止,就会给国家财产带来很大损失,甚至影响到国家的安定和社会发展。

2.行业主管部门社保档案意识淡薄,没有引起足够的重视

我国一些地区,尤其在农村社会保障的首要任务现在还是健全社会保障项目,扩大覆盖面,至于社保档案还无暇顾及。此外,由于社保档案数量巨大,工作环节繁琐,相对于社会保障工作,社保档案工作没有硬指标来考核,也没有全国统一的管理办法和标准,因此让部分档案工作者放松了对工作的要求;另外由于社保档案意识淡薄,一些社会保障经办单位只注意抓社会保障业务,忽视社保档案资料的管理;这些都使社保档案工作处于无序状态,社保档案作用无法得到充分发挥;还有些社会保障部门档案机构不健全,没有专职或兼职人员管理档案,即使有专兼职档案人员,也是临时抽调,没有经过专业培训,严重影响社保档案的质量。而作为行业主管部门的档案行政管理部门,由于多年来形成的习惯,只将“红头”文件视为档案,对这些产生于“业务”部门的“涉保”档案,还没有引起足够的重视。在管理上多由形成社保档案的业务部门自行保管,无论从这些档案管理的方式、方法,还是从制度上均不符合专业化管理的要求。产生这种现状的原因有以下几点:一是产生这些档案的业务部门,为了使用方便,不愿意将这些记录移交给档案部门;二是上级主管部门还没有相应的规章和要求;三是个别档案人员兼职多、工作量大,不愿“多管闲事”。

3.社保档案管理还没有达到信息资源共享要求

目前的网络技术日趋成熟,资料保存手段多样,信息贮存量巨大,网络稳定性、传输速度和查阅速度都有了很大的进步。计算机、互联网技术的普及和发展为社保档案信息共享提供了有效的技术保障和实现手段。由于社会保险的五个险种档案并非一个部门管理,进而导致不同的开发商参与系统建设,相互之间的互不信任以及人为设置壁垒,或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构,导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式,只有极少数地区实现基本信息的共用。许多地方和部门各自为政的局面严重影响着社保档案联网工作的进行:各个区域不同部门之间的信息化水平不一、各个部门之间缺乏统一有效的数据入口、没有统一的资源数据库、信息沟通渠道不畅、整个系统的开放性、扩展性、兼容性不尽如人意等问题仍较严重。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象,就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息,从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。正是在这种情况下,社保这块原本可口的奶酪,变得与鸡肋一般食之无味。此外,信息持有者过高看重了信息的价值,将原本可以公开的信息封闭起来。对于有些确实有价值的信息,共享时会牵涉到利益分割。还有就是统计数据不准确,担心业务数据和统计数据的矛盾暴露出来。上述这些不利因素如果不加以解决,将极不利于社会保障工作全面、协调、可持续发展,不利于社保档案信息资源的共享建设,更不利于社会主义和谐社会的建设。

4.缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准,职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》,而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要,亟须修改。在没有国家相关标准的情况下,有些地方制订了一些社保档案的地方标准,如有的地、市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法,而全国许多地、市则没有建立社保档案的管理标准和规范,造成社保档案的各地管理方法不统一。在社保档案的不同专业类别中,管理的规范和水平也不一致。

三、加强社会保险档案管理的对策

1.突出服务,注重实效

社保经办机构依托信息化技术,突出社保档案的服务功能,注重社保档案利用的实际效果,打造“四位一体”的多功能服务平台,即手工查询平台,触摸屏查询平台,政务公开平台,网上查询平台,以方便社保单位和人员的利用,做到业务工作发展到哪里,档案服务就延伸到哪里。

2.严格实施社会保险管理办法

自2009年9月1日起,国家人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》施行,将社会保险档案工作纳入规范化管理。《规定》对社保档案的管理年限、管理人员的职责、社保管理类别、社会保险费征缴办法以及养老、医疗、失业、工伤、生育五大保险应享受的待遇,做出了详细的规定,使我国社保档案的管理,做到了有法可依。

3.提高认识,加强领导

加大社会保险档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社会保险档案工作的重要性,提高每一位公民的社会保障意识,加大对社会保险档案工作的重视程度,积极争取各级党委、政府领导对社会保险档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识,提高档案意识,树立依法管档的观念,增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

4.健全制度,规范程序,理顺社保档案工作管理机制

依据《档案法》,《保密法》等法规政策,制定社保档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度,从而构建一个完整的制度体系,做到有章可循,照章办事,依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序,做到既符合工作进程,又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台账、图表、会计账簿等,要及时立卷归档,遵循集中统一管理的原则,避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费,实现社会保险档案的集中管理。

5.将社会保险档案工作纳入规范化管理

应就社会保险档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职责、档案管理软件的开发与应用等作出较为详实的规定,以彻底改变社会保险档案管理上的无序状态,逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系。首先要在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心,结束社保档案管理分散问题,实行高度统一的管理,改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面,使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构,负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度,参与制定社保档案的管理标准和规范。其次,全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构,包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新,并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

6.“软”、“硬”一起上,实现社会保险档案的微机一体化管理

各级社会保险部门应克服资金紧张的困难,购置先进的微机设备装备档案室。在机型上在一个省内要尽力做到统一,以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作,由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括:档案的自动快速编目,及档案信息的自动检索;可以实现对档案资料的快速统计。如对档案的分类统计,综合数字统计、相关信息资料统计等;可以进行档案借阅的自动化管理,以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握;并可以实现系统的网上互联。

7.搞好人员培训,不断提高社保档案管理队伍的业务技能

社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作,档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识,具备计算机实际操作能力。为此,社保部门应与档案行政管理部门加强联系,积极组织社保档案员进行培训,开展经验交流。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设,稳定队伍,以保证档案工作的连续性,努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。

8.加强社会保障档案管理队伍的建设

由于社保档案的内容非常丰富,具有很强的动态性,而且需要对其进行分析、评估和信息化管理,这对社保档案管理人员的素质提出了更高的要求。因此,档案行政管理部门和社会保障工作职能部门之间要加强合作,共同肩负起组织社保档案工作人员参加培训的任务,必须高度重视专业社保档案管理队伍的建设,培养一批既精通档案管理业务,又懂计算机的复合型人才,为社保档案事业的发展提供人才保障。要建立健全用人机制,可以通过多种渠道,加强现有档案管理人员的教育培训,使其达到应有的资质,提高他们爱岗敬业、钻研业务的积极性、主动性和创造性,适应不断发展的社保档案工作的需要。

总之,每个劳动者从参加工作,办理社会保障手续之日起,到退休直至死亡,这几十年的参保、享受待遇的过程,都要由社保档案来记录。由此可见,社会保障体系的建设离不开社保档案,如果全国统筹的社保档案体系能够很好的建立起来,必将惠及全体参保成员。

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