根据收集或移交的竣工结算相关资料，由具体的竣工结算编制小组人员按照结算编制的目的或范围完成对资料的分类、归纳与整理。如可以按照竣工结算费用类别对资料进行分类，也可以按照技术、经济等资料类型予以分类整理。
在此基础上，应对全部竣工结算相关资料内容初步熟悉，了解该工程的竣工结算编制的主要内容与重点、难点等。从工程结算依据所需资料的角度以及工程所处阶段来阐述对资料管理的要求。
1.招投标阶段的资料
招投标阶段的资料，一方面涉及施工单位与建设单位；另一方面施工单位的物资采购、劳务分包、专业分包招标同样会涉及这些资料，主要包括以下资料：
（1）招标文件：招标文件、招标图纸、补充文件、答疑文件。
（2）投标前发包人提供的参考资料和现场资料。
（3）投标文件：商务标、技术标等。
（4）投标保证金收据。
（5）中标通知书。
2.签约阶段的资料
签约阶段的资料主要涉及以下几个方面：
（1）合同评审（相关部门及相关领导签字）。
（2）合同审批（相关部门及相关领导签字）。
（3）合同签订（胶装或骑缝章齐全）。
（4）合同备案（官方审批及纠纷预防）。
3.施工准备阶段的资料
（2）建立项目部收发文本（重要证据）。施工合同中一般都有关于交接、上报和审批时效的条款。为了确保各项工作的可追溯性，在项目部成立之初就建立项目部收发文本非常重要。收发文本的关键内容如下：
1）收发文本的时间。
2）收发文本的名称、编号及关键内容。
3）收发文本的单位。
4）收发人的签字。
这四项缺少任何一项，收发文本（表4-2）就失去了存在的意义。
表4-2 公司项目经理部收发文本
（3）项目部人员变更资料及要求。如实际负责施工的项目部人员与投标时拟派项目部人员不一致，尤其是在施工合同中还再次注明了姓名和岗位或在招标管理部门已被锁定在该项目的人员与实际在该岗位的人员不一致时，如通过与发包人沟通可以变更，必须先向发包人递交正式的项目经理或项目管理人员变更申请，只有在得到发包人同意变更的书面回复（该书面回复需盖发包人公章）后，该人员的变更才具法律效力。
注意：发包人同意变更的书面回复原件必须交公司项目管理部，以便原拟派人员的解锁及将同意变更回复与合同正本原件一并保存。
对于其他未在施工合同中注明姓名和岗位或未被招标管理部门锁定在该项目的人员，则可考虑在施工组织设计直接变更成实际在各岗位的人员，只要施工组织设计能通过监理或发包人审批，具体采用《工程技术文件报审表》（表4-3）来履行审批程序，该类人员的变更就具有法律效力。
表4-3 工程技术文件报审表
（4）合同交底资料。对施工合同、物资采购合同、劳务分包合同、专业分包合同等合同均应进行合同交底。合同交底分为一级交底和二级交底，交底应做好交底记录。合同交底属商业秘密，应严格做好保密工作，任何人不得泄露。
（5）“五看四比”摸清情况。
1）“五看”（要做到看加分析，并形成分析结果）：看招标文件（含补充文件、答疑文件、招标图纸等）；看投标文件（重点是投标报价及单价分析）；看合同（项目部合同交底的依据）；看施工图；看现场。
2）“四比”（形成对比表）：招标文件与合同条款对比；中标工程量（即合同工程量）及所包含的工作内容与施工图工程量及所包含的工作内容对比；施工图与现场对比（图纸会审问题来源之一）；中标报价与市场价（即成本价）对比；通过对比发现工程的盈利点、漏洞、洽商点及盈亏平衡点等。
（6）图纸会审记录（来源：“五看四比”）。图纸会审记录（表4-4）是对已正式签署的设计文件进行交底、审查和会审，对提出的问题予以记录的文件。项目经理部收到工程图纸后，应组织有关人员进行审查，将设计疑问及图纸存在的问题，按专业整理、汇总后报建设单位，由建设单位提交设计单位，进行图纸会审和设计交底准备。图纸会审由建设单位组织，监理、施工单位负责人及有关人员参加。设计单位对设计疑问及图纸存在的问题进行交底，施工单位负责将设计交底内容按专业汇总、整理，形成图纸会审记录。由建设、设计、监理、施工单位的项目相关负责人签认并加盖各参加单位的公章，形成正式图纸会审记录。
表4-4 图纸会审记录
图纸会审记录属于正式设计文件，实际性质就是整个工程的第一份设计变更，此时项目可能还没开工或刚刚开工，发包人、设计、监理、造价咨询等单位对工程的各项具体内容及其与中标报价的关系还不是很清楚，如果此时施工单位的“五看四比”工作做得细致到位，完全有可能将图纸会审记录做成一份扭转项目盈亏或使项目有更多盈利的超大设计变更。
（7）施工组织设计编制与报审。根据实际情况编制施工组织设计的过程，实际就是一个在开工前对工程项目在书面上完整做一遍的过程，也是在开工前让项目部所有管理人员熟悉工程、统一思想、知道工程管理思路、管理目标以及具体应该如何做的过程，所以说在施工准备阶段及工程开工前根据实际情况编制施工组织设计的工作非常重要。
施工阶段的施组与投标阶段的施组有本质的不同。投标阶段的施组与实际工程中的施组肯定存在差异，施工阶段的施组是工程施工管理实施的指导文件。也就是说，施工阶段的施组一旦经监理或建设单位审批通过，实际施工时就必须按该施组执行。
（8）测量控制点书面及现场移交、现场原貌测量资料。测量控制点是施工放线的最基础依据，现场原貌测量则是争取土方增量签证或洽商的最基础依据。
现场原貌测量记录见表4-5。
表4-5 现场原貌测量记录表
（9）主要人员及首批材料、机械设备进场资料。如现场人员的证件及资格证书资料，进场材料的“三证”，进场机械设备的合格证、检验证，特种机械设备操作人员的上岗证等，以备动工报审、材料进场报验、机械设备进场报验等使用。
（10）收集发包人关于该工程的报审批复文件等资料。以备动工报审、向政府主管部门报批、政府主管部门检查等时出示。
（11）工程动工报审。施工单位根据现场实际情况达到开工条件时，应向项目监理申报《工程动工报审表》，由监理工程师审核，总监理工程师签署审批结论，并报建设单位。通过审批的工程动工报审表是建设单位与施工单位共同履行基本建设程序的证明文件，是施工单位承建单位工程施工工期的证明文件。工程动工报审表见表4-6。
表4-6 工程动工报审表
4.施工阶段的资料
施工阶段的资料即施工阶段的“三控三管一协调”的资料。
（1）安全与环境管理资料。
（2）成本控制资料。主要包括以下资料：
1）“五看四比”形成的成本预测及计划资料。
2）施工过程中的成本核算与分析资料。
3）财务记账资料（成本核算与分析的基本依据）。
（3）质量控制资料。通常所说报监理的资料（B类、C类）的绝大部分都属质量控制的相关资料，如原材料、构配件、成品、半成品和设备的出厂合格证明及进场检（试）验报告，隐蔽工程验收记录，交接检查记录，检验批、分项、分部、单位工程报验及验收，施工试验记录和见证检测报告等。这方面资料由资料规程和监理单位来规范。
（4）进度控制资料。主要包括以下资料：《施工进度计划报审表》（表4-7）、《工程延期申请表》（表4-8）及《工程延期审批表》（表4-9）。
表4-7 施工进度计划报审表
（5）合同管理资料。主要包括以下资料：
1）合同（含主合同、内部承包合同、分包合同、劳务合同、采购合同、租赁合同、补充协议等）。
2）分包、采购、劳务合同及报价资料。
3）分包、采购、劳务单位的相关证件验证及带红章复印件（营业执照、资质、税务登记、组织机构代码证等）。
表4-8 工期延期申请表
表4-9 工期延期审批表
4）过程计量计价资料（含设计变更、工程洽商记录、已完工程量确认单、收货单、认价单等）。设计变更见表4-10，工程洽商记录见表4-11。
表4-10 设计变更通知单
表4-11 工程洽商记录
5）工程款的收支资料、对内对外人材机费用及专业分包工程款的结算资料。
6）履约担保、支付担保、预付款担保、工程保修担保等资料（保证金的退还、银行保函冻结资金的解冻）。
7）索赔资料（证据、报告、结果等）。
8）诉讼时效资料（能反映事件发生时间点的证明资料，收发文、快递、电子邮件等）。
（6）组织与协调资料。主要包括以下资料：
1）工程往来文件、通知。主要包括工作联系单，发包人或者工程师发布的各种书面通知、指令和确认书，以及承包人的书面要求、请求、通知书（须有签收记录才有效；不签收的可用快递发给收件人，但要在快递单上注明文件名称），监理通知单。一定要建立严格的收发文签字制度（索赔及诉讼的有力证据）。
2）会议纪要（签到表、盖章或签字确认）。
3）施工日志（工期索赔和费用索赔的重要依据，也是项目部进行项目经济活动分析基础数据的重要来源）。
施工日志要按时、真实（分两种情况；一是与其他资料要逻辑合理，不能自相矛盾；二是反映施工的真实情况，便于施工单位内部自查和分析用）、详细记录，中途发生人员变动，应当办理交接手续，保持施工日记的连续性、完整性。施工日志是施工单位进行工期索赔和费用索赔的重要依据，也是项目部进行项目经济活动分析基础数据的重要来源。
4）与公司、政府相关部门、工程所在地周边居民和单位之间的请示、报告、批复、往来文件、通知等。
（7）信息管理资料。主要包括以下资料：
1）人、材、机的信息（供应状况、货源、信息价、市场价等）。
2）相关单位及人员的联系方式及信息。
3）分包、采购、劳务单位的相关信息及动态（营业执照、资质、税务登记、组织机构代码证等的真实有效性，有无诉讼、通报，有无变更等）。
4）政府法律法规及相关文件。
5）自然和社会条件信息。
5.竣工验收及结算阶段的资料
（1）竣工图。竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整结、字迹清楚，不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨色水绘制，竣工图要承担施工的技术负责人审核签认。
（2）工程验收。工程通过竣工验收以后，必须形成填写规范、签字盖章齐全有效的《单位（子单位）工程质量竣工验收记录》（表4-12）。
《单位（子单位）工程质量竣工验收记录》是施工单位（或承包人）已履行除保修义务以外所有合同义务的最重要的证明文件，也是标志保修期正式开始和办理竣工结算的最重要的证明文件，同时，在企业资质就位、对外投标时还是证明企业业绩的重要文件，所以，项目管理人员应对《单位（子单位）工程质量竣工验收记录》予以高度重视。
特别提醒：因“四方验收单”也是项目的重要证明文件，“四方验收单”中施工单位栏的签字必须由项目经理本人亲笔签名，不允许代签。
表4-12 单位（子单位）工程质量竣工验收记录
（3）竣工移交证书。竣工移交证书是证明工程通过竣工验收之后管理权及管理责任移交的有效证明。竣工移交证书见表4-13。
表4-13 竣工移交证书
1）注意事项：
第一，“经监理、发包人确认的已完工程量清单”主要用于单价合同和按实际发生结算的工程结算，对总价合同的结算，一般不需要。但在实际项目管理工作中，对总价合同的工程，项目部在工程竣工时最好也准备一份“经监理、发包人确认的已完工程量清单”，以防在工程结算出现争议时无据可查，但千万要注意各工程量之间的逻辑关系，即经监理、发包人确认的已完工程量结算工程量。
结算工程量＝合同工程量＋工程洽商、设计变更及现场签证工程量第二，如工程规模较小，上述资料中的合同部分、洽商部分、设计变更部分、现场签证部分可不单独结算，一般合订于“工程结算书”中，不一定都要单独成册。
2）结算审定后应形成的资料：
①工程结算审核确认单（表4-14）或工程竣工结算审核结果定案表（表4-15）。
表4-14 工程结算审核确认单
表4-15 工程竣工结算审核结果定案表
②审定后的结算书。
6.保修阶段的资料
（1）保修合同或协议（保修期限、保修责任、保修期开始时间等）。有关保修的条款，如在主合同中有关保修的条款已有详细约定，可不再另行与发包人签订工程质量保修书。
（2）保修记录。记录自交钥匙后所有工程实体质量问题的保修，保修记录反映项目工程质量，为工程质量管理重点提供数据支持，是提高工程预控能力和保修及时处理能力的有效工具。
（3）客户满意度调查表。鉴于在质量管理体系认证、考核及部分工程评优过程中都要求提供《客户满意度调查表》（表4-16），附上《客户满意度调查表》需要加盖发包人单位公章，所以为便于操作，要求各项目部在竣工验收时随竣工验收单一起发出和收回。
表4-16 发包人评价意见表（客户满意度调查表）
（4）工程回访记录等。包含对工程使用过程及对保修过程的服务有何意见和要求。
7.工程移交与尾款结清阶段的资料
（1）工程移交证书或保修期满证书。工程移交证书或保修期满证书及《单位（子单位）工程质量竣工验收记录》是施工单位（或承包人）已履行全部合同义务的最重要的证明文件。
工程移交证书见表4-17，工程保修期责任终止证书见表4-18。
表4-17 工程移交证书
表4-18 工程保修期责任终止证书
（2）尾款结清确认及承诺书。尾款结清确认及承诺书是一种用于与专业/劳务分包及采购租赁商结清尾款后，进一步明确双方权利和义务，防止后患的书面文件。根据内容不同可分为以下两个版本：
1）专业/劳务分包版。
2）采购租赁版。
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