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宁夏公路工程技术档案管理综述

时间:2022-08-22 百科知识 版权反馈
【摘要】:宁夏公路工程技术档案管理综述毕世荣摘要:依据《档案法》和交通部有关规定,结合宁夏实际编制了《宁夏公路工程竣工档案编制办法》,介绍了建设单位如何使参建各单位按照《编制办法》完成本单位的竣工技术档案编制,达到验收标准。新编制的《宁夏公路工程竣工档案编制办法》既适用于高等级公路,也适用于普通公路。

宁夏公路工程技术档案管理综述

毕世荣

(宁夏公路建设管理局 宁夏 银川 750004)

摘要:依据《档案法》和交通部有关规定,结合宁夏实际编制了《宁夏公路工程竣工档案编制办法》,介绍了建设单位如何使参建各单位按照《编制办法》完成本单位的竣工技术档案编制,达到验收标准。

关键词:宁夏;公路工程;档案管理

公路工程建设项目技术档案是工程建设项目的重要组成部分,它一方面真实地记载了工程建设的全过程,又为公路管理、公路改扩建、科研活动提供了重要依据,同时也是维护路产路权的最具权威性的资料。因此,认真做好技术档案管理,完整、准确、系统地编制好工程项目竣工档案,是公路工程建设中的一项十分重要的任务。

公路工程技术档案的核心即指公路工程竣工档案,它包括公路工程项目从立项、工程可行性研究报告、工程设计、征地拆迁、招投标、施工、监理、交竣工验收及后期评价等各个阶段形成的有保存和利用价值的所有文字、图表和音像资料。以往,在一般性公路建设项目中,建设单位按照交通部、国家档案局、国家发改委及自治区交通行业主管部门的规定和要求,能够编制完成竣工档案,基本满足项目竣工验收要求。但是,由于这些规定和要求不够明细,在具体操作上有一定的不确定性,使两个同类项目在资料的整理、归类和排序上不尽相同,缺乏系统性和统一性,这就给高速公路重大项目技术档案统一管理带来了困难。加之宁夏高速公路建设起步比较晚,1997年4月宁夏第一条高速公路——京藏高速公路G6姚叶段公路开工建设,在随后几年中,正好赶上国家实施加快公路基础设施建设和西部大开发两大机遇,青银高速公路G20宁夏境古王段、京藏高速公路G6宁夏境麻姚段、叶中段、中郝段,福银高速公路G70宁夏境桃同段、同沿段,青银高速公路G20宁夏境银古路,银川绕城等高速公路和定武高速公路G2012宁夏境中营段、盐中段重点项目相继开工建设,总里程约1000公里。这些项目规模大、标准高、质量要求严,需要对工程技术档案进行更加严格和更加规范的管理。

为建设好这些高速公路,适应高起点、高标准、高质量的建设总要求,在贯彻执行国家各项技术档案法规、规定和考察、学习的基础上,2000年由宁夏交通厅组织有关工程技术人员编写了《宁夏高等级公路建设项目竣工文件编制办法》(以下简称《编制办法》),在送请上级档案行政主管部门会审后,下发全区统一执行。该《编制办法》对宁夏高等级公路建设项目技术档案(亦即竣工档案)的收集、管理、归类、质量等作了详细的规定,具有较强的可操作性和实用性,对1997年至2006年期间的建设项目在工程建设管理和工程档案形成方面起到了良好的作用。

2006年,宁夏交通厅根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民

共和国档案法实施办法》、中华人民共和国交通部令2004年第3号《公路工程竣(交)工验收办法》、交通部交公路发《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》和交通部交公路发《关于发布公路建设项目工程决算编制办法的通知》,组织有关单位和人员对2000年编发的《编制办法》又进行了修改完善,改动幅度比较大,既执行了新的要求,又完善了旧《编制办法》使用中发现的不足,并注重新旧办法在已开工和新开工建设项目中的过渡和衔接。新编制的《宁夏公路工程竣工档案编制办法》既适用于高等级公路,也适用于普通公路。

1规定和措施

(1)竣工档案编制坚持由建设单位统一领导,各参建单位分块、分层收集、整理、编制,分级审查,分级负责的原则。即建设单位负责竣工档案的总体汇总工作,监理工程师办公室负责监理及施工单位竣工档案的汇总工作。各具体编制单位分块分层编制,逐级汇总。

(2)按照交通部新的规定,竣工档案分为五部分。第一部分:综合文件,第二部分:决算和审计文件,第三部分:监理资料,第四部分:施工资料,第五部分:科研、新技术资料。结构层次划分为卷、篇、目、册四级。

(3)组卷成册时要按照文件资料自然形成规律和成套性特点,保持文件资料的有机联系、分类科学,组卷成册、排序合理。

(4)明确了竣工档案的审查程序,如图1所示。

(5)明确了竣工档案工作的保障措施。《编制办法》作为招标文件的组成部分和合同的通用条款,在与中标合同签订时双方形成约定,并严格履行。同时要求中标单位开工之初就要组成专门竣工档案收集编制小组,定出详细计划,保证各种工程资料的收集、整理、归档与工程建设同步进行,确保竣工档案的真实性、准确性和系统性。

2过程管理

有了统一标准,就有了管理依据,要在工程建设过程中加以落实,还需要有科学而严格的管理措施,加强动态管理,使竣工档案随工程进度逐渐形成。

2.1健全组织

各个高速公路项目在建设之初,要求建设、设计、监理、施工等各参建单位建立健全竣工档案编制小组,特别明确总监办总监、驻地高监和项目经理分别为各自部门的第一责任人,并设1~3名专职档案员。制定详细的竣工档案收集、整理、归档和系统编制的工作计划和工作制度,明确职责,层层分解,责任到人。

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图1 竣工档案的审查程序

2.2配备设施

从项目开工建设起,要求各有关单位建立相应规模的档案室,配备档案架(或密集架)、复印机、计算机、防火、防盗、防尘、防湿、防虫等设备或器具,保证档案工作的正常开展。

2.3教育培训

每个项目在监理和施工单位进场后、开工前,建设单位一般要举办为期半个月的培训班,对有关监理工程师、设计人员、施工单位、项目经理、工程技术人员和档案管理人员进行教育培训,培训内容除其他工程管理方面的知识之外,还邀请自治区档案管理部门,交通厅有关专家和建设单位档案管理工程技术人员讲课,并重点对《编制办法》进行讲解、培训和答疑,使技术档案管理能够与工程建设同步、有序进行。

2.4检查考核

为保障工程技术档案资料的真实、可靠和及时收集归档,建设单位在对监理和施工单位的月度综合考评或检查评比中(百分考核制),将工程资料作为一项重要内容进行检查,其所占分数在15—20分之间,主要检查内容为:组织、人员、设备、计划和制度是否健全或到位;测量放样、施工日志、隐蔽工程及图片资料是否齐全;每道工序完工后自检资料、中间交工验收证书和质量检测等资料是否完整齐全;中间计量资料和各项试验资料是否真实齐全;已完工程竣工图纸及其他所有施工资料的填写是否齐全和真实准确等等。通过坚持月度检查考核,对工程档案的形成过程实现了动态管理。

2.5错误纠正

通过对工程资料的动态管理,能够及时纠正错误,避免造成重大返工和损失。一方面,监理、施工和设计单位对《编制办法》不太理解或不清楚的地方,可以及时询问,由建设单位统一答疑,使形成的竣工档案纵向和横向具有系统性和统一性;另一方面,对检查中发现的问题要求受检单位及时纠正,否则,在月度计量支付及工程管理上将受到影响;第三方面,一旦发现隐蔽工程、中间工序、试验资料和质量检测资料不真实或有弄虚作假现象,将视情况按质量事故进行处理。

2.6资料汇总

在工程收尾阶段,各参建单位已基本按各自的职责完成竣工档案的收集、整理和分类编制工作,而涉及整个项目的综合类竣工档案需要建设单位组织编制,这部分资料在形成中需要有关参建单位给予配合和支持。该工作完成后,整个项目的竣工档案就基本全部形成。

3结束语

宁夏高等级公路建设在工程技术档案管理上,通过先编制出台《宁夏公路工程竣工档案编制办法》,后加强过程管理这一措施,使各个高速公路重点项目和普通公路项目在建设过程中,实现了项目建设与工程技术档案同步的目标,形成了较完整、准确、系统的工程技术档案资料,在工程技术档案管理上取得了良好的效果。目前,姚叶、古王、石中北段高速公路已通过交通部组织的竣工验收,1.5万多册竣工档案已移交,其他项目在建设中共形成竣工档案近3万册,工程档案与项目建设同步进行。各普通公路项目工程档案也在有序、规范形成。

作者简介:毕世荣 1959年9月出生 男 大学学历 工学学士 高级工程师

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