如何实现电子采购

七、如何实现电子采购

企业采购过程中，都想达到又快又省钱的目的，但选择怎样的采购方式才能实现呢？在传统的采购方式下，很多企业要花几周或几个月时间才能完成一次采购，快的也要两周多，同时还会增加很多附加成本。在这种现状下，一种又快又省时的采购方式——电子采购孕育而生了。

电子采购是20世纪90年代初出现的一种采购方式，它便捷高效，是电子商务领域的重要组成部分之一。中国物流与采购联合会通过最新调查发现：采购方采用电子采购后，能降低直接采购成本10%~15%，采购周期缩短30%~50%。可见，电子采购是一种又快又省钱的采购方式。

但由于有些企业对电子采购并没有全面的了解，如今它并没有全面广泛应用到企业成本采购当中。电子采购具体是什么样的采购方式呢？

下面我们通过对一家汽车制造商采用电子采购前后的采购成本的对比，来了解电子采购。

某家汽车制造商在没有采用电子采购之前，往往花几个月才能采购到合适的汽车零件，最让这家企业头疼的是，采购过程所花费的开销有时比零件本身的购买费用还高。采用传统业务流程时，这家制造商必须先调查清楚自己需要的库存是多少，然后去寻找哪些供应商有自己需要的零件，然后采购代表向每一位可能会有这种零件的供应商打电话，一般要打20~30个，确认之后，向目标供应商发传真询问价格，并进一步等待供应商发回的报价单。

在采用电子采购后，这家企业采购过程发生了很大的变化。公司利用外网可以将采购单直接发送到供应商的库存管理系统，同时与供应商在网上进行交流沟通。这很好地改善了企业和供应商的谈判条件，更重要的是大大降低了采购成本。应用电子采购后，为企业营造出了准时制的生产环境，这样企业就不会像以前那样被动生产，而是按照市场需求，积极主动地安排生产。

由此可见，电子采购是一种不见面的网上交易，它又快又省钱，是一种“阳光”采购。现在不少企业都将询价单发布到网上，来吸引有实力的供应商，最后自己根据竞价来选择最合适的供应商，争取让企业采购的成本实现“物美价廉”。

采用电子采购后，采购方可通过互联网寻找能为自己提供所需物资的供应商，并在此平台上对库存情况和市场行情随时进行了解，编制合理的采购计划，在线采购企业所需物资，同时对采购物品和采购订单进行库存、台账及用途管理，达到采购自动统计分析的目的。

下面我们看惠普公司是如何利用电子采购的。

美国惠普公司一直是商务史上的革新者。将子公司“分而治之”就是其创新精神的表现之一。具体做法是：成立的许多子公司都是完全独立的，它们可以做任何自己想做的事，唯一要求就是销售的产品是总公司指导设计的，并且能赚钱。在这种经营模式下，惠普公司迅速发展，几十年来总是独领风骚，将同行远远甩在后面。

但近几年，惠普发展逐渐缓慢，这究竟是什么原因？难道是在向人们暗示，惠普公司已到了“廉颇老矣”的境地？

经过调查得知，原来是“分而治之”经营战略导致的。

将各个分公司“分而治之”的管理理念，造成了大量采购成本的浪费。公司集团购买行为由于缺乏统一控制与规划，过于分散和随便。公司采购部主任说：“许多员工为图方便，独自去附近的办公用品商店或电脑零售商那里买东西后回来报销，并没有去与我们签订供应协议的供应商处去采购，这导致花费了好多冤枉钱。”据调查，惠普截至1999年底花在办公设备、文具用品及其他各项服务方面的费用总额竟高达20亿美元！

在这种形势下，惠普随即着手探讨如何建立基于网络的采购系统。为了铲除员工“阔少爷买东西”的陋习，选择一个统一可靠的供应商十分重要。于是惠普在系统里对十万多个供应商进行筛选，最终选出了几家最可靠高效的在网上交易的大型供应商。

1999年9月，惠普的Ariba电子采购系统启用。经过四个月测试，惠普发现：采用Ariba电子采购系统后每年会减少企业维护、修理等方面的费用6000万~1亿美元。实际上，采用电子采购系统的效果比惠普测试的还要好。

如今，惠普的每位员工都会去Alliente的网站订购自己办公需要的东西，而不像以前那样就近随便采购。网站上都有其交易的详细记录，这为以后采购系统的维修与保养提供了很大方便。

现在，惠普公司能同时和100个供应商进行快捷的交易与即时沟通联系，用不到两天的时间就能完成以前两个星期才能完成的采购过程。现在利用网络进行调货、开票和信用卡的处理占工作时间的30%，而以前却要占到70%。

或许某一天，惠普公司的员工甚至都不用考虑何时购买纸或墨盒，因为电子采购系统会根据打字机的需要换墨或加纸的时间，及时提醒他们。

从惠普采用电子采购的例子可以看出，摒弃了传统人工采购模式的电子采购有着很明显的优势。

（1）采购成本大大降低——每年维护、修理方面的费用会节省6000万~1亿美元。

（2）缩短采购周期，显著提高采购效率——以前需要两周才能完成的采购过程现在只需要不到两天的时间。

（3）优化了采购流程——电子采购操作简单，快捷高效，同时交易后有详细记录，优化了采购管理。

（4）实现信息共享——在电子采购系统中有众多的供应商信息，每位员工都能看到，并能与企业建立合作关系的100家供应商进行在线采购和交流。

（5）使企业和供应商实现互利双赢——供应商通过电子采购的网络平台能及时快速的获知采购方的最新需求，为企业节省成本的同时也使自己获得利润。

（6）减少库存——由于采用电子采购，供应商和惠普公司的交流具有即时性，因此没有必要提前采购大量产品，这有利于企业实现“零库存”，降低了库存成本。

思考题：

1.为什么将电子采购称为“阳光采购”？

2.电子采购的优势有哪些？