组织管理在档案文献遗产保护技术推进中的作用

6.1　组织管理在档案文献遗产保护技术推进中的作用

“组织”含有多种含义：是社会实体；有明确的目标；有精心设计的结构和协调的活动系统；与外部环境相联系。^[2]“管理是存在于社会中的一种目标责任活动过程，它以人为中心，以决策为基础，通过计划、组织、领导、控制等手段协调组织活动中的各项关系和工作，以期达到预期的目标。”^[3]可见，“组织”与“管理”的含义是不同的。本书所言的组织管理，相对于档案文献保护的技术层面而言，是影响技术推进的各种因素的总称，是档案文献遗产技术性保护以外的各种因素的统称。以档案文献遗产保护标准为例，不论是国际标准还是国家标准、行业标准，它们本身并不是技术，但直接影响档案文献遗产保护技术的实施，故将其归纳到组织管理层面。

《保护世界文化与自然遗产公约》第4条规定，遗产保护需要各国“……竭尽全力，最大限度地利用本国资源，必要时利用所能获得的国际援助和合作，特别是财政、艺术、科学及技术方面的援助和合作”。这体现了联合国教科文组织保护遗产的总体思路和基本框架是技术层面与组织管理层面的有机结合。国家文物局单霁翔局长指出，要用十七大精神推动当前的文物保护工作，“一是要积极结合文化遗产保护实际开展调查研究，着力思考研究各项工作面临的新情况新矛盾，以科学发展观为指导，研讨新思路新举措，力争取得一批富有成效的调研成果”。“二是要抓住文物保护法修订颁布五周年的时机，大力开展宣传贯彻文物保护法活动。”“三是要推进第三次全国文物普查工作。目前各地都积极启动普查工作，但是工作进度还不平衡。要深入基层检查指导，协调各级政府和有关部门，切实解决机构、人员、经费和物质保障等一系列问题，推动普查工作高标准、高质量地开展下去，取得扎扎实实的成果……”^[4]从中可以看到，调查研究是推动文物保护工作的基础，而法律宣传、组织以及人财物的保障，都是文物保护技术层面之外的部分，归属于文物保护的组织管理层面。

可见，保护遗产并非只是“技术”一枝独秀，需要百花齐放，多方合作。在档案文献遗产保护过程中，技术的应用是硬性的，技术应用过程中的组织管理是软性的。只有硬性和软性的有机结合，即技术的应用及其组织管理紧密结合起来，档案文献遗产保护技术推进才会产生成效。也就是说，在档案文献遗产保护技术推进的过程中，技术性保护的优先使用具有必然性，而树立以技术为主、多方兼顾的基本思想，才能取得档案文献遗产保护技术推进成效的最大化。

组织管理在档案文献遗产保护技术推进中的作用还可以从定量的方面进行研究。为了定量分析组织管理各个因素在档案文献遗产保护技术推进中的作用，有必要对影响档案文献遗产保护的因素进行剖析。

因素是“构成事物本质的成分”，“决定事物成败的原因或条件。”^[5]在档案文献保护漫长的发展历程中，必然存在各种复杂的因素影响着档案文献遗产保护的成效。按照视角的不同，这些影响因素既有社会方面的，也有机构方面和个人方面的；既有行政管理方面的，也有业务工作方面的；还可以分为人、财、物方面的，物质的、能量的和信息的，国内和国外的，保护系统内部的和外部的等。对这些因素进行深入分析，有助于全面地考察与档案文献遗产保护技术推进相关的各种因素，从中发现组织管理所起的作用。

一般认为，影响保护档案文献成效的因素可以分为外因和内因两个方面。内因方面，与之相关的因素包括管理机构、业务机构、科研机构、教育机构、保护法律法规建设、保护物质条件与经费投入等。内因是事物变化发展的内在根据，事物存在的基础，是一事物区别于他事物的内在本质，是事物运动的源泉和动力，它规定着事物运动和发展的基本趋势，直关档案文献保护的效果。外因方面，档案文献保护系统与外界有着密切的相互联系。“相互联系的实质是系统各要素之间以及系统与环境之间发生着广泛的物质、能量和信息交换。”^[6]这些外界因素不仅包括宗教、政治体制、经济实力和技术条件等社会环境因素，也包含人为因素——毕竟不同的人具有不同的遗产保护意识和行为。因此，社会保护意识的强弱、相关法律法规是否健全、遗产保护信息传播通畅与否、经费保障是否得力等都直接决定着档案文献遗产保护的发展步伐，影响着档案文献遗产保护的未来。由此可见，不少因素直接或间接地影响和制约着档案文献遗产保护的水平和速度。其中，组织管理方面的因素是不可忽视的重要方面。如果组织管理工作做得很好，档案文献遗产保护技术推进的力度将会得到加强；反之，如果组织管理工作没有到位，档案文献遗产保护推进的力度会降低，甚至根本就无法进行。因此，在实施档案文献遗产保护技术过程中，需要加强组织管理方面的工作。

上述分析定性地说明了组织管理与档案文献遗产保护技术推进之间的关系，这种关系还可以定量地加以研究。笔者曾运用层次分析法（Analytic Hierarchy Process，AHP）进行过量化研究。^[7]层次分析法由美国著名运筹学家萨蒂（T.Saaty）于20世纪70年代初创建，是对问题所涉及的因素进行分类，然后构成一个各因素之间相互连接的层次结构图。因此，对于因素的分析与判断是层次分析法的重要步骤之一，也是其基本要求和逻辑起点。

在实际应用方面，层次分析法是“在对复杂的决策问题的本质、影响因素及其内在关系等进行深入分析的基础上，利用较少的定量信息使决策的思维过程数学化，从而为多目标、多准则或无结构特性的复杂决策问题提供简便的决策方法”。^[8]正是由于能够将复杂问题中各种因素通过划分成相互联系的有序层次并使之条理化，它不仅在旅游资源评价方面有突出的应用，而且被广泛地应用于经济管理规划、能源开发利用与资源分析、城市产业规划、人才预测、交通运输、水资源分析利用等多个方面。

应用层次分析法时，需要将各种有关因素分为目标、准则和措施三个层次。其中，目标是档案文献遗产保护希望达到的目的；准则是衡量目标能否实现的标准；措施是实行目标的方案、方法、手段等。借助于前文的分析，档案文献遗产保护过程中技术层面和组织管理层面所占的权重情况见表6-1。

表6-1　准则层权重及位次

通过层次分析法，档案文献遗产保护的措施层权重以及位次见表6-2。

表6-2　措施层权重及位次

通过层次分析法的科学梳理，影响档案文献遗产保护的主要因素以及各个因素的排序便确定了。这样，使用定性与定量相结合的方法，影响档案文献遗产保护的因素不再停留在感性阶段，我们还可以从中发现组织管理所包含的主要内容及其在档案文献保护技术实施与推进中的地位与作用。

层次分析法的结果表明：在制定档案文献遗产保护策略时，需要分清主次，统筹安排各种组织管理因素，发挥各种组织管理因素的作用，从而促使档案文献遗产保护技术的顺利推进。

（1）档案文献保护坚持以技术为龙头

表6-1中，技术层面的权重为0.66，这表明了技术层面对于保护档案文献的重要性及其优先使用的必然性。在我国，档案文献保护已经形成了“以防为主、防治结合”的指导方针和基本思想。实践表明，这是非常正确的。无论如何，保护过程是一个技术实施的过程，需要把技术放在首位。这是层次分析法的基本结论，也是历史经验的总结，表明了当代档案文献遗产保护的重点。

表6-2表明，各种技术性保护措施中，“预防”是积极的“保健”活动，是保护过程的主导；“治理”是给遗产“治病”的方法；“修复”则是给遗产“美容”的手段。档案文献遗产保护过程中需要辨识这三个方面的关系，搞好预防工作，抓紧治理工作，重点放在修复工作上，从档案文献遗产整体、部分、个体三个层次，通过前端控制、中端预防、后端处理三个阶段进行处置（详见第5章）。

（2）统筹兼顾档案文献保护的相关方面

强调技术性保护是档案文献遗产保护的传统和重点，这是无可厚非的。然而，在当代遗产保护法治化、全球化的背景下，仅仅强调档案文献保护的技术性难免有所偏颇。层次分析法表明，技术层面的重要性远远大于非技术层面，这既是对技术性保护的肯定，也是对非技术层面的认可。从表6-2可以看到，档案文献保护法律建设、保护的组织、保护科研、经费投入、保护政策、保护信息管理、专业教育、社会意识和相关法律的完善等都直接影响档案文献遗产保护的效果。因此，需要树立以技术为主、多方兼顾的基本思想，坚持“两面抓”、“两条腿走路”，充分认识非技术层面对于发展档案文献保护事业的重要作用，并将保护的科学研究、对保护工作的投入、保护的组织管理以及专业教育等纳入到制订档案文献遗产保护策略的范围之内。目前看来，对档案文献保护非技术层面的轻视是我国档案文献界普遍存在的问题，是当代制订档案文献遗产保护策略的重点之一。

（3）促进档案文献保护各个因素协同发展

层次分析法通过建模方法将档案文献保护系统分解为各个孤立的因素，在较低级层次上认识了档案文献保护系统的性质。尽管各个因素的位次表明了档案文献保护子系统发展的顺序，但档案文献保护系统的关联性表明，完成档案文献保护系统的总体目标并不是等于被分解的各个因素的目标的简单相加，因此，在强调各个因素优先发展次序的同时，不可忽视同一层次以及不同层次的因素之间的协同作用。以大众教育与社会意识为例，大众受教育的程度高，全民素质高，保护档案文献的意识就强；反之，大众教育程度低，保护档案文献的意识就弱。因此，需要通过改变环境的控制参量（物质流、能量流、信息流），促使系统内部的各个因素之间产生关联力，从而推动系统向“正效益”方向发展。以法国为例，2000年在文化方面的预算就开始超过财政总预算的1%，其中15%用于遗产保护。2003年，法国在保护方面投入的专项经费是1.9亿欧元。大投入产生了高收益，法国不仅建立了七所专门的保护科研机构，成立了四所专业的保护教育高等学校，与保护有关的各个方面都取得了巨大成就。如果将档案文献遗产保护比喻为一部汽车，保护技术、保护立法是汽车的引擎和车轮，组织管理是方向盘，信息保障、教育、科研等则为汽车的零部件。没有引擎，或缺少车轮，汽车无从启动、行驶；有了引擎和车轮，缺乏方向盘，必然会迷失方向。只有当所有部件齐备时，汽车才可能安全驰骋。因此，与档案文献遗产保护相关的各个方面的协调发展是遗产科学、保护科学和系统科学的基本要求。

（4）因地制宜地制定档案文献保护策略

尽管层次分析法揭示了档案文献遗产保护的各个因素的顺序，规定了档案文献保护策略的基本框架，但全球档案文献保护实践的丰富性、与外界联系的复杂性决定了各个地区、国家和机构不可能千篇一律地执行同一标准。关于这个问题，国外的文化遗产保护策略提供了佐证。欧盟将文化遗产的预防性保护策略分为领导、机构规划、培训、信息利用、公众角色五个方面。^[9]捷克从培训、信息利用、方法论、公众参与、政府框架的建立、特别建议六个方面进行了构建。^[10]澳大利亚提出，保护策略是“一系列方法的变化和结合”，包括：“教育津贴和通报项目；藏品管理计划；标准、政策、立法的发展和执行；专业培训和开发；研究；适宜储藏和展览环境的津贴；脆化材料的处理；复制。”^[11]美国国会图书馆保护专家Dianne von der Reyden将纸质文献的保护策略分为藏品行政管理、文物拷贝及复制、藏品环境控制、纸质藏品保护、纸质文献修复、纸质文物保存科学、保护人才培训七大板块。^[12]这些例子表明，作为纲要和指南，国际文化遗产保护的总体策略可以指导各地区、国家或机构的行动，但各地区、国家和机构仍然需要根据自己的实践进行局部的调整。

层次分析法提供了制订档案文献遗产保护策略的基本依据。由于档案文献遗产保护是在不同的范围内进行的，因此，在实施策略的过程中，需要针对不同的机构范围分别制定行动措施。

·国际行动

国际行动包括：档案文献保护国际组织机构的建立、档案文献保护国际法律的健全、档案文献保护技术标准的制定和推广、基金的筹集、国际专家数据库的建立、全球策略的制订、国家交流计划的执行、国际科研机构的设立、地区和国家合作与援助计划的制订等。

·地区行动

地区行动是指地区保护策略的制订、地区保护法律的制定、地区专家数据库的建立、地区信息交流中心的健全、地区保护标准的制定与推广、地区交流计划、地区内合作与援助计划的执行等。

·国家行动

国家行动是针对每个国家而言的，档案文献保护领导机构的设立、保护基金的筹集与管理、国内立法的健全、国家档案文献遗产保护发展规划、档案文献保护的监督、档案文献保护专家库的建立、国家策略的形成、遗产保护的宣传、遗产教育机构与科研机构的组建、遗产价值评估体系的建立、遗产保护现状的评估、预警机制与技术措施的标准化实施等。

·机构行动

档案馆是保护工作的需求者和具体行动者，其行动内容包括依法管理、评估馆藏价值、论证保护需求、实施保护工作、收集和反馈保护信息等多个方面。

·公民行动

每个公民都需要树立保护意识、遵守保护法规、自觉爱护档案文献，从而促使全社会关心档案文献的保护，增强档案文献遗产资源的可持续发展。