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会议的筹备

时间:2022-06-14 百科知识 版权反馈
【摘要】:项目一 会议的筹备◎学习目标知识目标●熟悉会议的分类。能力目标●能够拟订会议的筹备方案。会后领导同志说,这一事故该予以批评,吸取教训。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。刘小姐打电话给租赁公司,要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到新天地大厦的会议厅。9日上午,会议开幕前,金州公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。

项目一 会议的筹备

◎学习目标

知识目标

●熟悉会议的分类。

●了解会议的申报、审批。

●掌握会议预案的基本要素。

●熟悉会议证件及会议资料的基本制作要求。

能力目标

●能够拟订会议的筹备方案。

●能够选择会议地点、预定会议室。

●能够熟练布置一般会场。

●能够按要求发送会议通知制发会议证件、发放会议文件资料及用品。

◎工作任务

●任务一:拟订会议预案与文件准备。

●任务二:会前组织准备。

◎导入案例

案例一 会议准备:细致、周密

一次某地党代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。

事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事,未加注意,因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出,一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导同志说,这一事故该予以批评,吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救,这是好的,这一点值得表扬。

思考题:本案例中,会务准备方面存在哪些问题?

案例二 会前准备如何做

金州公司准备在本市的新天地大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是6月9日上午十点整,而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司,要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到新天地大厦的会议厅。

9日上午,会议开幕前,金州公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场,刘小姐心急如焚……

思考题:

1.假如你是刘小姐,对接下去可能发生的各种情况,应该如何处理?

2.假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?

3.向总经理报告后,你还应该做些什么?

4.召开大型会议前各种准备工作,包括音响、电子类装置应提前多少时间安排?

5.有人说,会议上要用到的各种东西,最好公司都买齐。假如要借,应提前一天送到。你认为如何?

提示:会议对领导者而言,既是实施领导行为的一种手段,也是领导工作的一个环节。而一个有效的会议,无论是隆重热烈的庆祝会,还是任何一个企事业单位中必不可少的办公会,无不存在着会议组织服务工作,即本所说的会务工作。秘书人员应熟悉会务工作的程序,掌握会议组织与服务工作的方法和技巧。

◎理论导读

会议基本概述

一、会议的涵义

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。从字面含义上看,“会议”一词中“会”有聚会、见面等意思,“议”是讨论、商议的意思,则“会议”的基本意思应包含聚会并商议两层意思。但在现实社会中,会议却有多种形式:有的是聚会并商议,如各种代表大会、办公会、论证会、评审会等;有的是聚合集会,而“议”则用沟通信息取代了,如报告会、传达会、“吹风会”、记者招待会、新闻发布会等;还有的则是聚会只为表达某种意愿,如誓师会、庆祝会、团拜会、联谊会、欢迎会等。

在以上会议的三种模式基础上,交叉融合,各有侧重,又可演变成各种类型、各种形式的会议。

二、会议的种类

从不同的角度出发,可以将会议划分为不同的类型。

1.按会议规模分

大型——千人乃至数千人参加的会议,如政治和群团组织的全国性大会,一些庆祝大会、纪念大会等。

中型——百人至数百人参加的会议,如报告会、庆功会、经验交流会等。

小型——少则几人,多则几十人参加的会议,如座谈会、办公会、现场会等。

在某些地方、某些时候,还有在露天广场举行数以万计的人参加的特大型会议、庆典活动,如万人集会庆典活动、焰火晚会,特大型工程的奠基、开工及竣工典礼等。

对于秘书和秘书部门来说,大、中型会议的会务组织工作环节较多,难度较大,需要精心准备,小型会议虽属日常工作范围,但也有些关键环节,需要认真安排。至于特大型会议,则不是秘书部门能独立承担得了的,应由秘书部门会同相关部门临时专门组建的会务工作班子来负责组织。

2.按会议性质分

规定性会议——指依法必须召开的,具有法律效力的会议,如各级人民代表大会

决策性会议——指各级政府的常务会议,省、市、县长的办公会议,企业中厂长、经理办公会等;

专业性会议——这类会议具有极明显的专业性,多以各部门名义召开,如教育工作会议、金融工作会议、人事工作会议等;

动员性会议——这类会议以宣传动员群众,提高群众认识为目的,如征兵动员会;

纪念性会议——纪念重大事件或重要人物的会议,如纪念辛亥革命九十周年大会;

外事性会议——指与外宾会谈,与外商谈判的会议等;

综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开,讨论和研究各种问题。

3.按时间分

常规型定期会议——如学会年会、机关办公例会;

非常规型不定期会议——视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议,如防汛紧急会、抗震救灾紧急会等。

4.按会议采用的媒介分

电话会议——通过公共通讯系统或专用通讯系统提供的电话会议功能,使多个会场实现异地语音交流的会议形式。20世纪中期至末期,这种会议形式,在沟通交流重要情况、传达和布置紧急任务方面被普遍采用。

电视会议——运用远程数字传输系统,声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通,使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式。

计算机会议——计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。

此外,按会议地域划分,如国际性会议、全国性会议、地方性会议等;按会议召开的阶段划分,如预备会议和正式会议;还有像前文按会议目的划分,如为商讨研究的会议、为沟通信息的会议、为表达意愿的会议等。

以上会议分类方法都只是相对而言,没有绝对的标准。如会议的规模概念并不明确,有的会议是大小会议相结合,即通常所说的“大会套小会,小会接大会”。又如有的国际合作会议,其内容既有相互沟通某方面的信息,又对共同关心的国际问题进行广泛深入的讨论,而这种特定范围内相互间的沟通和讨论,正是为向全世界显示与会国对某次国际事件的共同关注和一致的态度。也就是说,这种会议既有聚会行为又兼有沟通信息、商讨问题、表明意愿的作用。

三、会议的申报与审批

会议无论大小,都有提议和决定召开该会议的过程或者程序。这种程序,视会议性质、内容、规模而不同。对于例行的常规性工作会议,如经理办公会,需要提议和审定的往往不是会议本身的必要性,而是会议应讨论研究的内容即议题。而对于更多的非例行、非常规的会议,如企业的客户联谊会、年终表彰会、产品鉴定会、订货会,则这一程序应包括对会议的必要性、会议的内容形式、规模、出席范围、经费预算等一系列内容的申报和审批。

1.会议申报与审批的形式

一般而言,会议申报与审批大体有三种形式。

一是口头申报形式。对于小型座谈会、简短的碰头会、一般问题的现场会、报告会等,由职能部门负责人口头向主管领导人提出召开会议的要求,由主管领导视情况当即答复或讨论研究后答复。

二是书面申报形式。由申办会议的部门将需召开的会议的目的、议题、规模、形式、时间、场地、出席范围、所需经费等项写成综合性文字材料,上报机关领导,经研究协调后,由领导审定批复,或责成秘书部门按领导研究意见予以回复。

三是会议申报形式。在办公会、联席会或其他工作会议中提出要召开某一个会议的要求及会议的大体方案,在会议上由领导研究,决定是否批准该要求和方案。对于一些较复杂的大型会议,即使办公会议上领导人原则同意后,仍需要责成秘书部门会同有关职能部门综合协调,反复研究后,修改、制订出详细的会议预案,再次交办公会审定或报主要领导人审批。

为避免会议的重复,“会出多门”,或者“会海”现象,以及议而不决,甚至劳民伤财,有必要加强会议的申报与审批工作。

2.会议审批的原则

尽管各种会议的申报与审批形式不同,但精简从严的审批原则却大体一致。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。对于可开可不开的会议,要向职能部门说明情况,协商变通解决。如仍不能取得一致意见,应上报领导裁定。对必须召开的会议,也应本着严格控制的精神,在规模、规格、时间、经费方面从严把握,在与申办会议的职能部门会商一致后,报领导批准。在企业中虽不至于形成某些机关单位“会海成灾”的现象,但这种精简从严的会议审批原则,对提高管理效率、避免资源浪费,仍是十分必要的。

会议审批还应遵循“一支笔”的原则。与前所说不同的是,精简从严的原则是针对会议本身而言,会议审批“一支笔”的原则是针对会议审批管理而言。在一些党政机关、大型企业中,众多的部门,复杂的事务,使得拟议需要召开的会议甚多。为加强管理,避免“会出多门”、“会海成灾”,必须由机关的一个部门负责会议审批把关,以更好地执行会议审批精简从严的原则。在党委、政府机关里一般由秘书长把关,在企业也大都授权由办公室主任或行政事务部负责人审批把关。

要开好会议,使会议有效率,达到预期目的,就必须认真组织好会议。有人认为开会很简单,通知一下,几个人就可以在一起开会了。而事实上,没有认真做好组织工作的会议,是很难开成功的,不是不欢而散,就是开成了马拉松式,解决不了问题。所以有人说,开会容易,开好会难,是有道理的。精心组织的会议,会议的主持者只是幕前指挥者,而大量的工作是由后台工作人员——会议筹备者去完成的。

开好会议,需要会议各方面的“角色”(即会议的主持者、参加者、组织者和服务者)共同努力,才能达到预期目的。在通常情况下,会议的组织者、服务者,即会务工作人员的工作情况是影响会议质量和效果的重要因素。

四、指导会务工作的原则

1.准备充分

会议不论大小,都应充分准备,围绕会议的目的展开调查研究,搜集必要的背景资料和统计数据,了解群众的看法和意见等等。重要会议还要事先准备好会议文件,如动员会中的领导人报告、经验交流会中的发言材料等。决策性会议应将讨论方案预先印出,会前送有关与会者审阅。这样,开会讨论时与会者才不会感到突如其来,发表意见毫无准备,避免出现职能部门用一两个月制订的方案,却可能要求与会者在一二十分钟里表明取舍态度的现象。

2.组织严密

会议有些什么具体内容、会议如何开、讨论议题可能出现什么情况,会前都要逐项研究,安排到周密制定的预案之中,使会议过程中的各项工作有条不紊。规模较大的会议,组织工作更为重要。

3.服务周到

对会议服务工作的各个细小环节都要考虑周到,以免因小失大,造成忙乱现象。某地有一次召开咨询会,请各方面专家谈本地区发展规划。各方准备一应俱全,但临到开会时,专家准备演示事先准备好的文稿,却出现了找不到投影仪遥控器的尴尬局面。一时,台上台下,手忙脚乱,影响了会议进行。秘书工作人员应从类似“小事”中吸取教训,对琐碎的会务工作尽可能地考虑周全,服务周到。

4.确保安全

大型或特大型会议由于人数众多,要特别注意安全;有少年儿童和重要来宾参加的会更要确保安全。会议组织者应将安全问题作为一个特别重要的方面予以考虑。1994年,新疆某市一次教育系统汇报演出中,当会场出现火警时,由于疏散通道被堵,竟使300余人葬身火海,其中大多数为参加汇报演出的儿童。这一惨痛教训应使每一个会议组织者,特别是大型会议活动组织者引以为戒。

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